TOП-5 помилок в бухобліку та звітності, через які IT-ФОП отримують штрафи у 2025 році

Ведення бухгалтерії ФОП – завдання непросте. ПКУ встановлює низку чітких правил і вимог до оформлення первинних документів, супроводу платежів, подання звітності, сплати податків тощо. Кожен крок в бухгалтерії суворо регламентований і будь-яке порушення норм веде до накладення штрафів, нарахування боргів, інших неприємних наслідків.

Податкова не приймає виправдань на кшталт «я не знав» чи «не помітив». Після реєстрації підприємець отримує низку зобов’язань перед ДПС і контролюючий орган пильно слідкує за тим, щоб ФОП виконував їх в повному обсязі. А за будь-які помилки в бухобліку, звітності – штрафує.

Підприємець повинен знати всі актуальні вимоги ПКУ, встановлені для його системи/групи оподаткування. Термінів подання звітності, сплати податків дотримуватись день-в-день, показники вносити – з точністю до копійки. Документи оформлювати зі всіма необхідними реквізитами, а потім систематизувати та зберігати впродовж мінімум 3 років.

Правил ведення бухгалтерії ФОП встановлено чимало – як для платників загальної системи, так і для «спрощенців». Але наразі ми не розглядатимемо їх детально, а розкажемо про розповсюджені помилки в бухобліку, за які підприємці-айтівці найчастіше отримують штрафи від ДПС.  

В статті ви знайдете не просто перелік типових помилок в податковій звітності, обліку, розрахунку податків та ін., але й низку порад щодо їх уникнення. Акцент зробимо на певних особливостях спрощеної системи (2-3 груп, які зазвичай вибирають ФОП-ІТ). Приділимо увагу й розповсюдженим помилкам в бухобліку, за які штрафують «загальносистемників».

Помилка №1: Невірне вказання сум доходів в декларації, що веде до заниження податкових зобов’язань

Часто відразу після реєстрації ФОП не приділяють достатньо уваги веденню обліку. Не фіксують всі платежі в книзі обліку доходів, не систематизують первинні документи (акти виконаних робіт, рахунки) тощо. І коли приходить час подавати звіт в податкову, дані туди вносять не в повному обсязі. Один «загублений» платіж, неврахована сума – і показники в звіті вже невірні.

За подання декларації з неправильними сумами ФОП може отримати штраф – в разі, якщо помилка в звітності призвела до заниження суми податків. Тобто, якщо підприємець невірно вказав розмір доходу і через це сумарний розмір податку вийшов меншим, ніж мав би, в результаті чого держава недоотримала кошти.

Приклад клієнта, який невірно вказав суму доходу в звіті

ФОП 3 групи, що надає послуги програмування, за І квартал фактично отримав дохід на суму 205 000 грн. Книгу обліку не веде, платежі не систематизовані. Коли прийшов час подавати квартальну декларацію ФОП 3 групи, вказав суму доходу на 185 000 грн. («загубив» один платіж випадково, коли передивлявся банківську виписку в додатку).

• Фактично сплатити в бюджет ФОП мав би: 205 000 х 5% = 10 250 грн. єдиного податку, 205 000 х 1% = 2 050 грн. військового збору.
• А сплатив: 185 000 х 5% = 9 250 грн. ЄП, 185 000 х 1% = 1 850 грн. ВЗ.
• Через помилку в звітності бюджет недоотримав від ФОП: 1 000 грн. єдиного податку і 200 грн. військового збору. 

І це порушення, за яке нараховується штраф в сумі 10% чи 25% від суми донарахування (за неумисне та умисне порушення відповідно), 50% від суми донарахування в разі фіксації повторного умисного порушення впродовж 3 років.

Як уникнути помилок в сумах доходу під час формування податкової звітності

1. Систематично фіксувати всі надходження – відразу після зарахування коштів на рахунок або отримання готівки.
2. Вести облік доходів у книзі (паперовій або електронній) – записи робити в день отримання доходу, не «заднім числом».
3. Зберігати та впорядковувати первинні документи – акти виконаних робіт, інвойси, виписки з банку, квитанції. Можна для зручності створити електронний архів (скан/фото) з датами та сумами.
4. Регулярно звіряти дані – співставляти виписки банку з книгою обліку та поданою звітністю.

Якщо все робити вчасно та тримати документи в порядку, помилок в бухобліку вдасться уникнути. І звітність потім в ДПС подавати буде простіше, коли всі показники внесені, підсумовані за місяцями/кварталами, підтверджені.

Якщо виявили помилку в звітності – що робити?

Потрібно подавати уточнюючу декларацію чи внести вірні суми в наступному звіті. Якщо ви ФОП 3 групи, можете в наступній квартальній декларації вказати вже правильні показники – і суми податків будуть розраховані вірно. А от ФОП 1-2 групи, на загальній системі, які подають звітність раз на рік, краще не чекати і подавати уточнюючу декларацію.

Якщо підприємець виправить помилки в звітності, штраф становитиме 3-5% від суми донарахування. А під час дії воєнного стану за умови самостійного виправлення помилки в декларації (а не фіксації порушення ДПС під час перевірки) штрафи взагалі не нараховуються.

Помилка №2: Помилки в бухгалтерії, пов’язані з обліком іноземних доходів

Більшість ФОП, що працюють в ІТ – це спеціалісти, які надають послуги замовникам не лише з України, але й усього світу. Реєструються на міжнародних біржах, шукають клієнтів в країнах Європи, США та ін. Надавати послуги іноземним замовникам можуть лише платники загальної системи оподаткування та «спрощенці» 3 групи. На 2 групі така співпраця заборонена.

І основною проблемою для айтівців стає правильний облік іноземного доходу. Українське законодавство дозволяє ФОП отримувати кошти на іноземні рахунки, користуватися іноземними платформами, платіжними сервісами, але за певних умов:

• Отримані на іноземні рахунки чи акаунти в онлайн-сервісах гроші треба перерахувати в український банк.
• В облік та звітність такий дохід вноситься в гривні, з конвертацією за курсом НБУ на дату отримання доходу.
• Для ФОП 3 групи враховується весь дохід – комісії не віднімаються.

Приклади з практики

• ФОП отримав через систему Payoneer платіж на 300 доларів США.
• Система взяла комісію 3% – 9 доларів США.
• Підприємець отримав на свою картку 291 долар з конвертацією в гривню.

В книзі обліку вказав отриману суму, потім її ж вніс в квартальну декларацію – і податкова визнала це помилкою, що веде до заниження суми зобов’язання. Адже в первинних документах (інвойсі) вказана сума в 300 доларів. Її і треба було вказувати в обліку та звітності.

Також часто бачимо помилки в бухобліку, податковій звітності, пов’язані з невірним вибором курсу валют. В законодавстві чітко вказано, що конвертувати іноземний дохід треба за курсом, встановленим НБУ на дату отримання доходу, а НЕ виведення його на рахунок українського банку.

Почитати більше про оформлення іноземного доходу з міжнародних платіжних систем ви можете в нашій статті за посиланням. А якщо вам потрібна консультація бухгалтера – звертайтесь до фахівців Monefy за номером телефону, що вказаний на сайті, чи залишайте заявку!

Помилка №3: Недотримання термінів подання звітності, сплати податків

Найпоширеніша помилка серед підприємців – несвоєчасне подання податкових декларацій і запізнення зі сплатою податків. Багато ФОП з тих, що ведуть бухгалтерію самостійно, регулярно просто забувають звітувати, перераховувати кошти.

Так, якщо платники 1-2 груп спрощеного режиму податки сплачують регулярно кожен місяць, а подавати декларацію повинні всього раз на рік (і про звітну кампанію на початку року «трублять» усюди), то ФОП на 3 групі часто пропускають терміни.

Час летить швидко і тільки, здавалось, була подана звітність ФОП та здійснені розрахунки за І квартал, як настає час формувати декларацію за ІІ, ІІІ квартали, річний період. І підприємці пропускають дати, а згадують в кращому випадку в останній день (коли сайт ДПС може «висіти»), але часто – після завершення граничного терміну.

Штраф за неподання чи протермінування строку формування звіту для ДПС становить 340 грн. (за перший факт такого порушення). І сума зростає до 1020 грн., якщо ФОП пропустив термін подання декларації вдруге за той же рік. За несплату податків нараховують:

1. За протермінування до 30 днів – 10% від суми погашеного боргу.
2. За протермінування понад 30 днів – 20% від суми погашеного боргу.

Хоч штрафи і не дуже високі, проте приємного мало. Тому ми рекомендуємо чітко дотримуватися встановлених термінів і вимог. Як уникнути проблем:

• Налаштувати онлайн-календар з нагадуваннями – Google Calendar, додаток банку, інший сервіс.
• Роздрукувати календар звітності та сплати ЄП, ВЗ, ЄСВ – для ФОП 3 групи знайти можете за посиланням в нашій статті.
• Вести просту таблицю з колонками «Податок», «Сума», «Строк сплати», «Статус».
• Використовувати бухгалтерське ПЗ або сервіс для автоматичної генерації декларацій.
• Передати бухгалтерію на аутсорс і ні про ще не турбуватися – спеціалісти виконають всі зобов’язання правильно та своєчасно.

Помилка №4: Порушення вимог, встановлених для платників спрощеної системи

ФОП в ІТ зазвичай вибирають 2-3 групи спрощеної системи оподаткування, які дозволяють платити менші суми податків, вести мінімум звітності. Проте встановлюють певні обмеження, в разі порушення яких податкова може позбавити підприємця статусу «спрощенця» та перевести на загальну систему, іноді навіть «заднім числом».

І ми часто бачимо помилки в бухобліку, пов’язані з невиконанням вимог до вибраної групи. Найчастіше зустрічаємо ситуації, коли ФОП 2 та 3 групи:

1. Перевищує річний ліміт доходу – підприємці не відстежують надходження, перевищують межу й потім добровільно повинні перейти на інший режим оподаткування (з 2 групи на 3, з 3 на загальну систему).
2. Робота з забороненими категоріями контрагентів (для 2 групи) – укладання договорів з юрособами, які не є платниками єдиного податку, надання послуг іноземним замовникам. Все це заборонено для 2 групи і якщо ДПС виявить під час перевірки в обліку таких контрагентів – зафіксує порушення.
3. Ведення видів діяльності, які не дозволені для групи – обмеження для 3 групи встановлені в ст. 291 ПКУ, 2 група додатково до них не може надавати послуги ріелтора, інтернет-провайдера, працювати з ювелірними виробами.
4. Неправильне визначення кількості найманих працівників – перевищення дозволеного максимуму для ФОП 2 групи (10 осіб). 3 група має право наймати будь-яку кількість осіб.
5. Невірний облік валютних надходжень – помилки в бухобліку ФОП 3 групи, пов’язані з конвертацією в гривню (за курсом НБУ НЕ на дату отримання), що призводить до невірної суми доходу. Часто ФОП не виводять такий дохід на кінець кварталу/року і оподатковують за ставкою 5% ЄП і 1% ВЗ, а це невірно. Якщо дохід залишиться на іноземних рахунках – він вважається доходом фізособи і оподатковується за ставками 18% ПДФО та 5% ВЗ.
6. Неоновлення КВЕДів – ведення діяльності, яка не внесена до реєстру, що може призвести до штрафів і втрати права на спрощену систему.

Помилка №5: Невикористання РРО/ПРРО, помилки в обліку, невидача чеків та ін.

Багато штрафів податкова накладає за невикористання РРО/ПРРО підприємцями під час здійснення розрахункових операцій. В 2025 році застосовувати реєстратор повинні всі ФОП, за деякими виключеннями. Дозволено не встановлювати касовий апарат чи програмний реєстратор ФОП 1 групи.

Також не використовувати РРО/ПРРО можуть підприємці, які не проводять розрахункових операцій – якщо абсолютно всі платежі приймають за реквізитами IBAN. Додатково перелік виключень вказаний в ст. 9 ЗУ про РРО. Якщо узагальнити, то для більшості ФОП обов’язок використання РРО/ПРРО та видачі чеку під час оплати за послуги чи товари таки встановлено.

Але айтівці часто ігнорують цю вимогу, помилково вважаючи, що реєстратори потрібні лише під час продажу товарів – офлайн та онлайн-магазинам, кафе, наприклад. Проте застосовувати РРО чи ПРРО та видавати чек клієнту також повинні і надавачі послуг – якщо не входять в перелік виключень.

Найчастіше податкова штрафує ФОП-ІТ за прийом оплати за послуги на картковий рахунок (а не на IBAN), готівкою, в разі продажу цифрових продуктів онлайн з використанням інтернет-еквайрингу, QR-кодів – без реєстратора і чека. 

Тому якщо ви використовуєте такі способи розрахунків, треба встановлювати реєстратор. Не обов’язково касовий апарат. Можна вибрати ПРРО – зручну та просту програму, яка буде фіксувати всі платежі, інтегруватися з іншими онлайн-сервісами для ведення обліку. 

Адже за порушення податкова накладає штрафи:

• 100% – від вартості товарів (послуг або робіт), які були продані без застосування РРО/ПРРО під час фіксації першого порушення.
• 150% – від вартості товарів, послуг, робіт при кожному наступному порушенні.

Ми рекомендуємо підприємцям суворо дотримуватися вимог законодавства під час здійснення розрахункових операцій. Зокрема:

• застосовувати виключно офіційно зареєстровані РРО/ПРРО або розрахункові книжки;
• приймати оплату в повному розмірі за товари та послуги без заниження суми;
• надавати клієнтам підтверджуючі розрахункові документи – у друкованій чи електронній формі.

В роботі з реєстратором дуже багато тонкощів і нюансів. Тому тут бажано залучати фахівців як під час реєстрації РРО/ПРРО, так і до організації обліку. Якщо вам потрібна допомога – звертайтесь до спеціалістів Monefy і ми допоможемо!

Що робити, якщо ФОП отримав штраф від ДПС

Якщо ви вже отримали штраф, то ні в якому разі не ігноруйте вимоги податкової, що призведе до ще більших проблем. Що варто зробити в першу чергу:

• Уважно перевірити документи – переконатися, що штраф винесений на вашу особу, перевірити правильність реквізитів, суми, підстави.
• Проаналізувати підставу накладення штрафу – знайти посилання на норму закону чи статтю ПКУ, впевнитися, що дійсно була порушена відповідна вимога.
• Якщо ви згодні з рішенням податкової – сплатити штраф у встановлений строк, обов’язково зберегти квитанцію про оплату. Вжити заходів, щоб уникнути повторення – виправити помилки, приділити більше уваги обліку чи передати бухгалтерію на аутсорс нашим спеціалістам.
• Якщо ви незгодні з рішенням податкової – підготувати оскарження ППР та подати в ДПС впродовж 10 робочих днів з моменту отримання рішення. Якщо адміністративна скарга не допомогла або рішення несправедливе, можна звернутися до суду.

Проте зробити це все без досвіду і знань практично неможливо. Тому ми рекомендуємо в разі отримання будь-яких листів і санкцій від податкової відразу звертатися по допомогу до наших фахівців. Юристи Monefy проаналізують рішення ДПС, все роз’яснять та знайдуть відповіді на будь-які запитання.

А якщо ваші права справді порушено – спеціаліст допоможе зібрати докази, правильно оформити документи. Ми можемо здійснити оскарження ППР в адміністративному порядку, захистити ваші інтереси в суді.

В разі появи запитань чи складнощів в процесі ведення бухгалтерії ФОП – звертайтесь. Ми допоможемо налагодити ведення обліку, знайдемо помилки, оскаржимо штраф – та вирішимо будь-який інший запит швидко й у чіткій відповідності до норм законодавства!