Кейс: реєстрація ФОП для дизайн-агенції з міжнародними клієнтами (КВЕДи, нюанси оформлення, договори)

Нещодавно до нас звернувся клієнт, який захотів відкрити власну дизайн-агенцію. Планував відразу найняти кілька працівників, виходити на міжнародний ринок, надавати послуги українським та іноземним клієнтам, компаніям.

Потрібно було все правильно оформити, організувати – відповідно до чинного українського законодавства, забезпечивши максимальний захист бізнесу та вибір найбільш вигідних умов роботи. Під час попередньої консультації ми визначили основні завдання, які треба виконати, та розробили поетапний план дій.

Фахівці Monefy надають послугу реєстрації ФОП для дизайнера. Проте кожен запит індивідуальний, як і бізнес. В таких випадках насамперед потрібно дізнатися про всі деталі – провести первинний аналіз бізнес-моделі клієнта для:

• Визначення фактичних видів діяльності дизайн-агенції – це можуть бути графічний дизайн, UI/UX, брендинг, веб-дизайн, арт-дирекшн, креативні послуги тощо.
• Аналізу формату співпраці з іноземними замовниками – проєктна робота, абонентське обслуговування, підряд.
• Оцінки планованих доходів, валют надходжень та географії клієнтів.

І вже на основі отриманої від клієнта інформації можна переходити до планування.

Що потрібно для відкриття дизайн-агенції

Отже, спочатку ми розробили детальний план, в якому прописали всі основні завдання та кроки для відкриття дизайн-агенції:

1. Підбір КВЕДів для ФОП дизайн-агенції, які б точно відповідали та максимально повно описували сферу, напрямки діяльності бізнесу.
2. Вибір системи, групи оподаткування, яка дозволила б сплачувати найменші суми податків у бюджет та одночасно не обмежувала б бізнес у розвитку.
3. Реєстрація ФОП для дизайн-агенції – подання заяви для внесення даних в ЄДР, отримання виписки.
4. Допомога у відкритті банківських рахунків – в українських, іноземних банках.
5. Консультація бухгалтера щодо обліку валютних надходжень, правильного ведення бухгалтерії.
6. Розробка договорів для співпраці з іноземними замовниками – з врахуванням особливостей взаємодії та побажань клієнта.

1 крок – вибір КВЕДів для дизайн-агенції

До реєстрації ФОП треба визначитися зі списком КВЕДів. Коди КВЕД – це спеціальні цифрові позначення, які відображають певні види, напрямки діяльності. Під час оформлення бізнесу – незалежно від того, відбувається реєстрація ТОВ чи ФОП, – обов’язково треба вказати як мінімум один КВЕД.

Але краще додавати всі можливі, адже законодавство не обмежує підприємців в кількості. Додати КВЕДів можна багато, але працювати треба хоча б за одним з зареєстрованих. Надавати послуги, продавати товари і взагалі вести діяльність, яка не позначена відповідним КВЕДом і не внесена в ЄДР, заборонено.

Список КВЕДів для дизайнерів ми давали в одному з попередніх матеріалів. Але підкреслимо, що вибір кодів завжди має здійснюватися індивідуально, з врахуванням всіх нюансів бізнесу. Клієнту ми підібрати наступні КВЕДи для дизайн-агенції:

• 74.10 «Спеціалізована діяльність із дизайну» – основний КВЕД відповідно до ключового виду діяльності дизайн-агенції.
• Додаткові КВЕДи для деталізації діяльності та надання інших дизайн-послуг в сфері ІТ (у т.ч. суміжних) – 62.01 «Комп’ютерне програмування», 62.09 «Інша діяльність у сфері інформаційних технологій і комп’ютерних систем», 63.11 «Оброблення даних, розміщення інформації на веб-вузлах і пов’язана з ними діяльність», 63.12 «Веб-портали».
• КВЕДи для дизайн-агенції, якщо ФОП вирішить консультувати, навчати – 70.22 «Консультування з питань комерційної діяльності й керування», 63.99 «Надання інших інформаційних послуг, н.в.і у.», 85.59 «Інші види освіти, н. в. і. у.».

В будь-який момент ведення діяльності можна додати КВЕДи шляхом подання заяви про внесення змін про ФОП. Проте краще вносити всі потрібні відразу і не мати проблем. Якщо вам потрібна допомога в підборі КВЕДів для ФОП – звертайтесь і наші фахівці допоможуть!

2 крок – підбір системи оподаткування

Далі ми підібрали режим оподаткування для ФОП дизайн-агенції. Зазвичай в ІТ-сфері підприємці вибирають 2 чи 3 групи єдиного податку. Ми для дизайн-агенції зупинились на 3 групі спрощеної системи, адже такий варіант дає низку переваг:

1. Можливість наймати працівників в будь-якій кількості – в той час, як 2 група ФОП, наприклад, не має права наймати більше 10 осіб.
2. Сплата податків з суми доходу – 5% єдиного податку та 1% військового збору. Також 22% від розміру мінімальної зарплати ФОП платить «за себе» ЄСВ.
3. Найвищий ліміт річного доходу для ФОП – на рівні 10 091 049 грн. в 2026 році.
4. Можливість вести зовнішньоекономічну діяльність і надавати послуги різним фізичним, юридичним особам, іноземним контрагентам – що є важливим аспектом, адже наш клієнт планує відразу виходити на міжнародні ринки та платформи.
5. Ведення бухгалтерії ФОП на 3 групі передбачає спрощені умови – заповнення книги обліку в довільній формі, подання щокварталу звітності та сплату податків впродовж 10 днів після звітування. 

Щоправда, процес ведення обліку буде ускладнений необхідністю правильно супроводжувати первинними документами, вносити в звітність доходи в валюті. Але про це ми поговоримо нижче.

3 крок – реєстрація ФОП для дизайн-агенції

Визначившись з КВЕД для дизайн-агенції та системою, групою оподаткування, можна приступати до реєстрації ФОП. Для цього потрібно звернутися з документами та заявою в місцевий ЦНАП, до приватного нотаріуса або ж можна відкрити ФОП онлайн в «Дії» (детально про процедуру ми писали в одному з попередніх матеріалів, який ви можете знайти за активним посиланням). Що ми зробили:

• Заповнили заяву на оформлення бізнесу, правильно вказавши КВЕДи, варіант оподаткування.
• Подали заяву онлайн в «Дії», перевіривши попередньо всі дані.
• Дочекалися внесення відомостей про ФОП в ЄДР.
• Перевірили постановку ФОП на облік в податковій.
• Передали клієнту виписку з ЄДР, що є підтвердженням відкриття бізнесу.

ФОП зареєстровано – тепер потрібно приділити увагу низці важливих моментів, без яких організувати стабільну та успішну роботу неможливо.

4 крок – відкриття рахунків в банках та ведення обліку

Наш клієнт відразу сказав, що планує співпрацювати з іноземними контрагентами. І в такому випадку бухгалтерський облік передбачатиме чимало нюансів, про які обов’язково треба потурбуватися, аби не мати проблем з податковою.

Під час консультації бухгалтер порекомендував звернути увагу клієнту на:

1. Правильне ведення обліку валютних надходжень – кошти конвертуються в гривню по курсу НБУ на день їх зарахування, вносяться в звітність, оподатковуються за умовами вибраної системи, групи. А ще треба правильно враховувати курсові різниці, комісії та ін.
2. Оформлення первинних документів – обов’язково має бути сплачений інвойс зі всіма необхідними реквізитами, бажано мати також акт виконаних робіт, а краще й договір про надання послуг.
3. Отримання всіх коштів виключно на підприємницький рахунок – навіть якщо вони перераховуються з онлайн-сервісів, виводити треба лише на рахунок ФОП.

Інколи підприємці-початківці роблять грубу помилку – приймають оплату від клієнтів на рахунок ФОП і на особистий, не розуміючи різниці. І це призводить до серйозних наслідків – дохід, отриманий на особистий рахунок, вважається не підприємницьким, а доходом фізичної особи. Оподатковується відповідно за ставками 18% ПДФО та 5% військового збору.

Тому перед тим, як приймати першу оплату від клієнта за надані дизайн-агенцією послуги, треба відкрити рахунки ФОП – в іноземному, українському банках (чи кількох). Законодавство не обмежує кількість рахунків, які може мати ФОП, та вибір банківських установ. Ми проконсультували клієнта щодо всіх цих особливостей і допомогли відкрити рахунки в вибраних ним банках.

Оформлення інвойсів

Наразі ФОПам не обов’язково мати договори та акти для підтвердження наданих послуг іноземним клієнтам. Можна обмежитися виключно інвойсами, але вони мають бути правильно складені та оформлені. І тут криється чимало деталей, які в разі неврахування можуть стати причиною проблем з податковою.

Тому ми склали для клієнта шаблони інвойсів, в яких вірно відображені всі ключові реквізити, що має містити первинний документ:

• Назва інвойса (це може бути «рахунок-фактура» чи invoice), нумерація – кожен повинен мати унікальний номер, що присвоюється послідовно.
• Реквізити сторін – дані ФОПа (ПІБ, РНОКПП, адреса реєстрації) та замовника (вноситимуться окремо кожен раз). Повинні бути продубльовані українською, англійською.
• Повний опис послуг – не просто «створення логотипа», а «розробка логотипа для продукту «Х» компанії «Х» відповідно до технічного завдання № від…».
• Вартість послуг, валюта, обчислення обсягів наданих послуг (у годинах, кількості виконаних завдань тощо).
• Реквізити рахунку IBAN, на який замовник повинен переказати кошти. Зверніть увагу, що для міжнародних контрактів реквізити для оплати мають бути з даними для переказу через SWIFT, SEPA.

Додатково ми завжди рекомендуємо додавати до інвойсу фразу по типу «Оплата цього рахунку є свідченням повного прийняття замовником послуг та відсутності претензій по якості».

Ми зробили відразу шаблон інвойсу двомовним. Адже в разі створення первинних документів іноземною мовою податкова може вимагати перекладу їх українською.

5 крок – розробка договорів для співпраці з контрагентами

Хоч вище ми і зазначили, що ФОП може працювати без договору, а податковій надавати тільки інвойси, робити так ми не рекомендуємо. І для ФОП дизайн-агенції розробили шаблони договорів для співпраці. Адже договір – це захист для підприємця: від нечесних замовників і невиконання ними умов співпраці, затримок (чи відсутності) оплати роботи, непорозумінь та ін.

В договорі чітко мають бути викладені основні умови співпраці – від опису послуг та їх ціни до алгоритмів дій в разі форс-мажорних ситуацій чи появи конфліктів. З одного боку, договір захищає обидві сторони, адже в разі порушення домовленостей можна звернутися до суду та відстояти свої права, інтереси.

З іншого ж – дає чіткі інструкції, що особливо важливо в сфері дизайну, де сторонам часом важко зрозуміти уявлення про кінцевий результат і визначитися з деталями. Маючи чітке технічне завдання та зафіксовані в договорі всі умови, виконавцю простіше зробити все так, як треба. А якщо замовник в процесі змінить свої вимоги чи відмовлятиметься від погоджених раніше правок – підтвердженням буде саме договір і ТЗ.

Для нашого клієнта ми розробили шаблон договору, який він зможе використовувати під час співпраці з контрагентами. Також зробили договір-оферту для сайту та умови конфіденційності – обов’язкові документи, які мають бути для правильного оформлення взаємодії з клієнтами в разі замовлення ними послуг через сайт дизайн-агенції.

Допомога фахівців Monefy в реєстрації ФОП для дизайн-агенції

Як бачимо, нюансів у відкритті ФОП для дизайн-агенції багато і ми розглянули далеко не всі, адже чимало питань може виникнути в процесі реєстрації бізнесу. Якщо ж ви не хочете розбиратися з документами, законодавчими нормами та податковими вимогами, але бажаєте мати впевненість в успішному старті бізнесу – звертайтесь до наших фахівців!

Ми надаємо бухгалтерські та юридичні послуги українським ФОП і ТОВ, маємо значний досвід співпраці з бізнесом та можемо:

1. Проконсультувати з будь-яких питань щодо відкриття ФОП, ТОВ.
2. Здійснити реєстрацію ФОП для дизайн-агенції – швидко, чітко, правильно.
3. Взяти на себе ведення бухгалтерського обліку ФОП, ТОВ.
4. Забезпечити якісний юридичний супровід бізнесу.
5. Допомогти вирішити будь-який запит та знайти відповіді на найскладніші запитання.

Звертайтесь за номером телефону, який бачите на сайті. Або залишайте свої контакти у вікні заявки і менеджер зв’яжеться з вами найближчим часом для обговорення умов співпраці!

Популярні запитання про відкриття ФОП для дизайн-агенції

Нижче дамо короткі відповіді на декілька типових запитань, які ми часто отримуємо від клієнтів під час консультацій.

Для чого реєструвати ФОП для дизайн-агенції?

ФОП реєструють для того, щоб вести бізнес офіційно. Будь-яка підприємницька діяльність в Україні має бути зареєстрована (ФОП чи ТОВ), в іншому випадку на підприємця чекають штрафи та інші неприємні наслідки. Податкова може нараховувати на дохід 18% ПДФО та 5% військового збору (як на доходи фізичної особи), банки – блокувати рахунки.

Чи потрібно підготуватися до відкриття бізнесу?

Так, до реєстрації ФОП для дизайн-агенції потрібно визначитися з декількома важливими параметрами. Насамперед це КВЕДи (види діяльності, які буде вести ФОП) та система оподаткування. Також варто добре обміркувати та спланувати й інші моменти – краще за все проконсультуватися з фахівцями.

Які КВЕД для дизайн-агенції підходять?

Зазвичай основним для ФОП дизайн-агенції КВЕД реєструють 74.10 «Спеціалізована діяльність із дизайну». Проте кодів краще додавати більше, щоб охопити повністю всі види діяльності. Наприклад, якщо дизайн-агенція надаватиме також послуги розробки програм, навчання, консультування – все це треба зафіксувати в КВЕДах. Звертайтесь до наших фахівців – і ми підберемо всі коди, які потрібні для вашого ФОП.

Яку групу, систему оподаткування для ФОП вибрати?

Для дизайн-агенції підходять 2 та 3 група спрощеної системи. Проте на 2 групі є обмеження щодо кількості найманих працівників (дозволено не більше 10 осіб) і надання послуг контрагентам. Надавати послуги агенція зможе лише ФОП і ТОВ, які також знаходяться на спрощеній системі. Якщо ж ФОП хоче співпрацювати з різними клієнтами та іноземцями – підходить тільки 3 група.

Що врахувати під час оформлення співпраці з іноземними клієнтами?

Нюансів тут чимало. Багато з них пов’язані з правильним обліком доходу, що надходить з-за кордону – тут важливо отримувати кошти тільки на підприємницькі рахунки, правильно обчислювати (за курсом гривні, встановленим НБУ на день надходження, є нюанси щодо врахування комісії, курсової різниці та ін.). Також треба подумати про укладення договорів з клієнтами, розробку двомовних інвойсів тощо.

Чи можете ви допомогти в реєстрації ФОП для дизайн-агенції, з веденням бухгалтерського обліку та ін.?

Так, звісно. Ми надаємо бухгалтерські та юридичні послуги ФОП і ТОВ. Допоможено в реєстрації, вирішенні будь-яких питань, можемо повністю вести бухоблік, надати юридичний супровід. Варіанти співпраці є різні, дзвоніть нам і менеджер розповість про всі умови.