ТОВ у сфері ІТ, маркетингу, аутсорсингу: як оптимізувати витрати в умовах війни

Незважаючи на безліч викликів, які принесла українському бізнесу повномасштабна війна, підприємці продовжують працювати. Закриваються і відкриваються нові ФОП, зростають та реалізують все більш амбітні цілі компанії.

Складнощів на шляху постає чимало, проте бізнес продовжує знаходити ефективні рішення, виходити на нові ринки, впроваджувати інноваційні технології та покращувати фінансові показники. Одним з найбільш важливих питань для більшості ТОВ зі сфери ІТ є оптимізація витрат.

Вплив повномасштабної війни, економічна нестабільність і супутні труднощі ускладнюють планування та оптимізацію фінансових показників. Водночас зниження витрат для багатьох ІТ-компаній стає однією з основних умов виживання. Тому керівники знаходяться в постійному пошуку ефективних ідей та бізнес-рішень.

• Як знизити витрати на операційні процеси без втрати якості їх реалізації?
• Які методи оптимізації витрат ІТ-компанії є найбільш дієвими?
• Чому важливо регулярно проводити податкову оптимізацію в ІТ-ТОВ?
• Як можна використовувати в роботі ТОВ штучний інтелект, сучасні технології?
• Виконання яких завдань можна автоматизувати і чому це вигідно?

Ці та інші питання ми розглянемо в матеріалі. Розкажемо про способи зниження витрат компанії в сфері ІТ, важливі нюанси, на які варто звернути увагу, та основні етапи впровадження змін для покращення фінансових показників.

Передання окремих функцій на аутсорс для зниження операційних витрат

Оптимізація витрат для ТОВ у сфері ІТ, маркетингу або аутсорсингу в умовах війни потребує стратегічного підходу з урахуванням економічної нестабільності, логістичних обмежень та ризиків безпеки. Одним з основних напрямків оптимізації може стати аутсорсинг непрофільних функцій: бухгалтерії, HR, вирішення юридичних питань.

Передача окремих функцій зовнішнім фахівцям зазвичай передбачає високу якість виконання завдань. Адже за справу «беруться» спеціалісти, які надають аналогічні послуги сотням компаній і мають значний досвід у сфері. Так, часто ІТ-компанії передають бухгалтерію на аутсорс.

Таке рішення виправдане якістю обслуговування та відсутністю проблем з податками, первинними документами, звітами. А ще в середньому дозволяє знизити вартість ведення бухгалтерії на 35-40% за рахунок відсутності витрат на:

• Купівлю техніки, канцелярії для облаштування робочого місця штатним бухгалтерам.
• Сплату комунальних послуг, оренди офісу.
• Пошук і оплату роботи фахівця, що замінює постійного бухгалтера на час відсутності.
• Купівлю доступів до бухгалтерських сервісів, ПЗ.

Аутсорс – це про гарантії, закріплені в договорі, гнучкість і можливість платити лише за список потрібних функцій. Бухгалтеру потрібно нараховувати зарплату кожен місяць, платити за нього ЄСВ, навіть якщо обсяги роботи знизились. Аутсорсинг бухгалтерії дозволяє коригувати перелік послуг хоч кожен місяць, ефективно оптимізуючи витрати.

Автоматизація та використання штучного інтелекту

Автоматизація процесів дозволяє не лише знизити витрати ІТ-компанії, але і часто покращити виконання певних завдань, підвищити ефективність роботи. Впровадження CRM, ERP систем, штучного інтелекту для скорочення ручної праці вже давно практикується в сфері ІТ.

Автоматизувати задля зниження витрат ТОВ в ІТ можна виконання будь-яких рутинних завдань, де немає варіативності і не є важливою участь «живої людини». Це можуть бути наступні процеси:

• Спілкування з клієнтами – хоча б на перших кроках можна використовувати чат-боти, обробляти звернення з використанням ШІ.
• Обробка даних – введення відомостей та їх аналіз, формування звітів, обробка заявок, претензій, зворотного зв’язку.
• Маркетинг та реклама – управління соцмережами, автоматизація e-mail розсилок, запуску та транслювання рекламних повідомлень тощо.
• Ведення бухгалтерії, фінансової звітності – якщо не віддавати на аутсорс, то варто максимально автоматизувати процеси створення документів, виставлення рахунків, внесення даних, здійснення розрахунків.
• Продажі, логістика – впровадження сучасних сервісів, їх інтеграція між собою та сторонніми службами дає змогу знизити витрати ІТ-компанії як в плані часу та ресурсів робітників, так і коштів.
• Товарний облік – автоматичне оновлення інформації щодо наявності, залишків на складі, аналіз попиту, створення рахунків на поповнення запасів та ін.
• Управління кадрами – облік робочого часу, ведення документації, автоматизація процесу погодження нового робітника на вакансію (від пошуку, співбесіди до тестів, прийому на роботу).

Які основні напрямки є актуальними для зниження витрат ТОВ завдяки автоматизації бізнес-процесів:

1. Спеціальне ПЗ – CRM (Salesforce, HubSpot, Pipedrive) та ERP-системи (SAP, NetSuite, Microsoft Dynamics 365, 1С:Підприємство), спеціалізовані платформи, інструменти.
2. RPA (UiPath, Automation Anywhere, Blue Prism, Power Automate) – роботизована автоматизація процесів для зниження витрат людських ресурсів.
3. Впровадження ШІ – розроблених під конкретні задачі алгоритмів (прогнозування, обробка даних, чат-боти, сортування звернень/заявок та ін.).
4. Інтеграція різних служб, сервісів, систем, використання хмарних систем – для забезпечення безперебійного обміну даними.
5. Аналітика та BI (Business Intelligence) – інструменти, що допомагають приймати рішення на основі даних (Power BI, Tableau, Google Looker Studio).
6. Використання Low-code, No-code платформ, які дозволяють створювати додатки (для автоматизації в тому числі) без глибокого програмування (Airtable, Zapier, OutSystems).

Автоматизація бізнес-процесів об’єднує чимало методів покращення ефективності роботи компанії в ІТ шляхом заміни ручної роботи цифровими інструментами та технологіями. Це дозволяє зменшити обсяг ручної праці, знизити витрати ТОВ, прискорити процеси, підвищити якість обслуговування клієнтів та виконувати низку інших завдань.

Оптимізація витрат ТОВ за рахунок змін в трудових відносинах

Компанія-роботодавець виступає в ролі податкового агента працівника – отже, утримує з нього податки (ПДФО, ВЗ) і сплачує ЄСВ, звітує до ДПС. Методом зниження витрат ТОВ на оплату роботи найманих працівників може бути зміна форми організації відносин:

1. З найму на ФОП – підприємець сам сплачує за себе податки, подає звіти.
2. На гіг-контракт зі спеціалістом – опція доступна в разі реєстрації ІТ ТОВ в Дія.Сіті.
3. Укладення договору цивільно-правового характеру.

Також допоможуть зекономити фінанси без втрати якості виконання роботи:

• Переведення з офісу на віддалений формат співпраці.
• Впровадження KPI для оцінки результатів, систем мотивації.
• Скорочення дублюючих або неефективних посад.
• Навчання замість заміни – інвестування в розвиток ключових співробітників замість найму нових.
• Оптимізація HR-процесів – передача на аутсорс чи автоматизація.
• Мотивація нефінансовими методами для зменшення потреби в постійному підвищенні зарплат – кар’єрне зростання, гнучкий графік, навчання, культура компанії.

Дієвим способом зниження витрат ТОВ в ІТ-сфері може бути залучення junior-спеціалістів під менторством senior’ів. Формування змішаних команд (junior + middle/senior) дозволяє знизити середню зарплату в команді без втрати якості. Junior’и швидко ростуть у кваліфікації при правильному супроводі – то ж водночас з оптимізацією витрат частково вирішується проблема кадрового дефіциту.

Зниження витрат ІТ-компанії на закупівлі продуктів, товарів

З метою оптимізації витрат варто регулярно проводити аналіз і постійно шукати більш вигідні умови співпраці з постачальниками ПЗ, інфопродуктів, товарів. З однієї сторони, зміна партнера на того, що пропонує менш якісний продукт чи не виконує вчасно зобов’язань навіть за умови економії фінансів – невигідне для компанії рішення.

З іншого ж, багато ТОВ в ІТ роками працюють з контрагентами, з якими колись уклади договір і продовжують співпрацю. Варто моніторити ринок – можливо, вартість послуг чи товарів в контексті нових умов, обставин знизилась. На ринку постійно з’являються нові «гравці» – є шанс, що співпраця з іншим постачальником дасть більше переваг та можливість знизити витрати ТОВ.

Проведення оптимізації інфраструктури

Мова йде про устаткування, обладнання, що використовується на підприємстві. Треба провести інвентаризацію з метою:

• Виявлення техніки, яка не використовується – її можна продати, списати.
• Модернізації обладнання, яке потрібне – для підвищення швидкості, зручності роботи.
• Оновлення техніки, що дало б можливість більш ефективно працювати.
• Знаходження методів зниження витрат на обслуговування обладнання.
• Перегляду сервісів, ПЗ – можливо, щось можна купувати безкоштовно.

Податкова оптимізація для зниження навантаження на підприємство

Суттєво знизити витрати ТОВ можна на сплаті податків. Інколи зміна системи, групи оподаткування на більш вигідну дозволяє економити до 15-20% річного доходу. В інших випадках використовуються додаткові методи – ПДВ та податкові кредити, ставки амортизації, правильне врахування витрат для зменшення бази нарахування сум зборів та ін.

Більш детально про податкову оптимізацію та планування в ІТ ми писали в одному з матеріалів, тому зараз детально розглядати цю тему не будемо. Проте зазначимо, що проводити оптимізацію податків завжди краще з залученням спеціаліста, який має знання і досвід для аналізу, підбору методів, виявлення проблем і помилок.

Ви можете звернутися до наших фахівців і вони проведуть заходи з податкової оптимізації, що дозволять знизити витрати вашого ТОВ.

Антикризове планування, зниження ризиків

В умовах війни підприємство має бути готове до всього. Про спокійну роботу наразі в Україні можна забути, тому антикризовому плануванню потрібно приділяти максимум уваги. У вашого ТОВ повинен бути фонд резервного капіталу, якого вистачило б на забезпечення роботи ІТ-компанії мінімум впродовж 3-6 місяців.

Потрібно розробити план реагування на різні види криз, внесення відповідних змін у роботу підприємства в разі, якщо найгірші прогнози справдяться. Водночас, деякі види криз можна попередити. Так, якщо обстріли та руйнації інфраструктури спрогнозувати неможливо, то певні юридичні ризики можна знизити за рахунок фахової підтримки.

Наприклад, важливо перевіряти всі договори на те, як в них реалізовано пункти про форс-мажорні ситуації, відповідальність сторін в разі дії обставин непереборної дії. Ми рекомендуємо керівникам ТОВ замовляти юридичний супровід, який дає змогу постійно отримувати підтримку від досвідченого юриста.

Такий підхід допоможе уникнути безлічі проблем і мати опору в будь-яких ситуаціях – від перевірки кожного договору на ризики перед укладенням до захисту інтересів компанії в разі неправомірних дій контролюючих органів. Адже відсутність штрафів – це теж зниження витрат ТОВ, і часом шанс уникнути значних санкцій, суми яких нараховують по кілька нулів.

Оптимізація витрат ТОВ на маркетинг

Оптимізація маркетингового бюджету також може стати способом скорочення витрат з одного боку, і стратегічним інструментом для підвищення ефективності маркетингових зусиль – з іншого. В процесі оптимізації варто зосередитися на таких аспектах:

1. Регулярний аналіз ефективності всіх каналів просування для зниження витрат на ті, що не дають результату.
2. Фокус на органічному трафіку – SEO, соцмережі.
3. Використання ШІ для генерації контенту – текстів, фото, відео, презентацій.
4. Витрати ресурсів на продукти чи послуги, що дають найбільший прибуток.
5. А/Б тестування перед запусками стратегій, масштабуванням.
6. Партнерські, реферальні програми з оплатою не за рекламу, а за результат (наприклад, відсоток від угоди).
7. Автоматизація збору, обробки аналітики для економії витрат ТОВ на спеціалістів.
8. Перепрофілювання контенту – перетворення одного якісного матеріалу (вебінару, статті) на 5+ постів для соцмереж, 1 e-mail-розсилку, коротке відео, цитати для лендінгу тощо.

Оптимізація бюджету – це динамічний процес, який потребує постійної адаптації до ринкових змін і відкритості до експериментів, особливо в умовах воєнного часу. Регулярний перегляд стратегій, детальний аналіз показників та готовність швидко реагувати на виклики допоможуть не лише зберегти кошти і знизити витрати ТОВ, а й досягти стабільного зростання результатів.

Якщо вам потрібна допомога у вирішенні будь-яких юридичних чи бухгалтерських питань вашого ТОВ, звертайтесь до наших фахівців! Залишайте заявку чи дзвоніть за номером телефону, що вказаний на сайті!