Перед встановленням ПРРО підприємець має спочатку з’ясувати, чи зобов’язаний він застосовувати реєстратор, визначити місце проведення розрахунків і взяти відповідну господарську одиницю на облік в ДПС. Далі треба вибрати програмне рішення та пристрій для роботи, підготувати електронні підписи касирів, зареєструвати ПРРО за формою № 1-ПРРО, внести до системи необхідні дані.
Після отримання фіскального номера ПРРО його можна використовувати для фіскалізації розрахункових операцій. Крім того, підприємець також має правильно налаштувати номенклатуру, касирів і форми розрахункових документів, знати правила роботи при відсутності зв’язку з сервером ДПС, контролювати формування і передачу фіскальної звітності.
Помилки в реєстрації або застосуванні ПРРО можуть призвести до нарахування чималих штрафів. І встановлення програми на гаджет ще не означає, що ПРРО вже готовий до коректної роботи.
Якщо вам потрібна допомога в виборі ПРРО, реєстрації та налаштуванні – звертайтесь до наших фахівців! Ми зробимо все швидко та в чіткій відповідності до норм законодавства, захистивши вас від штрафів і проблем з податковою.
А якщо хочете спробувати самостійно зареєструвати ПРРО, в цій статті ми розкажемо, що і як треба зробити. Опишемо послідовно всі кроки, а в кінці дамо короткий зручний чекліст, який допоможе нічого не пропустити.
Крок №1: визначити, чи потрібен ФОП РРО/ПРРО
Перед тим, як встановлювати ПРРО, ФОП потрібно проаналізувати свою діяльність та визначити, чи справді потрібен йому реєстратор розрахункових операцій. Адже використання РРО – це додаткові завдання в обліку, що передбачають дотримання правил проведення розрахунків, формування фіскальних чеків, ведення касових операцій та контролю за роботою реєстратора.
Якщо закон не вимагає застосовувати РРО, ПРРО, підприємець може не створювати собі зайвого адміністративного навантаження. Але в разі наявності вимоги проводити операції через реєстратор його обов’язково потрібно використовувати.
Хто з ФОП може не використовувати реєстратор
Не встановлювати РРО/ПРРО можна:
- ФОП 1 групи – мають право не застосовувати реєстратор (відповідно до п. 10 ст. 296 ПКУ).
- Підприємці, що займаються виключно наданням послуг дистанційно, коли немає місця здійснення операції, а оплати надходять виключно за допомогою систем дистанційного обслуговування банків та/або сервісів переказу коштів (згідно п. 14 ст. 9 ЗУ № 265/95-ВР про РРО).
- Деякі окремі категорії підприємців, які входять в перелік ст. 9 ЗУ про РРО.
Виключень досить мало і стосуються вони зазвичай онлайн-бізнесу. Але більшість ФОП в Україні в 2026 році таки мають застосовувати реєстратори під час проведення розрахункових операцій.
Коли для ФОП використання РРО є обов’язковим
Вам точно потрібен РРО/ПРРО, якщо ви отримуєте оплати за товари/послуги:
- готівкою;
- переказами з картки на картку;
- платіжною карткою через POS-термінал;
- на карту-ключ;
- через інтернет-еквайринг;
- післяплатою.
Застосування РРО, ПРРО регулюється вищезгаданим Законом України № 265/95-ВР про РРО.
Крок №2: отримання КЕП
Після проведення аналізу своєї діяльності і визначення, що РРО чи ПРРО вам таки потрібен, треба отримати КЕП, якщо у вас його ще немає.
- Що це: кваліфікований електронний підпис, яким підприємець підписує електронні документи та підтверджує свою особу в електронних сервісах.
- Як отримати: у кваліфікованого надавача електронних довірчих послуг. ФОП КЕП може оформити через ДПС, «Дію», банківські сервіси (Приват, Mono та ін.), програми типу «Вчасно» та ін.
- Для чого потрібен: для підтвердження особи, авторизації в системах ДПС, інших державних сервісах, реєстрації ПРРО, підписання електронних документів.
Крок №3: подання форми 20-ОПП
Заява № 20-ОПП – це повідомлення до ДПС про об’єкти, пов’язані з оподаткуванням або через які підприємець провадить діяльність. Це можуть бути магазин, офіс, склад, інше місце ведення бізнесу. Форма № 20-ОПП важлива і для реєстрації ПРРО, оскільки дані про господарську одиницю в заяві № 1-ПРРО мають відповідати інформації, яку ФОП вже подав до ДПС за формою № 20-ОПП.
Отже, після отримання КЕП потрібно подати форму 20-ОПП для реєстрації торгової точки. Ця дія є обов’язковою. Перед поданням потрібно визначитись з точною адресою та назвою точки – наприклад, «Магазин посуду».
Подати заяву на реєстрацію об’єкту можна через електронний кабінет на сайті ДПС. Для подання 20-ОПП потрібно:
- Зайти в електронний кабінет ДПС, авторизуватися з КЕП.
- Зліва на панелі вибрати розділ «Введення звітності».
- Вибрати рік і місяць.
- Натиснути на кнопку «Створити».
- Вибрати підпункт «Запити», знайти форму № 20-ОПП F1312007 («Заява про об’єкти оподаткування або об’єкти, пов’язанi з оподаткуванням або через якi провадиться дiяльнiсть).
- Заповнити форму – інструкцію можете знайти за посиланням.
Крок №4: вибір провайдера ПРРО
ПРРО (програмний реєстратор розрахункових операцій) – це програмне рішення, яке фіксує розрахункові операції, формує та реєструє фіскальні чеки в електронній формі. На відміну від класичного РРО (фізичного касового апарата), ПРРО не потребує спеціального касового обладнання: працювати з ним можна через комп’ютер, планшет чи смартфон з відповідним програмним забезпеченням.
На українському ринку представлено чимало різних рішень. Підприємець може вибрати безкоштовне рішення ДПС або один з комерційних сервісів (Checkbox, Вчасно.Каса, Cashalot, Poster та ін.), орієнтованих на різні формати бізнесу – від простої каси до комплексної автоматизації продажів.
І вибирати ПРРО для ФОП варто не лише за ціною. Перед підключенням треба перевірити, чи відповідає рішення реальній моделі роботи бізнесу. Що порівняти перед вибором:
- Вартість – чи є безкоштовний тариф, абонплата, плата за додаткових касирів або торгові точки.
- Функціональність – чи підтримує потрібні операції: повернення, чеки на передоплату, знижки, роботу з кількома касами тощо.
- Пристрій – чи працює ПРРО на смартфоні, планшеті або комп’ютері та на потрібній вам операційній системі.
- Інтеграції – чи можна синхронізувати ПРРО з обліковою програмою, CRM, інтернет-магазином або системою складського обліку.
- Робота кількох касирів – важливо, якщо чеки пробиватимуть не лише власник ФОП, а й наймані працівники.
- Підтримка – наскільки швидко можна отримати допомогу, якщо програма перестане працювати або виникне помилка під час фіскалізації.
Ідеальний ПРРО для ФОП не той, у якого найбільше функцій чи то найменша ціна. А той, який закриває конкретні потреби вашого бізнесу без зайвих витрат і складного налаштування.
Крок №5: подання заяви № 1-ПРРО
Наступним кроком є подання заяви № 1-ПРРО. Ця заява потрібна для реєстрації ПРРО і створення каси. Заяву подаємо тільки після отримання квитанції №2 про прийняття форми № 20-ОПП. При заповненні заяви враховуємо інформацію, яку зазначали в формі 20-ОПП. Фіскальний номер присвоює податкова після прийняття заяви.
Під час заповнення заяви № 1-ПРРО в пункті «офлайн-режим» рекомендуємо поставити галочку, що здійснюється. Це потрібно для ситуацій, коли, наприклад, буде відключення електроенергії і не буде інтернету – а ви все одно зможете видати чек протягом 36 годин.
Пам’ятайте, що каса може працювати лише за тією адресою, яка вказана в реєстраційному посвідченні або внесена до реєстру. Якщо адреса буде різною, податківці можуть визнати чеки недійсними, накласти штрафну санкцію або взагалі визнати діяльність незаконною.
В разі змін вам потрібно перереєструвати касу: спочатку подати нову форму № 20-ОПП, потім № 1-ПРРО.
Крок №6: подання заяви № 5-ПРРО для реєстрації касира
Наступним кроком є реєстрація касира або старшого касира. Для цього потрібно подати заяву № 5-ПРРО. Для подання заяви потрібно вказати ПІБ, ІПН, КЕП особи, яка буде касиром або старшим касиром. Заява подається, щоб «прив’язати» підписанта чеків до каси. В ній вказуємо ідентифікатор КЕП того, хто буде працювати з касою та виписувати фіскальні чеки.
Якщо ФОП буде це робити самостійно, то вказує свій КЕП. Якщо ж у вас є найманий працівник, який буде це робити, то вказуєте його КЕП, як зазначає ДПС в своїх роз’ясненнях.
Касир та старший касир відрізняються своїми повноваженнями в роботі. Основна відмінність полягає в тому, що старший касир може заходити у вже відкриту зміну касиром.
Крок №7: перевірка фіскалізації чеків
Після реєстрації ПРРО в обов’язковому порядку потрібно перевірити, чи фіскалізуються чеки. Це можна зробити через електронний кабінет платника податків, сформувавши зведений звіт.
Ось, наприклад, у вас є магазин, де ви здійснюєте продаж пластикової арматури і вікон. До вас прийшов клієнт і купив за готівку пластикову ручку до вікна. В цьому випадку ви повинні фіскалізувати цю операцію.
Продажі, які потребують фіскалізації, мають фіксалізуватись відразу. Ви не зможете виписати фіскальний чек за операцію, яка була здійснена кілька днів тому.
Для перевірки:
- Заходимо в електронний кабінет платника податків.
- Зліва на панелі вибираємо пункт «Дані РРО», далі «Зведені звіти».
- Там, де «Фіскальний номер», вибираємо потрібний ПРРО і проставляємо період (період не можна обирати більше місяця), натискаємо пошук.
Суми відображаються зведені за день. Проведена операція має у вас відобразитись і файл можна викачати в ексель.
Допомога фахівців Monefy
Не хочете розбиратися з ПРРО самостійно? Ми допоможемо визначити, чи потрібен вам реєстратор, правильно зареєструвати його та налаштувати роботу відповідно до вимог законодавства. А якщо хочете повністю зняти з себе всі бухгалтерські питання – замовляйте аутсорсинг бухгалтерії ФОП від Monefy.
Дзвоніть за номером телефону, який бачите на сайті, або залишайте свої дані у вікні заявки. Менеджер зв’яжеться з вами і розповість про всі деталі співпраці.
Популярні запитання про роботу ФОП з ПРРО
Чи обов’язково ФОП встановлювати ПРРО?
Ні. ПРРО потрібен лише тоді, коли підприємець зобов’язаний застосовувати РРО/ПРРО за характером своїх розрахункових операцій, відповідно до ПКУ та ЗУ про РРО. Тому перед встановленням варто спочатку визначити, чи поширюється на конкретний бізнес такий обов’язок.
Що потрібно для реєстрації ПРРО?
ФОП має бути взятий на облік в ДПС, а господарська одиниця, де використовуватиметься ПРРО, – перебувати на обліку. Для реєстрації ПРРО подається електронна заява за формою № 1-ПРРО.
Чи потрібен КЕП для роботи з ПРРО?
Так, для роботи з ПРРО використовуються кваліфіковані електронні підписи. КЕП потрібен для електронної взаємодії з ДПС та виконання реєстраційних, касових операцій.
Чи потрібно подавати форму № 20-ОПП перед реєстрацією ПРРО?
Господарська одиниця, на яку реєструється ПРРО, має бути взята на облік в ДПС, а інформація про неї подається за формою № 20-ОПП. Дані про господарську одиницю в заяві № 1-ПРРО мають відповідати відомостям, поданим до податкової.
Який ПРРО краще вибрати ФОП?
ФОП може використовувати безкоштовний ПРРО від ДПС або вибрати комерційне рішення іншого провайдера. Під час вибору варто порівняти вартість, необхідні функції, підтримувані пристрої, інтеграції та можливості роботи з кількома касирами.
