Податкове планування для ІТ-стартапів: все, що потрібно знати в 2025 році

В грудні 2024 року портал Опендатабот в одному зі своїх матеріалів подав досить цікаву статистику. Згідно з опублікованими даними, в 2024 році в загальному обсязі експорту послуг з України частка ІТ-сектору склала 37.7% (найбільша з-поміж усіх галузей). А всього протягом року українські айтівці заробили понад 5 мільярдів доларів.

І хоч у порівнянні з 2023 роком сума трохи зменшилась (на 4.4%), такі масштабні цифри свідчать про те, що ринок ІТ в Україні продовжує розвиватися, незважаючи на складні обставини і низку викликів, спровокованих війною. Галузь не стоїть осторонь світових трендів, постійно пропонує якісні продукти та інноваційні рішення.

Особливої уваги заслуговують ІТ-стартапи, що достойно представляють Україну на міжнародних конференціях і самітах (Startup Grind Global, Startup Nights, SelectUSA, Web Summit та ін.) і мають великі перспективи на міжнародному ринку. Підтримка таких проєктів наразі є одним з пріоритетів Мінцифри, яке заявило про бажання зробити Україну лідером інноваційної сфери та приділило серйозну увагу стартапам у Стратегії розвитку інновацій.

Тому сьогодні ми поговоримо про ІТ-стартапи, а саме про фінансовий аспект їх функціонування і важливість податкового планування для ефективного досягнення поставлених цілей та досягнення успіху. Розглянемо основні аспекти фінансового управління, шляхи зниження витрат на ведення бухгалтерії ТОВ і ФОП, поговоримо про режим Дія.Сіті, переваги гіг-контрактів та ін.

Що таке податкове планування? Яку користь може принести ІТ-стартапу?

Як відомо, основна проблема будь-якого стартапу – це нестача коштів. Саме гроші дають можливість реалізовувати ідеї, наймати кращих ІТ-спеціалістів, тестувати нові рішення і продукти, масштабуватися й досягати успіху. І левову частку витрат будь-якого ІТ-ФОП чи ТОВ складають податки.

Податкове планування – це комплекс заходів і інструментів, спрямованих на оптимізацію податкового навантаження на компанію чи підприємця. Основні цілі податкового планування для ФОП чи ТОВ – пошук шляхів зниження сум податків, використання різних пільг і можливостей, інструментів підвищення ефективності фінансового управління.

Податкова оптимізація передбачає вибір лише легальних методів зниження податкового навантаження (адже нелегальні – такі, як дроблення компаній на кілька ФОП, наприклад, рано чи пізно призводять до появи проблем з контролюючими органами), прозорість всіх процесів, наявність чіткого плану з прописаними цілями, заходами й результатами.

Отже, якщо простими словами, то податкове планування має на меті зниження сум податків, які сплачує ІТ-компанія (і заощадження цих коштів на розвиток стартапу, наприклад), з використанням способів та інструментів, що не порушують чинне українське законодавство.

Основні етапи податкового планування (для ТОВ, ФОП):

1. Аналіз поточної фінансової ситуації в ІТ-компанії – перегляд звітності, сум сплачених податків, книги обліку доходів і витрат та інших документів.
2. Постановка цілей – це можуть бути: зміна режиму оподаткування з метою вибору більш вигідного, пошук пільг і послаблень, зниження ризиків отримання штрафів від ДПС тощо.
3. Пошук шляхів досягнення поставлених цілей – визначення актуальних способів, методів, інструментів оптимізації податкового навантаження, створення чіткого послідовного плану.
4. Втілення плану та аналіз досягнутих результатів.

Важливість правильного вибору форми власності, режиму оподаткування, КВЕДів на етапі реєстрації

Перш ніж розглядати етапи податкового планування більш детально, варто поговорити про правильну реєстрацію ІТ-стартапа. Адже ще в момент оформлення важливо приділити увагу вибору оптимальних ключових параметрів бізнесу, що дасть змогу підвищити ефективність фінансового управління та знизити витрати на податки.

Отже, яким моментам треба приділити увагу:

• Вибір форми власності бізнесу – найкраще підходить реєстрація ТОВ, що дозволяє компанії мати кількох засновників (а не оформлювати на одну особу, як ФОП), використовувати інструменти для залучення інвестицій, кредитування (що особливо важливо для стартапів), нести відповідальність за бізнес лише в межах активів компанії. Крім того, саме ІТ-ТОВ можуть стати резидентами режиму Дія.Сіті, про який більш детально розкажемо нижче.
• Вибір режиму оподаткування – для ТОВ доступно три варіанти: загальна система, спрощена 3 групи і режим Дія.Сіті. Загальна передбачає сплату 18% доходу на прибуток (дохід за мінусом витрат) і не встановлює обмежень для компанії. Спрощена 3 групи – 5% єдиного податку та 1% військового збору зі всієї суми доходів, але є обмеження щодо суми річного доходу, видів діяльності (КВЕДів). Режим Дія.Сіті розглянемо окремо нижче.
• Вибір КВЕДів – кодів, що відповідатимуть напрямкам діяльності стартапу. Тут важливими є два моменти. В разі вибору 3 групи ЄП для ТОВ коди повинні відповідати обмеженням для «спрощенців» (ст. 291 ПКУ). В ЄДР та в Реєстрі платників єдиного податку повинні бути зареєстровані всі КВЕДи відповідно до діяльності, яку вестиме компанія (бо в іншому випадку можна втратити статус «єдиноподатника», отримати штрафи за порушення). Тому варто відразу реєструвати широкий перелік актуальних КВЕДів.

Проведення аналізу бухгалтерії та фінансових показників

Отже, перший етап податкового планування – це повний аналіз ведення бухгалтерії ІТ-компаній: з моменту початку роботи (якщо стартап запущено недавно) або ж за останні 1-3 роки, наприклад. Перевіряються основні фінансові показники, подані до ДПС декларації, суми сплачених податків, аналізуються витрати компанії.

На даному етапі важливо порахувати, скільки витрачається на ведення бухгалтерії, сплату податків, оплату роботи співробітників тощо, та визначити аспекти, що потребують більш пильної уваги й оптимізації. Також варто перевірити, чи є заборгованість у компанії перед ДПС, контрагентами, несплачені штрафи або прострочені платежі та ін.

Порада: проведення аналізу повинен здійснювати досвідчений бухгалтер. Якщо у компанії немає своїх фахівців у штаті або ж є необхідність у думці незалежного експерта, варто залучати експертів, що спеціалізуються на роботі саме з ІТ-компаніями та знають всі нюанси ведення фінобліку в галузі.

Якщо вам потрібна допомога – звертайтесь до спеціалістів БІП. Ми понад 11 років працюємо з ІТ-ТОВ і ФОП, маємо великий досвід і профільні знання для проведення професійної експертизи та надання фахової допомоги у вирішенні будь-яких юридичних та фінансових питань стартапам, компаніям, приватним підприємцям.

А тепер повернімося до першого етапу податкового планування – аналізу. Після його проведення, відповідно до результатів експертизи, формуються цілі податкової оптимізації та планування, які можуть бути різними, наприклад:

• Перегляд режиму оподаткування і вибір більш вигідного (в разі зміни співвідношення доходу і витрат, наприклад).
• Пошук більш вигідних варіантів співпраці з ІТ-спеціалістами (якщо зафіксовані дуже високі суми податків, сплачених за робітників).
• Зниження ризиків отримання санкцій від контролюючих органів (коли знайдено великі витрати на штрафи від ДПС).
• Застосування пільг для стартапів, пошук грантів від іноземних партнерів (може бути актуально для перспективних сфер і напрямків, які підтримуються Мінцифрою, міжнародними компаніями).

Цілі податкового планування безпосередньо залежать від результатів аналізу та специфіки діяльності ІТ-стартапу.

Пошук шляхів зменшення податкового навантаження на ІТ-стартап

Основним інструментом податкової оптимізації є правильний вибір системи. Для ІТ-стартапу, що вже працює на ринку, актуальним є перегляд поточного режиму та аналіз витрат на податки. Можна порівняти ефективність сплати податків за різними системами для поточних фінансових показників (доходів і витрат).

Приклад: ІТ-стартап (ТОВ) заробляє 100 000 грн. на місяць, а витрати дорівнюють 90 000 грн. Перебуваючи на 3 групі ЄП, потрібно платити 6000 грн. (5% ЄП і 1% ВЗ від всього доходу), на загальній – 1800 грн. (18% податку на прибуток від суми 10 000 = 100 000 – 90 000). Різницю видно. Саме в розрізі витрат і доходів шукають оптимальну систему оподаткування.

Які ще є методи та інструменти податкового планування для ІТ-стартапів:

1. Аналіз власне витрат (на оренду, обладнання, зарплати, послуги підрядників, сервіси та ін.) – можливо, деякі з них не внесені у витрати для зменшення бази оподаткування. Для визнання витрат необхідно дотримання таких умов: наявність в списку витрат в ст. 177 ПКУ, підтвердження документами, здійснення оплати, зв’язок з одержанням доходу стартапом.
   Є й певні «точкові» методи зниження податкового навантаження. Це внесення до амортизаційних витрати на ПЗ (за певних умов). Або, наприклад, якщо ТОВ орендує приміщення у фізособи, він виступає її податковим агентом і сплачує 18% ПДФО та 5% ВЗ за неї в ДПС. Можливо, варто орендувати приміщення у ТОВ чи ФОП, які самостійно платитимуть за себе податки? Аналіз витрат є основним аспектом зниження сум податків для «загальносистемників».  
2. Застосування пільг – для ІТ-сфери досить часто держава вводить певні послаблення. Наприклад, до 2023 року діяла пільга щодо звільнення від ПДВ для постачальників програмних продуктів. Наразі низку пільг пропонує ІТ-компаніям режим Дія.City. Варто постійно моніторити законодавчі зміни, щоб мати можливість скористатись вигідними умовами.
3. Участь в програмах підтримки, гранти від Мінцифри, українських та іноземних компаній – власне на процес оподаткування це не впливає, але дає шанс залучати кошти на розвиток стартапу, які не оподатковуються (наприклад, згідно з ст. 170.7 ПКУ, з отриманих платником податків коштів бюджетних грантів податки має сплачувати їх надавач).
   Наразі в Мінцифри затвердили Стратегію цифрового розвитку інновацій до 2030 року, де визначено пріоритетні напрямки розвитку для стартапів у тому числі. І в межах реалізації стратегії можуть бути запропоновані різні ініціативи для підтримки ІТ-проєктів. Тому варто слідкувати за анонсами та користуватися всіма наданими можливостями.
4. Можливість знизити податкове навантаження за рахунок ПДВ і використання податкових кредитів – може бути актуальною для ІТ-стартапів, що продають послуги.
5. Підбір оптимальної форми оформлення найманих працівників – потрібно проаналізувати структуру виплат працівникам, враховуючи податки на фонд оплати праці (ЄСВ, ПДФО, ВЗ). Можливо, подумати про залучення деяких працівників як ФОП (якщо це дозволено законом), оптимізацію структури виплат за рахунок премій, бонусів, які можуть зменшити податкове навантаження та ін.
6. Вивчення особливостей оподаткування продажу продуктів в інших країнах, умов співпраці з іноземними партнерами – тут також є велике поле для аналізу та збільшення чи зниження податкового навантаження. Багато європейських країн вводять пільги для ІТ-проєктів, тому співпраця може бути вигідною. З іншого ж боку, наразі спостерігається тенденція до посилення контролю за транскордонними операціями, можуть бути певні збори для імпорту продуктів (наприклад, VAT в Європі, що є еквівалентом нашого ПДВ), своя специфіка.  
7. Створення плану погашення податкових боргів, реструктуризації наявних податкових зобов’язань, якщо вони є це дозволено законом.

Режим Дія.Сіті для ІТ-стартапів та гіг-контракти: умови, переваги, особливості

Режим Дія.City для ТОВ в сфері ІТ може стати основним інструментом зниження податкового навантаження. Це податково-правовий режим, що пропонує резидентам низку вигідних умов для роботи та спеціальні ставки зборів.

Податки на працю (ІТ-компанія сплачує за співробітників, адже виступає їх податковим агентом): 5% ПДФО (замість 18%), 22% ЄСВ (від МЗП, а не всієї суми), 5% ВЗ. Корпоративний податок становить 18% на прибуток або 9% на «виведений капітал». Створені лояльні умови оподаткування  для стимулювання інвестицій – більш детально можна ознайомитися на офіційному веб-ресурсі проєкту.

Крім того, режим пропонує альтернативну форму найму – гіг-контракти для ІТ. Такий варіант оформлення спеціалістів поєднує ознаки цивільно-правового і трудового договору (за КЗпП) та є адаптованим до потреб ІТ-сфери. Передбачає просте адміністрування, нижчі ставки податків, дає базові соцгарантії працівникам.

Умови набуття ІТ-стартапом статусу резидента Дія.City:

• ІТ-стартап зареєстрований не більше ніж за 2 роки до моменту подання заяви.
• Сума річного доходу стартапу становить не більше 1167 розмірів МЗП (в 2025 беруть дані за 2024, де сума становила трохи менше 8.3 мільйонів грн.).
• Середня винагорода для спеціаліста складає не менше 1200 євро.
• 90% отриманих доходів надійшли від ведення кваліфікованих видів діяльності (визначені в п. 4 ст. 5 ЗУ про розвиток цифрової економіки).
• Кількість робітників (чи гіг-спеціалістів) в компанії, зареєстрована протягом звітного періоду, складає 9 і більше осіб.

Якщо компанія вже працює на ринку, вона може отримати статус резидента на загальних умовах. В такому випадку перші дві умови, щодо дати реєстрації ТОВ і суми річного доходу стартапу, не застосовуються.

Зниження ризиків отримання штрафів і витрат на бухоблік

Прямого відношення до оптимізації податкового навантаження цей аспект не має, але дуже тісно пов’язаний. Адже від компетентності бухгалтера залежать правильність вибору основних параметрів і ведення обліку, ризики отримання штрафів, нарахування боргів і інших санкцій, що суттєво підвищують витрати компанії.

Наприклад, порушення вимог законодавства про працю може «коштувати» ІТ-компанії 80 000 грн. за кожен факт (неоформлення працівника, несплата ЄСВ за нього). 

Водночас і вартість послуг спеціаліста входить в загальні витрати ІТ. Тому актуальним є пошук опцій для зниження витрат на фіноблік. Оптимальним рішенням для ІТ-компанії стане залучення бухгалтера на аутсорсі, що дозволить витрачати значно менше коштів на ведення бухгалтерії ТОВ (у порівнянні з утриманням фахівця в штаті) і мати гарантії якісного виконання всіх завдань.

Але найважливіше те, що якість ведення бухобліку впливає на реалізацію стратегій податкового планування та ефективність фінансового управління. Тому цьому аспекту важливо приділити серйозну увагу з перших днів державної реєстрації ТОВ.

Ключові моменти, на які варто звернути увагу:

1. Налагодження безперервного ведення бухобліку, систематизація всіх процесів і документів, регулярний аналіз і планування.
2. Виправлення допущених помилок і проведення заходів для їх уникнення у майбутньому.
3. Автоматизація процесів – використання бухсервісів, CRM та будь-яких програмних рішень, що дозволять витрачати менше часу і зусиль на виконання завдань, підвищуючи якість.

Реалізація пунктів податкового планування для ІТ-стартапів та подальший контроль

Важливо залучати досвідчених фахівців до проведення всіх кроків в межах оптимізації податкового навантаження для ІТ-стартапів. В залежності від конкретних дій, визначених у плані, це можуть бути бухгалтери (вибір системи оподаткування та аналіз витрат), юристи (оформлення договорів зі співробітниками, контрагентами), вузькі спеціалісти (які вміють створювати заявки на гранти, наприклад).

Різні заходи й інструменти можуть потребувати певного часу для реалізації. А після того, як всі пункти плану виконано, потрібно провести ретельний аналіз, щоб оцінити результати, знайти можливі помилки, доопрацювати стратегію оптимізації.

В процесі роботи компанії варто періодично переглядати всі складові податкового планування для своєчасного коригування ведення бухобліку компанії. Адже умови перебування на різних режимах оподаткування можуть змінюватись через внесення правок в ПКУ, держава та Мінцифри часто ініціюють нові програми підтримки стартапів, ІТ-проєктів та ін.

Тому бухгалтеру ІТ-компанії варто уважно слідкувати за всіма законодавчими змінами в сфері бухобліку та ІТ, постійно оновлювати знання, вивчати норми законів і кодексів. Якщо у вас немає можливості чи бажання це робити – ви можете скористатися допомогою спеціалістів БІП.

Ми надаємо бухгалтерські та юридичні послуги для ТОВ і ФОП, що працюють в сфері ІТ, можемо провести консультацію або ж забезпечити повний бухгалтерський чи/та юридичний супровід вашої компанії.

Звертайтесь за номером телефону, який бачите у верхній частині сторінки, або залишайте контакти у формі зворотного зв’язку і найближчим часом вам зателефонує наш менеджер для обговорення деталей.