Вибір, реєстрація КВЕД для ФОП і ТОВ: правила, вимоги, типові помилки підприємців та як їх уникнути

КВЕД – це класифікатор видів економічної діяльності, за допомогою якого ФОП і ТОВ офіційно визначають напрями своєї роботи під час державної реєстрації. Вибрані коди відображають, якою діяльністю має право займатися бізнес, можуть впливати на застосування податкового режиму, отримання окремих дозволів, взаємодію з контрагентами.

Правильний вибір КВЕДів є важливою умовою для законного та безперешкодного ведення господарської діяльності. Але підприємці часто ставляться до підбору кодів недостатньо серйозно, що призводить до неприємних наслідків. В цій статті ми розберемося:

• Для чого КВЕДи ФОП і ТОВ взагалі потрібні.
• Коли коди треба визначати для підприємницької діяльності.
• Які помилки під час вибору КВЕДів для бізнесу підприємці роблять найчастіше.
• Як уникнути розповсюджених помилок і вибрати коди правильно.

В кінці ви знайдете короткі відповіді на типові запитання, які найчастіше нам ставлять ФОП і ТОВ під час юридичних консультацій – на випадок, якщо немає часу чи бажання читати всю статтю.

Що таке КВЕД для ФОП і ТОВ

КВЕД – це система кодів, за допомогою якої держава визначає, якими саме видами діяльності займається бізнес. Наприклад, КВЕД 47.91 – це обов’язковий код економічної діяльності в Україні для ведення інтернет-бізнесу. Він розшифровується як «Роздрібна торгівля, що здійснюється фірмами поштового замовлення або через мережу Інтернет».

Під час реєстрації ФОП, ТОВ підприємець вибирає один або кілька кодів з класифікатора ДК 009:2010, де зібрані та структуровані практично всі напрями господарської діяльності – від торгівлі й виробництва до ІТ-послуг і консалтингу.

Для чого потрібні КВЕДи

Основне призначення КВЕДів – офіційно зафіксувати сферу роботи суб’єкта господарювання та забезпечити її коректне відображення в державних реєстрах. Якщо визначати, що таке система КВЕД простими словами, то це перелік напрямків діяльності бізнесу. Саме за цими кодами державні органи, банки, контрагенти, інші учасники ринку можуть зрозуміти, чим займається компанія або підприємець.

КВЕДи ФОП, ТОВ слугують для визначення напряму діяльності бізнесу під час:

1. Офіційної реєстрації ФОП чи ТОВ.
2. Вибору податкового режиму.
3. Співпраці з контрагентами.
4. Розширення чи зміни сфери діяльності.

Сам по собі КВЕД не надає права автоматично здійснювати певну діяльність і не замінює ліцензій чи дозволів. Проте правильний вибір кодів ще на етапі реєстрації дозволяє уникнути зайвих організаційних і податкових труднощів у майбутньому.

Коли додається КВЕД

Хоча б один КВЕД обов’язково повинен бути внесений в заяву на реєстрацію ТОВ чи ФОП. Незалежно від того, здійснюється реєстрація ТОВ, відкриття ФОП онлайн в «Дії» чи офлайн в ЦНАПі, підприємцю пропонується додати один основний КВЕД і необмежену кількість додаткових.

Код фіксується в державному реєстрі, який зберігає відомості про підприємців – ЄДР. А потім відображається в сервісах типу YouControl, Опендатабот та ін. І будь-хто під час безкоштовного запиту серед інших даних про бізнес може побачити і КВЕДи.

Внесення КВЕД під час реєстрації

Зареєструвати бізнес без внесення хоча б одного коду неможливо – система автоматичного оформлення онлайн не «пропустить» далі, а державний реєстратор в ЦНАПі не прийме заяву. Тому хоча б один КВЕД ФОП, ТОВ треба вказати обов’язково.

Зміна КВЕД під час ведення діяльності

В процесі роботи бізнес часто розширює перелік послуг, виходить на нові ринки або починає займатися діяльністю, яка не була передбачена під час реєстрації. В таких випадках ФОП або ТОВ треба своєчасно внести зміни до переліку КВЕДів, щоб відомості в державних реєстрах відповідали фактичній діяльності.

Обмежень ніяких немає – в будь-який момент можна подати заяву і змінити (видалити та/чи додати) КВЕДи.

Ключові правила вибору кодів для підприємництва

Інструкція з вибору КВЕДів для ФОП, ТОВ:

• Вибирайте КВЕДи відповідно до реальної діяльності бізнесу, а не лише під поточні плани на момент реєстрації.
• Перевіряйте коди за чинним класифікатором ДК 009:2010, який використовується в Україні для визначення видів економічної діяльності.
• Обов’язково визначайте один основний КВЕД і додаткові, якщо плануєте декілька напрямів діяльності або можливе розширення бізнесу в майбутньому. Проте пам’ятайте, що працювати треба хоча б за одним кодом – і це не обов’язково має бути основний (може бути і додатковий).
• Не обмежуйтеся лише одним кодом, навіть якщо фактично не працюєте в кількох сферах. Закон не встановлює максимальної кількості КВЕДів, тому додавайте все, що може потенційно бути актуальним.
• Переконайтесь, що вибрані види діяльності відповідають вимогам вашої системи оподаткування, особливо якщо планується робота на єдиному податку 1-3 груп.
• Не здійснюйте діяльність, яка відсутня серед зареєстрованих КВЕДів, адже це може спричинити ризики. ФОП на спрощеній системі, наприклад, за таке порушення можуть позбавити права перебувати на єдиному податку.
• Своєчасно оновлюйте перелік кодів в разі зміни або розширення напрямів роботи. Якщо потрібна допомога в додаванні КВЕДів – пишіть, дзвоніть нашим спеціалістам.
• Пам’ятайте, що окремі види діяльності можуть вимагати додаткових ліцензій, дозволів або спеціальних умов ведення бізнесу. КВЕД не дає автоматично права займатися діяльністю, яка потребує створення окремих умов для роботи.
• Перед остаточним вибором аналізуйте не лише назву КВЕДу, а й офіційний опис відповідного класу діяльності в класифікаторі.

Процедура додавання КВЕДів в ЄДР

Додати нові КВЕДи до ЄДР можна як онлайн, так і офлайн. Для ФОП найпростіший варіант – скористатися порталом «Дія»: авторизуватися, вибрати послугу внесення змін, додати необхідні види діяльності та підписати заяву електронним підписом. Після обробки заявки зміни автоматично відображаються в Єдиному державному реєстрі.

Офлайн зміни ФОП може провести через державного реєстратора або ЦНАП. Заявник подає відповідну заяву та документи, необхідні для внесення змін до реєстраційних даних. Для ТОВ процедура зазвичай є більш складною, адже може додатково потребувати рішення учасників товариства та внесення змін в статут.

Більш детально про те, як додати КВЕДи ФОП ТОВ онлайн та офлайн, ми писали в одному з попередніх матеріалів. Знайти його ви можете за активним посиланням. Також у нас є велика стаття з КВЕДами для ІТ-сфери та детальними поясненнями.

Після реєстрації нових КВЕДів варто перевірити актуальність даних в ЄДР та, за потреби, переконатися, що зміни коректно відображені в податкових реєстрах («спрощенцям»).

Помилки, які найчастіше роблять ФОП і ТОВ під час вибору КВЕД

Незважаючи на те, що процедура вибору КВЕД ФОП, ТОВ та додавання кодів виглядає просто, підприємці часто роблять помилки. Не приділяють достатньо уваги на етапі підбору, порушують вимоги чинного законодавства в процесі ведення діяльності. Нижче ми зібрали найбільш розповсюджені проблеми та розкажемо, як їх уникнути.

Вибір КВЕДів без аналізу фактичної діяльності

Багато підприємців під час реєстрації бізнесу визначають КВЕДи за загальним напрямом роботи, не розбираючи детально, як саме буде організована діяльність. Через це вибрані коди можуть охоплювати лише частину операцій, тоді як окремі способи продажу товарів, надання послуг або взаємодії з клієнтами залишаються поза зареєстрованими видами діяльності.

Наприклад, підприємець планує продавати шкарпетки та реєструє КВЕД для роздрібної торгівлі одягом, але не враховує, що одночасно здійснюватиме продаж через інтернет-магазин або маркетплейси.

Найчастіше підприємці не аналізують такі аспекти діяльності:

• канали продажу товарів;
• способи надання послуг;
• роботу через інтернет;
• доставку власними силами;
• додаткові джерела доходу.

Перш ніж вибрати КВЕДи, варто скласти повний перелік бізнес-процесів і відповісти на запитання не лише «що я продаю або роблю», а й «як саме я це роблю». Такий підхід дозволяє підібрати коди, які максимально точно відображатимуть фактичну діяльність бізнесу.

Вибір КВЕДу за назвою без аналізу його офіційного опису

Ще одна поширена помилка під час розгляду КВЕДів ФОП, ТОВ – вибір коду лише за його назвою, без вивчення детального опису відповідного класу в класифікаторі ДК 009:2010. Назва коду часто відображає лише загальний напрям діяльності, а перелік робіт і послуг, які він охоплює, визначається саме в офіційних поясненнях.

Через це підприємець може бути впевнений, що вибрав правильний КВЕД, хоча фактично його діяльність належить до іншого класу. Нерідко така проблема виникає в ІТ-сфері.

Наприклад, розробник мобільних застосунків або веб-сервісів може вибрати КВЕД 62.09 «Інша діяльність у сфері інформаційних технологій і комп’ютерних систем», орієнтуючись на його назву. Проте розробка програмного забезпечення зазвичай належить до КВЕД 62.01 «Комп’ютерне програмування», а код 62.09 охоплює інші допоміжні ІТ-послуги.

Аналогічні ситуації виникають у сфері консалтингу, маркетингу, електронної комерції та посередницьких послуг, де схожі за назвою КВЕДи можуть охоплювати зовсім різні види діяльності.

Найчастіше підприємці:

• читають лише назву КВЕДу;
• не перевіряють пояснення класифікатора;
• плутають схожі за назвою коди;
• ігнорують перелік включених послуг;
• не аналізують виключення з класу.

Перед реєстрацією варто перевіряти не тільки назву КВЕДу, а й його повний опис, включені та виключені види діяльності. Саме такий підхід дозволяє визначити код, який дійсно відповідає специфіці діяльності компанії або ФОП, а не лише здається правильним на перший погляд.

Додавання списку КВЕДів з інтернету

Часто підприємці під час реєстрації ФОП і вибору КВЕДів просто беруть готові списки з інтернету, не вдаючись особливо в деталі. Але ми ніколи не рекомендуємо так робити, адже кожен бізнес унікальний і навіть якщо в статті на сайті подано вже готовий перелік КВЕДів ФОП для дизайнера чи програміста, саме ваш випадок може передбачати додатково й інші коди.

Так, наприклад, ми вказували в статті про реєстрацію ФОП для інфобізнесу можливі коди, що додаються в разі ведення такої діяльності. Але інфобізнес – поняття широке, і входити в нього може багато напрямків. Крім того, підприємець може не лише продавати якісь матеріали чи проводити онлайн-курси, але організовувати офлайн-заходи, ще й створювати дизайн для веб-сайтів тощо. І все це треба відобразити ФОП в КВЕДах.

Не варто просто копіювати список з мережі в заяву – варто аналізувати кожен код, а краще – звернутися до фахівця. Спеціалісти Monefy допоможуть вам підібрати всі необхідні коди, зареєструвати ФОП чи ТОВ, внести зміни тощо – швидко та правильно!

Вибір КВЕДів, заборонених на спрощеній системі

Під час реєстрації бізнесу підприємці часто концентруються на виборі КВЕДів під свою діяльність. І забувають перевірити, чи дозволяють ці коди працювати на спрощеній системі оподаткування. Нерідко ми бачимо ситуації, коли ФОП або ТОВ планують працювати на єдиному податку, але серед зареєстрованих видів діяльності є ті, для яких застосування спрощеної системи заборонене законодавством.

Уважними варто бути і представникам ІТ-сфери, які часто розширюють перелік КВЕДів «на перспективу». Наприклад, розробник програмного забезпечення може без проблем працювати на єдиному податку з КВЕДами, пов’язаними з програмуванням, консультуванням або обробкою даних. Водночас додавання окремих фінансових, посередницьких чи інших спеціальних видів діяльності без перевірки податкових наслідків може створити ризики для перебування на спрощеній системі та вимагати переходу на загальну систему оподаткування.

Типові помилки підприємців на спрощеній системі під час вибору КВЕДів:

• вибирають КВЕДи без перевірки обмежень в ст. 291 ПКУ;
• ігнорують обмеження єдиного податку;
• не аналізують податкові наслідки;
• не консультуються з фахівцями перед реєстрацією кодів.

Перед додаванням нового КВЕДу варто оцінювати не лише його відповідність фактичній діяльності, а й можливість працювати на єдиному податку. Навіть якщо певний напрям діяльності наразі не використовується, його наявність серед зареєстрованих КВЕДів може створити загрозу можливості застосування спрощеної системи оподаткування в майбутньому.

Детальніше почитати про заборонені КВЕДи для ФОП, ТОВ на спрощеній системі оподаткування ви можете в нашому матеріалі за активним посиланням.

Несвоєчасне оновлення КВЕДів після початку нової діяльності

Поширеною помилкою є ситуація, коли ФОП або ТОВ починає надавати нові послуги чи продавати нові товари, але відкладає внесення відповідних КВЕДів до ЄДР. Підприємці часто вважають, що спочатку можна перевірити попит на новий напрям, а вже потім займатися формальностями. Однак фактична діяльність повинна відповідати зареєстрованим відомостям.

Особливо часто це трапляється під час розширення бізнесу. Наприклад, компанія займалася розробкою програмного забезпечення, а згодом почала надавати послуги з ІТ-консалтингу або навчання, не оновивши перелік КВЕДів. Щоб уникнути зайвих ризиків і питань з боку податкових органів, банків чи контрагентів, зміни до реєстру доцільно вносити ще до фактичного запуску нового напряму діяльності.

Ігнорування ліцензійних та дозвільних вимог

Досить поширеною помилкою є переконання, що після додавання КВЕДу ФОП до ЄДР підприємець автоматично отримує право вести відповідний вид діяльності. Але ж КВЕД лише фіксує напрям роботи бізнесу в держреєстрах і не замінює ліцензію, дозвіл, акредитацію чи інші спеціальні вимоги, якщо вони передбачені законодавством для конкретної сфери.

І незнання підприємцями норм чинного законодавства часто призводить до ситуацій, коли ФОП або ТОВ додає необхідний код і вважає юридичну підготовку завершеною. Наприклад, компанія може зареєструвати КВЕД ТОВ для освітньої діяльності, медичних послуг, фінансового посередництва, торгівлі підакцизними товарами або інших регульованих напрямів. І не врахувати, що для фактичного початку роботи необхідно виконати додаткові законодавчі вимоги.

Для окремих видів діяльності наявність КВЕДу у ФОП, ТОВ є лише першим етапом, після якого потрібно отримувати відповідні дозвільні документи або проходити спеціальні процедури ліцензування.

Які помилки під час роботи ФОП, ТОВ ми бачимо:

• прирівнюють КВЕД до ліцензії;
• не перевіряють спеціальні вимоги;
• не аналізують профільне законодавство;
• ігнорують дозвільні процедури;
• починають діяльність без ліцензії.

Перед запуском нового напряму діяльності варто перевіряти не тільки відповідність КВЕДу ФОП чи ТОВ, а й наявність галузевих вимог, які регулюють конкретний ринок. Адже для певних сфер закон встановлює підвищені вимоги щодо безпеки, кваліфікації персоналу, контролю якості або державного нагляду.

Неузгодженість КВЕДів з фактичними джерелами доходу та первинними документами

Ще одна поширена помилка полягає в тому, що зареєстровані КВЕДи ФОП формально існують в ЄДР, але фактична діяльність бізнесу та формулювання в первинних документах їм не відповідають. Підприємці часто додають нові послуги або змінюють формат роботи. І не перевіряють, чи охоплюються такі операції наявними КВЕДами та як вони відображаються в договорах, актах, рахунках, призначеннях платежів.

Наприклад, ФОП має КВЕД на розробку програмного забезпечення, але в договорах та актах регулярно зазначає маркетингові, консультаційні або освітні послуги. В такому випадку виникає розбіжність між зареєстрованими видами діяльності та фактичним джерелом доходу.

Саме тому важливо періодично аналізувати не лише перелік КВЕДів, а й зміст первинних документів. Слідкувати за тим, щоб всі отримані доходи відповідали зареєстрованим напрямам діяльності та були належним чином відображені в документації бізнесу.

Як уникнути помилок під час вибору та реєстрації КВЕДів

1. Аналізуйте не лише діяльність, а й всі способи роботи, специфіку, особливості отримання доходу.
2. Вивчайте офіційний опис КВЕДу в класифікаторі, а не тільки його назву.
3. Вибирайте КВЕДи в точній відповідності до напряму бізнесу.
4. Додавайте всі коди, які можуть згодитися не тільки зараз, а й в майбутньому.
5. Перевіряйте сумісність нових КВЕДів з вимогами спрощеної системи (групи) оподаткування.
6. Додавайте нові коди до початку фактичного ведення нового виду діяльності.
7. Контролюйте відповідність записів в договорах, актах, рахунках зареєстрованим КВЕДам.
8. Перевіряйте, чи не потребує діяльність ліцензій або спеціальних дозволів.
9. Регулярно переглядайте перелік КВЕДів в міру розвитку бізнесу.

А якщо у вас є запитання чи потрібна допомога – звертайтесь до фахівців Monefy!

Популярні запитання про вибір КВЕД ФОП, ТОВ, наслідки ведення діяльності поза кодами економічної діяльності

Нижче розглянемо декілька типових запитань, які найчастіше отримуємо від клієнтів під час бухгалтерських, юридичних консультацій.

КВЕД – що це і для чого потрібний?

КВЕД – це код з державного класифікатора, який визначає види економічної діяльності бізнесу. Він використовується для офіційної реєстрації ФОП і ТОВ, обліку діяльності в державних реєстрах та взаємодії з податковими органами.

Як додати КВЕД до ФОП чи ТОВ під час реєстрації?

Під час державної реєстрації заявник самостійно вибирає та вказує в заяві один основний і, за потреби, додаткові КВЕДи, які відповідають запланованій діяльності. Відомості про вибрані коди вносяться до ЄДР одночасно зі створенням ФОП або ТОВ.

Чи можна не вибирати КВЕДи?

Ні. Без зазначення хоча б одного виду економічної діяльності неможливо зареєструвати ТОВ, ФОП. КВЕДи є обов’язковою складовою реєстраційних даних кожного підприємця чи компанії.

Як можна змінити КВЕДи ФОП, ТОВ?

Оновити перелік КВЕДів можна шляхом внесення змін до Єдиного державного реєстру через «Дію» або шляхом подання документів державному реєстратору в ЦНАПі. Після реєстрації змін нові види діяльності офіційно відображаються в реєстраційних даних бізнесу.

Чому важливо правильно вибирати КВЕД?

Коректно підібрані КВЕДи для ФОП, ТОВ допомагають відобразити реальну діяльність підприємства та уникнути зайвих питань з боку банків, контрагентів і контролюючих органів. Крім того, від окремих кодів можуть залежати податкові та законодавчі вимоги до ведення бізнесу.

Що буде, якщо ФОП чи ТОВ працює не за кодами економічної діяльності?

Якщо фактична діяльність не відповідає зареєстрованим КВЕДам, можуть виникати питання щодо правомірності отриманих доходів та коректності ведення господарської діяльності. Важливо своєчасно оновлювати перелік кодів відповідно до реальних напрямів роботи.

Чому ФОП, ТОВ на спрощеній системі важливо чітко дотримувати КВЕД?

Для платників єдиного податку відповідність діяльності зареєстрованим КВЕДам має особливе значення. Це пов’язано з тим, що окремі види діяльності можуть бути несумісними зі спрощеною системою оподаткування. Регулярний контроль переліку КВЕДів допомагає уникнути податкових ризиків і зберегти право працювати на вибраному режимі оподаткування.