Податкові міфи в ІТ: про перевірки ДПС, ведення обліку ФОП і ТОВ, нарахування штрафів

В спільноті ІТ, як і в будь-якій іншій, з’являються та ширяться свої міфи про податкову, перевірки, ставлення ДПС до ФОП, ТОВ. Більшість з них не мають нічого спільного з реальним станом справ, але «живуть» і спричиняють чимало непорозумінь, конфліктів, розчарувань, проблем. Інші мають під собою певне підґрунтя, проте все одно потребують детального розгляду та чітких роз’яснень.

Тому в цій статті ми зібрали найбільш розповсюджені податкові міфи в ІТ, що стосуються податкових перевірок, особливостей ведення обліку ФОП і ТОВ (іноземного доходу в тому числі), можливостей ДПС щодо виявлення закордонних надходжень та інших актуальних питань. Розглянемо детально кожне помилкове твердження, розкладемо все «по полицях».

Зі статті ви отримаєте достовірну інформацію та правильні уявлення – і більше не будете вірити в податкові міфи. Але найголовніше – зможете правильно організувати діяльність свого ФОП чи ІТ-компанії у відповідності до чинного законодавства, захистити бізнес від порушень і проблем з контролюючим органом.

Міф №1: якщо ФОП – то менше відповідальності та перевірок податкової

Часто початківці вважають, що реєстрація ФОП – це більш безпечний вибір для бізнесу з точки зору відповідальності та уваги податкової. Мовляв, ДПС перевіряють лише великі ІТ-компанії, а один айтівець, який тихо програмує вдома, інспекторів не цікавить. Це 100% міф, який нічим не підтверджується.

Податкова однаково ставиться до всіх платників податків, під час перевірок звертаючи увагу на дотримання ними всіх встановлених ПКУ та іншими законами норм. Так, справді, у ФОП, що працює самостійно і не має найманих працівників, як мінімум не буде кадрової документації та військового обліку.

А якщо вибрати спрощену систему оподаткування, то і вимог до ведення обліку, звітності значно менше, ніж у ТОВ. Проте в разі найму працівників і ФОП повинен вести кадровий облік. А якщо є кілька РРО/ПРРО, ПДВ, акциз, то і у фізичної особи-підприємця документації буде чимало.

Обсяги документації, вимог ДПС в більшій мірі залежать від специфіки бізнесу, а не форми власності. А щодо податкових перевірок – то планові здійснюються за графіком, в який включено як ФОП, так і ТОВ. Позапланові проводять відповідно до наявності підстав – і тут також немає значення, працюєте ви як підприємець самостійно чи відкрили компанію.

Отже, відкриття ФОП «імунітету» до проведення податкових перевірок не дає. Ведення бухгалтерії ФОП потрібно здійснювати правильно та своєчасно. Якщо складно все робити самостійно чи не хочеться розбиратися в нюансах – ви можете передати облік на аутсорс нашим спеціалістам. І точно знати, що бізнесу не загрожують штрафи за втрачений рахунок чи неподану декларацію.

Чеклист для ведення бухгалтерії ФОП-ІТ – щоб не боятись податкових перевірок

• Ведіть облік доходів (не покладайтеся лише на банківську виписку) – фіксуйте кожен дохід у таблиці чи обліковій системі: дата, сума, контрагент, призначення платежу.
• Особливу увагу звертайте на іноземні надходження, які потрібно вивести в український банк, конвертувати в гривню за курсом НБУ на дату отримання доходу.
• Перевіряйте КВЕДи – чи відповідають зареєстровані фактичній діяльності. Наприклад, розробка софту не підходить під «консультаційні послуги», а невідповідність – це вже порушення.
• Оформлюйте договори з клієнтами, створюйте для платежів акт наданих послуг та рахунок. Це дасть змогу підтвердити легальність доходів.
• Зберігайте первинні документи правильно – копії договорів, актів, інвойсів, листування з клієнтами тощо в електронному вигляді та офлайн, систематизовано, мінімум 3-5 років.
• Контролюйте ліміти – для ФОПа 1-3 груп перевищення ліміту доходів призведе до переходу на іншу групу/систему, ризику штрафів. Моніторинг має бути щомісячний, а не в кінці року.
• Складіть календар подання звітності та формуйте декларації за 10-15 днів до закінчення граничного терміну, щоб мати час на виправлення помилок.
• Платіть податки вчасно – не залишайте оплату на останній день. Збій у банку – і ви вже протермінували строк, а це порушення. Краще робити це за кілька днів до дедлайну.
• ЄСВ навіть без доходу – якщо ФОП не має пільг (наприклад, був мобілізований чи є особою з інвалідністю), мінімальний ЄСВ потрібно платити завжди. Це обов’язковий внесок, незалежно від виручки.
• Робіть звірки регулярно – наприклад, раз на квартал перевіряйте всі платежі, документи і суми, наче завтра перевірка. Це допомагає виявити та усунути помилки.
• Використовуйте електронний кабінет на сайті ДПС – а НЕ сторонні сервіси, які не дають ніяких гарантій під час подання звітності, сплати податків.
• Консультуйтесь з бухгалтером раз на півроку-рік – навіть якщо все здається ідеальним, звертайтесь до фахівців як мінімум за аналізом правил ведення бухгалтерії та розглядом актуальних нововведень у законодавстві.

Міф №2: під час дії воєнного стану ДПС перевірки не проводить

Не всі підприємці пильно слідкують за роботою ДПС та новинами від законотворців. Особливо якщо це айтівці, які працюють на міжнародних ринках онлайн, спілкуються з колегами з різних країн і не «в курсі» актуальних змін в ПКУ, інших нормативно-правових актах.

Деякі й досі вважають, що діє мораторій на перевірки ДПС, введений на початку повномасштабного вторгнення. Інші ж, почувши щось про останні новини щодо указу Президента, зробили висновок, що всі податкові перевірки бізнесу знов поставлені на паузу.

І частково це так, адже наразі Указом Президента №538/2025 від 21 липня 2025 року було прийнято рішення щодо зменшення тиску на бізнес і введення мораторію на перевірки бізнесу з незначним ступенем ризику. Але ми б рекомендували не розслаблятися і пам’ятати про те, що:

1. Мораторій введено не для всіх ФОП і ТОВ (хоча, саме сфери ІТ виключення не стосуються).
2. Заборона на перевірки може бути відмінена в будь-який момент.
3. Стосується лише планових перевірок за графіком – а позапланові можуть проводитися за наявності підстав (порушень).
4. Перевірити бухгалтерію вашого бізнесу податкова зможе пізніше – за останні 3+ (вже майже 5 через зупинку термінів давності) років.

Мораторій – міра тимчасова. А тому вважати, що він позбавляє вас обов’язків правильно вести облік, створювати та зберігати документи, вчасно подавати звіти й сплачувати податки – помилка, яка коштуватиме чималих сум штрафів, боргів, накладення санкцій.

Міф №3: немає скарг клієнтів на ФОП чи ТОВ – немає і перевірок податкової

Це теж досить розповсюджений стереотип. І він може бути частково правдивим лише під час введення мораторію на перевірки податкової. Дійсно, для позапланової перевірки потрібні підстави. Однією з підстав можуть бути скарги. Але існують й інші способи отримання податковою інформації про порушення, тому ми б не стверджували так однозначно.

Що ж стосується стандартних правил (коли немає ніяких заборон на перевірки), то податкова керується не тільки і не стільки скаргами під час видачі направлень на перевірки ФОП, ТОВ.

Які податкові перевірки може ініціювати податкова:

1. Фактична – проводиться на місці ведення діяльності. Для більшості ІТ-спеціалістів, які працюють з дому самостійно, не актуальна. А от в компаніях можуть перевіряти офіційне оформлення працівників, правильність ведення трудових відносин та ін.
2. Камеральна – проводиться в приміщенні ДПС та не потребує особистої присутності підприємця. Наказ, згода, присутність ФОП не потрібні. Перевіряються дані в деклараціях, суми сплачених податків, в разі знаходження порушень – підприємцю направляють ППР.
3. Документальна – планова (за графіком, під час мораторію не проводиться), позапланова (за наявності підстав, може проводитися і зараз), виїзна, невиїзна.

Причини, через які найчастіше ДПС перевіряє ІТ-компанії, ФОП-айтівців:

• Перевищення ліміту доходів у ФОП-«спрощенців».
• Протермінування строку подачі податкової звітності – ФОП за себе, роботодавців за найманих працівників.
• Несвоєчасна сплата податків, переказ не в повному обсязі сум ЄСВ, ПДФО, ЄП, податку на прибуток, ВЗ, ПДВ та ін.
• Скарги клієнтів, партнерів, інформація від банків про підозрілі операції тощо.
• Співпраця з «ризикованими» контрагентами.
• Інформація від податкових органів інших країн (автоматичний обмін CRS) – якщо ІТ-ФОП, ТОВ має рахунок за кордоном і не показує його в декларації.

І тут ми переходимо до наступного міфу. А щодо перевірок зазначимо, що підстави можуть бути різними в залежності від специфіки бізнесу і єдиний спосіб уникнути проблем – правильно вести бухгалтерію.

Міф №4: платежі з-за кордону через онлайн-системи Payoneer, Wise та ін. податкова «не бачить»

Нам здається, вже всі чули про те, що податкова легко дізнається про іноземні платежі. Так, ми писали раніше про розсилання «листів щастя» від ДПС тим, хто отримав дохід від іноземного сервісу OnlyFans, неодноразово наголошували на необхідності показувати та декларувати весь дохід. Проте все одно деякі айтівці продовжують вірити в міфи.

Найгірший варіант – коли є зареєстрований ФОП, але дохід в валюті отримують на особисту картку через міжнародні платіжні сервіси. І він вважається іноземним доходом фізичної особи. Податкова потім на такі кошти нараховує 18% ПДФО та 5% військового збору. Як же бути?

Правильно «заводити» кошти на підприємницький рахунок, вносити в облік, сплачувати податки відповідно до своєї системи, групи. Про алгоритм виводу грошей з міжнародних онлайн-платформ ми писали в одній з попередніх статей, ви можете детально про все почитати за посиланням.

Міф №5: якщо гроші залишаються на закордонному рахунку – податки платити не треба

Згідно чинного законодавства, якщо ви отримуєте дохід і є резидентом України, то маєте сплачувати з нього податки. Фізичні особи, ФОП, ТОВ сплачують податки не лише від джерел з України, але й іноземних. Тому якщо ви отримали кошти від іноземного контрагента на рахунок в одному з закордонних банків – все одно маєте сплатити певний відсоток в бюджет.

І тут теж кращим варіантом буде правильне оформлення такого доходу – внесення в облік, звітність і сплата податків за умовами вашої системи (5% єдиного податку та 1% військового збору, наприклад, для ФОП 3 групи замість 18% ПДФО і 5% ВЗ, встановлених для фізичних осіб).

Як податкова дізнається про іноземний дохід, якщо ви не вивели кошти в український банк? Дуже просто – завдяки автоматичному обміну інформацією за стандартом Common Reporting Standard (CRS), що дозволяє Україні отримувати дані про фінансові рахунки громадян за кордоном, а також передавати відомості про нерезидентів в податкові органи інших країн.

Міф №6: платежі в криптовалюті дозволяють приховати дохід від ДПС

Розрахунки криптовалютою – взагалі ризикована справа. Наразі в Україні статус віртуальних активів не визначений. І навіть за умови внесення доходу з крипти в облік, сплати податків можуть виникнути проблеми через відсутність первинних документів і визначеної позиції ДПС стосовно таких розрахунків.

Важливо, що ФОП і ТОВ на «спрощеній» системі взагалі не можуть приймати оплату криптовалютою – їм ПКУ дозволяє отримувати дохід виключно в грошовій формі (готівка, безготівковий спосіб), а віртуальний актив – це не гроші. І можна втратити можливість перебувати на спрощеній системі оподаткування.

Що стосується приховування доходу в криптовалюті, то тут теж є чимало ризиків. Ви ж не зможете тримати кошти в крипті вічно – і рано чи пізно виведете їх на рахунок в українському, іноземному банку. А потім матимете проблеми з донарахуванням сум податків, штрафами та боргами.

Міф №7: РРО/ПРРО для ФОП і ТОВ в сфері ІТ не потрібні

Багато айтівців вважають, що касовий апарат потрібен виключно в магазинах і тим, хто здійснює розрахунки готівкою. Але в 2025 році використовувати РРО/ПРРО повинні практично всі підприємці, які приймають оплату – за послуги в тому числі.

Є деякі виключення – для ФОП в сфері ІТ актуальною є норма щодо дозволу не використовувати РРО, якщо не проводяться розрахункові операції. Що це значить? Не проводити платіж через реєстратор можна за виконання наступних умов:

1. Якщо всі кошти за надання послуг чи продаж товарів зараховуються за реквізитами IBAN.
2. Коли продаються «віртуальні» послуги з онлайн-оплатою через сервіси переказу коштів або системи дистанційного обслуговування, немає контакту з покупцем.

У всіх інших випадках, скоріш за все, потрібно встановлювати РРО чи ПРРО. Тут краще радитися з фахівцем – якщо вам потрібна консультація бухгалтера, залишайте заявку чи дзвоніть нам за номером телефону, який бачите на сайті!

Міф №8: компанію відкрив за кордоном – отже, в Україні нічого платити не треба

І це теж міф. Якщо ви є резидентом України та здійснюєте управління чи є власником (співвласником) іноземної компанії – маєте обов’язок сповістити про це податкову. Треба подати повідомлення про КІК (контрольовану іноземну компанію) в 60-денний термін після того, як отримали у власність чи управління таку компанію, та регулярно подавати звіти про КІК.

В разі продажу такої компанії також треба подавати повідомлення в податкову. Це порівняно новий вид обов’язків, який є актуальним для ІТ-сфери – власників іноземних компаній. Там дуже великі штрафи за невиконання вимог (десятки тисяч гривень), які наразі тимчасово скасували.

Але як тільки їх повернуть – за неподання повідомлення чи звіту можна отримати штраф у 908 400 або 302 800 грн. (станом на 2025 рік). І суми зростатимуть відповідно до збільшення кількості днів протермінування.

Зверніть увагу! Не кожен власник іноземної компанії повинен подавати повідомлення та звітувати, ПКУ визначає низку умов для визначення такого обов’язку. Щоб отримати детальну інформацію про подання повідомлення та звіту про КІК – звертайтесь по консультацію до наших юристів і бухгалтерів!

Міф №9: Дія.City – це ризик для ТОВ-ІТ більш суворого контролю та частих перевірок ДПС

Одним з розповсюджених міфів про Дія Сіті є віра айтівців в те, що після реєстрації в проєкті держава починає більш суворо контролювати резидентів. Насправді все не так. Режим був створений державою, передбачає дотримання низки вимог. Обов’язок слідкувати за виконанням норм закону покладено на Мінцифру.

Тому всі резиденти повинні регулярно подавати в Мінцифри звіт про відповідність з аудиторським висновком. Це потрібно для того, щоб підтвердити дотримання вимог, завдяки яким учасники можуть бути резидентами і користуватись пільговими умовами.

Всі інші аспекти діяльності ІТ-компанії контролюються за загальними умовами й правилами, встановленими для ТОВ, незалежно від сфери роботи. Ніякого особливого контролю з боку податкової чи Держпраці, інших органів немає.

Міф №10: рішення податкової та нараховані штрафи завжди правильні

Розглянемо ще один міф, який часто дорого коштує підприємцям. Це віра в те, що якщо податкова знайшла порушення та/чи нарахувала борги – це на 100% правильно і змінити вже нічого не можна. Насправді ситуації бувають різні. І податківці також можуть помилятися – через нестачу даних, технічні збої, незнання певних аспектів чи вимог.

Тому якщо ви отримали ППР і вважаєте, що порушення не було, а штраф нарахований помилково – збирайте докази і захищайте свої права та інтереси. Якщо ви переконані у своїй правоті – варто реагувати. Багато підприємців просто сплачують штрафи «для спокою», але це створює ризик повторних претензій.

План дій може бути наступним:

• Проаналізувати ППР – суть порушення, норми й вимоги, які (як вважає податкова) не були дотримані.
• Зібрати докази – знайти потрібні квитанції, підготувати договори, акти, платіжки. Чим більше документів – тим простіше довести позицію.
• Подати адміністративне заперечення – закон дає можливість оскаржити податкове повідомлення-рішення протягом 10 робочих днів. Це робиться письмово, з аргументами та додатками.
• Судовий захист – якщо відмовили в адміністративному оскарженні ППР чи вийшов термін, ФОП, підприємство має право звернутися до суду.

Щоб все зробити правильно й довести свою правоту, потрібно мати знання, досвід. Розібратися в нормах ПКУ буває складно підприємцю, який не мав раніше справи з оскарженням та спорами. Тому ми рекомендуємо відразу звертатися до юриста. Фахівці допоможуть правильно оформити документи, не допустити помилок у самій процедурі захисту.

Наша команда має значний досвід в підтримці підприємців під час взаємодії з контролюючими органами, оскарженні ППР. Можемо подати скаргу в адміністративному порядку, захистити ваші інтереси в суді. Звертайтесь!