Співробітники є головним ресурсом будь-якої компанії, оскільки саме вони, їх вкладений час і зусилля дають можливість підприємству розвиватися та рухатися вперед. Саме тому ведення кадрового обліку є невід’ємною частиною бухгалтерського супроводу підприємців, які користуються послугами найманих працівників.
сплата податків та подання звітів щоквартальні звірки з ДПС ведення книги обліку консультації контроль первинної документації
Кадровий облік у ФОП, на підприємстві
Кадровий облік на підприємстві включає в себе систематичний збір, обробку та зберігання інформації про працівників компанії. Це важливий аспект управління персоналом, оскільки дозволяє забезпечити належний контроль за кадровими ресурсами та виконання законодавчих вимог. До ключових аспектів ведення кадрового обліку належать:
Якщо говорити простими словами, то кадровий облік – це вся документація, яка створюється для супроводу трудових відносин з найманими працівниками: від моменту прийому людини в штат ФОП чи ТОВ і до звільнення.
В облік кадрів на підприємстві та у ФОП входить створення документів під час здійснення будь-якої дії – від оформлення лікарняного чи переведення на іншу посаду до відправлення у відрядження і створення графіків відпусток чи посадових інструкцій. Документів дуже багато і всі вони повинні бути створені згідно з чинним законодавством.
Питання кадрового обліку на підприємстві, у ФОП регулюється КЗпП, ПКУ, профільними законами (про оплату праці, відпустки, ЄСВ, організацію трудових відносин під час війни та ін.). А ще є порядки, безліч наказів, постанов з нормами й вимогами.
І постійно створюються нові нормативно-правові акти, які встановлюють правила ведення кадрового обліку ТОВ, ФОП. І всіх їх потрібно дотримуватися, щоб не отримати штрафи, суми яких в сфері трудового законодавства дуже високі.
Облік кадрів з Monefy: що ми пропонуємо?
Кадровий аутсорсинг від Monefy – це можливість повністю передати виконання всіх завдань спеціалістам. Наші фахівці понад 11 років співпрацюють з українськими підприємцями і знають все про кадровий облік ФОП, ТОВ. Ми можемо:
Допомога фахівців убезпечить ваш бізнес від проблем і значних сум штрафів. Так, наприклад, за одного неоформленого працівника можна «зловити» від Держпраці санкцію у розмірі 80 000 грн. Передбачена фінансова відповідальність за помилки у звітності, невірне нарахування зарплати та ін. І коли мова йде про найманих працівників, суми завжди великі.
Кадровий аутсорсинг для ФОП, ТОВ – це можливість передати фахівцю весь комплекс завдань та уникнути фінансових санкцій, суттєво зекономити на оплаті послуг і ні про що не турбуватися. З нами ваш бізнес у безпеці!
Кадровий облік для IT є важливим елементом управління персоналом на підприємстві, оскільки забезпечує належний контроль за кадровими ресурсами, дотриманням законодавчих вимог та оптимальним використанням працівників. Для забезпечення ефективного кадрового обліку рекомендується використовувати сучасні програмні засоби та мати кваліфікованих спеціалістів з управління персоналом.
Якщо хочете передати ведення кадрового обліку на підприємстві чи у ТОВ досвідченим фахівцям – не зволікайте, дзвоніть нам за номером телефону, який бачите на сайті!
Як це працює?
Вчасна і якісна консультація допоможе укникнути подальших труднощів і зекономити кошти.
Старт
Спеціалісти нашої компанії проведуть консультацію, в ході якої визначать потреби конкретного підприємця та/або підприємства, підберуть пакет послуг, що найточніше відповідатиме цим потребам, та зберуть необхідні для укладення договору дані.
Підготовка
Наші бухгалтери запитають у вас про дані, необхідні для ведення кадрового обліку: накази, договори, трудові книжки, зарплатні відомості тощо.
Аналіз*
За необхідності спеціалісти компанії додатково проводять аналіз ведення кадрового обліку на підприємстві, звіряють наявність всіх документів та правильність їх оформлення.
Фініш
Закріплений за вашим підприємством бухгалтер приступить до здійснення кадрового обліку на постійній основі, увесь час дії договору.
Чому ми?
Кваліфіковане ведення кадрового обліку на підприємстві дозволить уникнути проблем як з державними органами, так і зі співробітниками компанії – прозорість і законність всіх процесів гарантує стабільні умови роботи як для кожного співробітника, так і для підприємства в цілому.
Актуальність
Електронний документообіг
Гарантія якості
Економія
Деталі
Кадровий облік є важливою складовою управління персоналом будь-якої компанії, в тому числі в сфері IT. Це процес систематичного збору, реєстрації та аналізу інформації про працівників підприємства, такої як освіта, професійні навички, стаж, та інші характеристики, що можуть бути корисними для прийняття управлінських рішень.
Він також допомагає визначити потреби компанії в робочій силі, розробляти плани набору персоналу та оцінювати ефективність програм навчання, розвитку співробітників. Тобто, з одного боку правильне ведення обліку кадрів на підприємстві дає змогу працювати законно і не мати проблем з контролюючими органами, а з іншого – проводити аналіз і ефективно управляти ресурсами.
Основні аспекти кадрового обліку для IT-ФОП, ТОВ включають:
- Збір та збереження інформації про працівників: реєстрація основних даних про працівників, таких як освіта, досвід роботи, кваліфікація та інші важливі аспекти.
- Аналіз даних: після збору інформації важливо проаналізувати її для виявлення тенденцій у розвитку персоналу, виявлення потреб у навчанні та розвитку, а також для планування кар’єрних шляхів співробітників.
- Створення документації для супроводу будь-яких дій та рішень, що мають місце під час ведення трудових відносин між працівником і роботодавцем.
Правильне ведення кадрового обліку допомагає компаніям приймати обґрунтовані управлінські рішення, планувати розвиток свого персоналу та забезпечувати ефективне використання робочої сили. При цьому важливо пам’ятати, що кожна компанія має свої особливості, тому необхідно адаптувати підходи до кадрового обліку під конкретні потреби й умови підприємства.
Вимоги до ведення кадрового діловодства компанії
Як вище ми вже вказали, кадровий облік ФОП та ТОВ повинен вестися не абияк, а в чіткій відповідності до встановлених законом норм. Всі основні правові аспекти та ключові вимоги до організації трудових відносин вміщено в КЗпП.
В кодексі подано алгоритм дій для будь-якої ситуації організації кадрового діловодства в Україні – від початку відносин (прийому на роботу) до їх завершення (звільнення). Абсолютно кожен роботодавець має дотримуватися пунктів КЗпП і не порушувати прав працівників – кодекс є основою для організації ведення кадрового обліку на підприємстві.
Окремі аспекти відносин регулюються відповідними законами – правила надання відпусток вміщені в ЗУ «Про відпустки», нарахування та проведення оплати роботи в ЗУ «Про оплату праці» та ін. Вимоги до зберігання кадрових документів у ТОВ чи ФОП можна знайти в Наказі № 1000/5. Також різні сфери та окремі питання, що постають в кадровому обліку, визначені у відповідних переліках, порядках.
Важливо зазначити, що наразі облік кадрів на підприємстві, у ТОВ повинен також вестися з дотриманням норм закону № 2136-ІХ Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану, що був прийнятий в 2022 році. Ним було внесено деякі правки в НПА, змінено певні положення з метою адаптації законодавства до поточної ситуації в державі.
Отже, які вимоги встановлені щодо ведення кадрового діловодства у ФОП, ТОВ в Україні:
- Дотримання трудового законодавства – всі трудові відносини оформляються відповідно до КЗпП, інших НПА, з обов’язковим укладення трудового договору чи контракту та ін.
- Ведення кадрової документації в стандартній формі – з використанням уніфікованих типових форм, затверджених відповідними органами.
- Чітке дотримання строків – створення документів, подання звітів, зберігання й архівування документації та ін.
- Виконання умов, викладених в законі про трудові відносини під час дії воєнного стану – на час його дії.
Обов’язкові документи для ведення кадрового діловодства в Україні
Українське законодавство передбачає широкий список документів, які покликані охоплювати всі аспекти відносин найманих працівників і роботодавця, якомога точніше відображати робочий процес і, таким чином, захистити інтереси обох сторін. Вище ми вже давали короткий перелік документів, зараз же розглянемо їх більш детально.
До списку цих документів, необхідних для ведення кадрового обліку на підприємстві, входить:
- штатний розпис – документ, яким встановлюється структура компанії, необхідний для її функціонування штат співробітників, їх посадові оклади тощо;
- внутрішній трудовий розпорядок, який визначає основні правила робочого процесу. Він складається у довільній формі, в залежності від потреб конкретного підприємства. Зазвичай до цього документу включають правила прийняття на роботу, робочі графіки, внутрішні дисциплінарні правила тощо;
- табель обліку робочого часу – список усіх найманих працівників, у якому вказується відпрацьований кожним працівником час;
- накази, такі як наказ про призначення на посаду, наказ про звільнення працівника, надання відпусток, матеріальної допомоги та інші, передбачені вимогами до ведення кадрового обліку ТОВ;
- особові картки співробітників, трудові книжки і журнал обліку, графік відпусток;
- особисті трудові договори співробітників та колективний трудовий договір для юридичних осіб, посадові інструкції;
- договори про конфіденційність та додаткові договори, які можуть бути укладені з працівниками.
Наведений список не є вичерпним – українське законодавство сповнене нюансів щодо кадрового обліку в Україні, і для кожного підприємства можуть бути специфічні вимоги, пов’язані зі сферою його діяльності, формою організації, кількістю працівників тощо.
Крім того, діючий в Україні режим воєнного стану накладає свої особливості на порядок ведення кадрового діловодства на підприємстві – у частині обліку співробітників, що відносяться до військовозобов’язаних категорій. Ведення військового обліку є обов’язковим для всіх ТОВ, для ФОП – ні.
Саме тому для уникнення труднощів з контролюючими органами варто звернутися до кваліфікованого спеціаліста, який організує і проводитиме кадровий облік для вашого підприємства. Спеціалісти Monefy організують кадрове діловодство на підприємстві з нуля, забезпечивши його стабільну роботу.
Чому краще віддати кадрове діловодство компанії, ФОП на аутсорс?
Кадровий аутсорсинг дає підприємцям чимало переваг, одночасно знижуючи до мінімуму можливі ризики появи проблем. Віддавши ведення кадрового обліку на підприємстві чи у ФОП фахівцям, ви можете не розширювати штат і ні про що не турбуватися. Не потрібно мотивувати співробітників, контролювати якість виконання ними роботи, забезпечувати комфортні умови праці та ін.
Облік кадрів веде аутсорсингова компанія – і, відповідно, вирішує будь-які поточні питання, форс-мажорні ситуації. Пошук заміни на час відпустки працівника з відділу кадрів, розподіл завдань, виправлення помилок в документах та ін. – все це вирішує компанія, якій передано облік на аутсорс.
Ви лише визначаєтесь з переліком послуг, укладаєте договір і оплачуєте пакет. Та маєте впевненість, що ведення кадрового обліку ТОВ, ФОП здійснюється правильно та вчасно. А якщо ні – за це несе відповідальність аутсорсингова компанія, що зафіксовано в договорі.
Висока якість ведення обліку на підприємстві
Послуги кадрового аутсорсингу в Monefy надають спеціалісти, які багато років співпрацюють з ФОП і ТОВ. Отже, знають про всі тонкощі та підводні камені ведення кадрового діловодства в компанії, постійно вивчають чинне законодавство, вміють вирішувати навіть найскладніші питання.
Потрібно вам налагодити ведення кадрового обліку з нуля в ФОП з 4-5 співробітниками чи організувати процес в ТОВ з півсотнею працівників – ми знаємо, як це зробити правильно та ефективно. В роботі використовуємо сучасні рішення, оптимізуємо та автоматизуємо кадровий документообіг – постійно розвиваємося і пропонуємо якісне обслуговування клієнтам.
Економія: аутсорсинг вигідніший, ніж працівник у штаті
Одна з основних переваг ведення кадрового документообігу на підприємствах на аутсорсі у порівнянні з наймом штатного працівника – це економія:
- Вартість пакету ведення кадрового обліку ТОВ, наприклад, в середньому на 25-30% (а іноді і на 35-40%) нижча, ніж зарплата працівника зі штату приблизно з таким же переліком завдань.
- Не треба шукати офіс, готувати робоче місце для співробітника чи під відділ кадрів, платити за сервіси, доступи, техніку та ін.
- В разі вибору кадрового аутсорсингу ви оплачуєте виключно перелік потрібних послуг – дійсно актуальних для вашого ТОВ, ФОП.
- Не платите податки за працівника, бо податковим агентом спеціаліста, який веде кадровий облік вашого бізнесу, є аутсорсингова компанія. І вона вирішує всі ці питання.
Індивідуальний підхід до обліку кадрів в ІТ
Кожен бізнес унікальний, а тому кадровий облік ФОП чи ТОВ обов’язково повинен передбачати специфіку підприємницької діяльності. Наші фахівці ведуть кадрове діловодство в Україні для підприємців, що працюють в сфері діджитал, онлайн-торгівлі, б’юті-індустрії та ін.
Спеціалізуємося на співпраці з ІТ-спеціалістами та компаніями – знаємо всі тонкощі саме цієї сфери, вміємо вирішувати складні запити, добре орієнтуємося в законодавстві, що регулює галузь. Тому можемо запропонувати якісне ведення кадрового обліку ФОП та ІТ-компаній, які:
- співпрацюють з українськими, іноземними спеціалістами;
- здійснюють оплату в різній валюті;
- укладають додаткові до трудових договори (NCA, NDA);
- організують роботу в віддаленому форматі;
- мають інші специфічні вимоги до ведення кадрового обліку в ІТ.
Скільки коштує кадровий облік на підприємстві з Monefy?
Вартість послуг з кадрового аутсорсингу для ФОП, ТОВ залежить від багатьох факторів, шо абсолютно логічно. Природно, що пакет для ІТ-спеціаліста з 2 найманими працівниками коштуватиме дешевше, ніж тариф для ІТ-компанії зі штатом з 50 осіб.
Визначити точну ціну ведення кадрового обліку на підприємстві, у ФОП зможе наш менеджер після попередньої консультації, під час якої ви розповісте про свій бізнес. Дзвоніть нам за номером телефону, який бачите на сайті, або залишайте заявку.
