Реєстрація ІТ-бізнесу в форматі ТОВ є досить популярним варіантом, адже надає підприємцям значно більше можливостей і перспектив у порівнянні з ФОП, наприклад.
Реєстрація ТОВ стане кращим вибором, коли:
- Справу відкривають одразу кілька людей, які хочуть мати рівні умови в прийнятті рішень, розподілі доходу, визначенні основних моментів роботи компанії.
- Ваш бізнес масштабується та розвивається.
- Ви плануєте залучати партнерів, інвесторів, кредиторів.
- Засновники бажають скористатися пільгами, передбаченими спеціальним режимом Дія.Сіті.
- Підприємці мають амбітні цілі щодо співпраці з лідерами українського та міжнародного ринку ІТ, де ТОВ гарантує більше довіри й перспектив.
- Є бажання знизити фінансові ризики для особистого капіталу співвласників.
- В інших випадках, коли не актуальні обмеження, встановлені для ФОП, і є необхідність вибору більш відповідної форми власності бізнесу.
Через доступність реєстрації підприємництва в Україні клієнти часто приймають рішення оформити діяльність самостійно, проте далеко не завжди їм вдається все зробити правильно. І якщо з ФОП ще можна розібратися в нюансах, то процедура оформлення ТОВ досить складна і ми маємо чималу кількість звернень клієнтів саме через появу проблем з реєстрацією ІТ-компаній.
Отже, в цій статті ми розглянемо кейси клієнтів та розкажемо, яких помилок припускаються підприємці при час самостійної реєстрації ТОВ для ІТ. А ще дамо кілька порад, аби ви могли уникнути проблем.
Помилка в реєстрації ТОВ №1: створення неунікальної назви компанії
Першим моментом в процесі реєстрації ТОВ, якому важливо приділити увагу, є вибір назви вашої майбутньої компанії. І без нюансів тут не обійшлося. Окрім того, що назва повинна вам подобатися, мати певну цінність та ціль – вона ще й обов’язково має бути унікальною.
Згідно законодавства, найменування нової юрособи не може бути тотожним найменуванню іншого, вже зареєстрованого ТОВ. Тому якщо в ЄДР вже буде зареєстрована компанія з найменуванням, яке ви обрали для вашого бізнесу – то таку назву ви не зможете використовувати, а під час подання документів з цим найменуванням ви матимете відмову в реєстрації ТОВ.
Тому перед тим, як реєструвати ТОВ, варто здійснити перевірку найменування компанії на унікальність. Перевірити, чи немає фірми, яка має подібну назву до тієї, що ви бажаєте обрати для свого ТОВ, можна у відкритому доступі на сайті Міністерства юстиції. Або звернувшись до наших фахівців по допомогу у проходженні процедури оформлення ІТ-фірми.
Проблема №2: помилки в підготовці пакету документів
Якщо ви прийняли рішення реєструвати ТОВ офлайн шляхом звернення до державного реєстратора, то процес підготовки документів є досить важливим. Адже у ст. 15 ЗУ «Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців та громадських формувань» вказано, що:
«…документи не повинні містити підчищення або дописки, закреслені слова та інші виправлення, не обумовлені в них, орфографічні та арифметичні помилки, заповнюватися олівцем, а також містити пошкодження, які не дають змоги однозначно тлумачити їх зміст».
Отже, наявність помилок в документах може стати причиною відмови в реєстрації бізнесу. І мова йде не лише про орфографічні та\або арифметичні помилки. Помилок можна допуститися і щодо сутності самих документів, форми їх складення тощо.
Тільки досвідчений спеціаліст, який має досвід і практику, знає і може зорієнтувати у правильності підготовки всього пакету документів для державної реєстрації ТОВ. Тому економія на послугах юриста на етапі підготовки документів часто перетворюється на відмову, необхідність додаткових витрат коштів, часу та нервів на перепідготовку, переподання пакету документів реєстраторові для повторної реєстрації.
Тут варто зауважити, що подання реєстраторові неповного пакету документів також призведе до відмови. Адже для реєстрації ТОВ перелік документів досить великий і встановлений законодавчими вимогами. І якщо в пакеті не буде правильно оформленого протоколу зборів співвласників або даних про одного з кінцевих бенефіціарних власників – ІТ-компанію вам оформити не вдасться.
Помилка самостійної реєстрації ТОВ №3: вибір модельного статуту замість індивідуального
Ми неодноразово робимо акцент на тому, що процес реєстрації ТОВ в ІТ-сфері та будь-якій іншій потребує уваги до всіх деталей і особливо до формування установчих документів. Статут – основний документ компанії, де викладено умови вступу до ТОВ співвласників та виходу з нього, особливості роботи й розподілу капіталу, механізм управління та ін.
Наразі під час оформлення ТОВ в Україні можна використати вже готовий шаблон документу – модельний статут. Він затверджений Кабміном та доступний для завантаження на сайті Мін’юсту. Серед переваг такого варіанту:
- Можливість здійснити реєстрацію ТОВ онлайн – через «Дію» оформити компанію можна лише в разі вибору модельного статуту.
- Економія ресурсів на розробку власного документу – коштів на послугах юриста, часу.
- Наявність в статуті основних моментів – так чи інакше, в нього внесені всі обов’язкові пункти. Тому його можна брати за основу для реєстрації ІТ-компанії, якщо у вас взагалі ніякого статуту немає.
Але модельний статут не здатний врахувати особливості роботи саме вашого бізнесу. І має певні недоліки: автоматична зміна змісту вашого статуту в разі внесення в шаблон законодавчих правок, стандартизований підхід до формування документу, неможливість додати певні пункти, врахувати побажання співвласників та зазначити потрібні моменти.
Ми рекомендуємо не економити на створенні такого важливого документу, як статут. І звертатися до досвідчених юристів, які зможуть розробити документ, що дозволить ефективно регулювати діяльність компанії та зручно вести бізнес.
Помилка в самостійній реєстрації ТОВ для ІТ №4: недостатній контроль за процедурою
Часто клієнти, які реєструють ТОВ офлайн через державного реєстратора або онлайн через «Дію», вважають, що подання заяви і відображення відомостей про реєстрацію ТОВ в ЄДР вже свідчать про успішну реєстрацію бізнесу. Клієнти часто нехтують тим, щоб проконтролювати постановку ТОВ на облік в податковій та не перевіряють дані самого ЄДР на правильність внесення інформації про компанію тощо.
Були випадки, коли через технічну помилку державного реєстратора відомості про ТОВ в ЄДР були зазначені неактуальні, що в майбутньому може призвести до досить неприємних наслідків для юридичної особи. Помилка в номері вашого офісу, до прикладу, може стати причиною неможливості своєчасного отримання важливої інформації від контролюючих органів.
А невірне вказання відомостей про кінцевих бенефіціарних власників може призвести до серйозних проблем. Знайти інформацію про вимоги щодо процесу оновлення інформації про бенефіціарних власників юридичної особи та важливість контролю актуальності даних ви можете в нашому матеріалі за активним посиланням.
Досить важливо також контролювати процес постановки ТОВ на облік платником податків, особливо якщо йдеться про випадки, коли під час оформлення ІТ-компанії ви відразу обираєте спрощену систему оподаткування або реєстрацію платником ПДВ.
Ці моменти потрібно відслідковувати та обов’язково отримати документ, що підтверджує статус платника єдиного податку або статус платника ПДВ відповідно. В іншому випадку, як бачимо ми з нашого досвіду, потім клієнти зіштовхуються зі штрафами, невигідним оподаткуванням та великими проблемами, адже оподаткування – чи не найважливіша складова бізнесу.
Помилка в реєстрації ІТ ТОВ №5: неправильний вибір видів діяльності
Перед реєстрацією ТОВ дуже важливим є вибір оптимальної системи оподаткування для компанії та видів економічної діяльності. Крім того, під час оформлення ІТ-компанії варто враховувати певні моменти й нюанси, що дозволять потім більш ефективно побудувати роботу.
Наприклад, наша порада щодо підбору й реєстрації кодів КВЕД: завжди краще зареєструвати більшу кількість КВЕД, що характеризують вашу діяльність, ніж упустити один-два з них. Це дуже важливо, адже законодавство забороняє отримувати дохід за відсутніми в ЄДР кодами КВЕД.
Водночас здійснення діяльності без зареєстрованих код КВЕД є причиною для анулювання статусу платника єдиного податку для компанії. І це може стати справжньою несподіванкою для підприємців та великою проблемою для бізнесу.
Наприклад, ваша компанія надає послуги в сфері ІТ і має зареєстрований КВЕД для комп’ютерного програмування. В такому випадку проведення навчання для айтішників-початківців чи надання послуг з розміщення реклами, створення текстів та ілюстрацій для веб-проєктів вже будуть порушенням. Внесіть зміни в ЄДР, а краще зареєструйте всі актуальні коди відразу – і працюйте без проблем.
Ще одна помилка під час самостійного оформлення ТОВ: невірний вибір системи оподаткування
Щодо системи оподаткування, то це надзвичайно важливе питання, до вирішення якого ми завжди рекомендуємо залучати досвідчених бухгалтерів.
Адже від вибору системи нарахування й сплати податків напряму залежатимуть:
- Суми коштів, які ТОВ зобов’язується регулярно перераховувати в бюджет.
- Обсяги звітності та первинних документів.
- Періодичність подання декларацій в ДПС.
- Наявність чи відсутність обмежень у діяльності та інші моменти.
Ведення бухгалтерського обліку ТОВ – процес набагато складніший у порівнянні з ФОП, наприклад. І потребує більш серйозного підходу, наявності знань, навичок, досвіду. Тому під час вибору системи оподаткування варто проаналізувати всі нюанси та деталі і, звісно, краще всього зробити це перед реєстрацією та шляхом залучення спеціаліста. Консультація бухгалтера дозволить знайти найвигідніший варіант і уникнути типових помилок.
В даній статті ми зазначили далеко не всі помилки, які зустрічали під час роботи. Насправді їх набагато більше, але вищеперелічені моменти є найбільш розповсюдженими. Переважно помилки допускають клієнти, які бажають зекономити кошти на оплаті послуг спеціаліста та зробити все з мінімальними витратами ресурсів.
Проте не завжди така економія того варта. І якщо ви хочете створити успішну ІТ-компанію, то важливо приділити увагу оформленню бізнесу. Всі ці помилки можуть призвести як до відмови у реєстрації ТОВ, так і до появи проблем вже під час роботи.
Водночас звернення до досвідченого юриста дозволить суттєво зекономити час і сили, легко пройти всі етапи процедури, оформити документи у чіткій відповідності до норм українського законодавства. В майбутньому це дозволить забезпечити стабільну роботу компанії та ефективно здійснювати управління, розвивати й масштабувати бізнес.
Якщо вам потрібна консультація юриста щодо процесу реєстрації ТОВ – звертайтесь до спеціалістів БІП! Ми завжди готові допомогти та відповісти на всі ваші запитання! Дзвоніть за вказаним на сайті номером телефону або оформіть заявку у вікні зворотного зв’язку, щоб наш менеджер міг вам зателефонувати.
