Ведення бізнесу в будь-якій країні світу потребує правильного оформлення безлічі документів. Україна виключенням не є, хоча багато процедур і порядків у нас значно спрощені. В 2025 році рівень цифровізації державних послуг і різних процесів став настільки високим, що вести бізнес наразі можна практично повністю онлайн.
Реєстрація ФОП і ТОВ, ведення бухгалтерії підприємства, взаємодія з контрагентами, подання звітності в ДПС та виконання безлічі інших завдань можна реалізувати в електронному форматі – швидко та зручно. Проте все одно важливо чітко дотримуватися всіх вимог і норм законів, супроводжувати діяльність первинними документами, правильно все оформлювати.
В цій статті ми поговоримо про один з первинних документів, без якого складно вести діяльність в сфері надання послуг – це акт виконаних робіт (наданих послуг). Деякі підприємці нехтують цим документом і вважають, що для підтвердження виконання робіт чи надання послуг достатньо мати чинний договір і рахунок. І в певному сенсі це дійсно так.
Адже якщо інвойс має всі обов’язкові реквізити і був оплачений, його можна вважати первинним документом. В такому випадку відсутність акту виконаних робіт порушенням не буде. Але його наявність дає як замовнику, так і виконавцю низку переваг і гарантій. Тому ми завжди рекомендуємо клієнтам складати такі акти. Виключенням може бути співпраця з іноземними клієнтами, де правильно складеного інвойсу та його оплати достатньо.
І сьогодні розкажемо, що таке акт виконаних робіт (наданих послуг), коли треба його складати, які обов’язкові реквізити мають бути в акті та чому не варто використовувати шаблони з мережі, а краще розробляти власні. Подамо приклади використання актів виконаних робіт та відповіді на поширені запитання.
Що таке акт виконаних робіт (наданих послуг)
Акт виконаних робіт (надання послуг) – це первинний документ бухгалтерського обліку, який використовується для підтвердження факту виконання робіт чи надання послуг однією стороною та прийняття їх іншою стороною за договором. Він складається у письмовій формі, підписується замовником і виконавцем та має юридичну силу.
В акті виконаних робіт, надання послуг обов’язково мають бути: дата та місце складання, реквізити сторін (назва, код, адреса), посилання на договір, опис і обсяг виконаних робіт/послуг, їх вартість, підписи уповноважених осіб та печатки (за наявності). Про реквізити та законодавчі вимоги ми поговоримо нижче окремо.
Отже, саме з моменту підписання акта виконаних робіт виникають підстави для остаточних розрахунків між сторонами, а також для відображення господарської операції в обліку. По суті, акт виконаних робіт (наданих послуг) є доказом того, що зобов’язання за договором виконані належним чином.
Він захищає інтереси як замовника (фіксує обсяг, якість отриманого), так і виконавця (підтверджує його право на оплату). На відміну від рахунку, акт вміщує більш повну інформацію про виконані роботи, надані послуги (а не тільки їх вартість) і регулює взаємодію сторін під час прийняття таких робіт.
Коли необхідне складання акту виконаних робіт, наданих послуг
На початку статті ми вже вказували, що українське законодавство дозволяє вести бухгалтерський облік ФОП чи ТОВ на основі рахунку-фактури (інвойсу), але за умови, що:
- Такий рахунок був оплачений – це є підтвердженням факту надання послуг, виконання робіт.
- Інвойс містить низку обов’язкових для всієї «первинки» реквізитів (вміщені в ст. 9 ЗУ про бухоблік).
Якщо ці дві умови виконані, для бухобліку можна використовувати рахунок-інвойс і акт наданих послуг не складати. Проте це завжди ризик для підприємця, адже саме в акті міститься важлива інформація щодо виконаних робіт і в разі виникнення будь-яких суперечок чи конфліктів він дасть змогу захистити права, інтереси кожної з сторін.
Ми рекомендуємо клієнтам завжди складати акти виконаних робіт (наданих послуг) і убезпечувати себе таким чином від проблем. Незалежно від того, надаєте ви як ФОП послуги розробки сайтів чи ваше підприємство займається веденням бухгалтерії – крім договору про співпрацю та рахунку-інвойсу за надані послуги слід також складати акт виконаних робіт.
Приклади ситуацій, в яких варто складати акт виконаних робіт, наданих послуг
Сфера | Ситуація | Чому важливо скласти акт |
Адвокат | Надання письмової консультації або складання процесуального документа | Акт виконаних робіт адвоката підтверджує факт виконання інтелектуальної роботи, що важливо для оплати гонорару та уникнення суперечок щодо обсягу послуг. |
Маркетолог | Проведення рекламної кампанії чи маркетингових активностей | Документ фіксує обсяг виконаних робіт та результати, що дозволяє замовнику перевірити якість та виконавцю отримати оплату. |
ІТ-спеціаліст | Розробка веб-сайту або програмного забезпечення | Акт виконаних робіт на розробку сайту, наприклад, захищає виконавця, підтверджуючи завершення етапів робіт, та дає підстави для приймання і подальшої оплати. |
Будівельна компанія | Ремонтні чи монтажні роботи на об’єкті | Фіксує обсяг і якість робіт, є підставою для взаєморозрахунків та доказом виконання у разі спорів. |
Бухгалтер | Ведення обліку або підготовка звітності | Акт виконаних робіт з надання бухгалтерських послуг підтверджує надані послуги у сфері бухгалтерського супроводу та є підставою для фіксації, врахування витрат у замовника. |
Копірайтер
| Створення текстів для сайту чи рекламної кампанії | Акт підтверджує факт передачі авторських матеріалів, що важливо для захисту прав та своєчасної оплати. |
Коуч | Проведення серії індивідуальних або групових сесій | Документує кількість і обсяг проведених коучем занять, що є підставою для розрахунків та уникнення непорозумінь. |
Івент-агенція | Організація корпоративного заходу чи конференції | Акт виконаних робіт фіксує перелік наданих послуг та їх якість, що дозволяє узгодити результат і оплату з клієнтом. |
Репетитор | Проведення курсу навчальних занять чи підготовки до іспиту | Акт засвідчує кількість годин і виконану роботу, підтверджуючи підстави для виплат. |
Психолог | Проведення терапевтичних консультацій | Акт виконаних робіт захищає фахівця, підтверджує факт і тривалість консультацій, слугує підставою для фінансового обліку. |
Як бачимо, ситуації бувають різні, проте виконання будь-яких робіт повинне бути чітко зафіксоване в документах – для правильного бухгалтерського обліку та підтвердження факту взаємодії, обсягів і якості роботи, інших суттєвих умов.
Переваги оформлення акту виконаних робіт, наданих послуг
Які переваги дає правильно складений акт наданих послуг чи виконаних робіт обом сторонам:
- Юридичний доказ виконання зобов’язань за договором.
- Фіксація обсягу та якості робіт – для уникнення двозначностей.
- Підстава для оплати та фінансових розрахунків.
- Захист від спорів між замовником і виконавцем.
- Документ для бухгалтерії ФОП, ТОВ та підтвердження витрат.
- Підвищення довіри між сторонами співпраці.
Як правильно оформити акт приймання виконаних робіт в 2025 році
Акт виконання робіт, надання послуг повинен бути складений обов’язково українською мовою. В ньому мають бути вміщені всі обов’язкові реквізити, наявності яких вимагає закон для первинних документів.
Акт виконаних робіт (наданих послуг) у більшості випадків формується у 2 примірниках для кожної із сторін, після виконання робіт. Вважається дійсним після того, як його підписали обидві сторони.
Ще раз підкреслимо, що з юридичної точки зору акт є прямим доказом факту виконання зобов’язань замовника та виконавця. А тому в разі виникнення будь-яких конфліктів чи спорів, під час розгляду справи в суді акт виконаних робіт може використовуватися для захисту прав, інтересів однієї з сторін.
Обов’язкові реквізити, які мають містити акти
Основні вимоги до первинних документів вміщені в ЗУ № 996-XIV Про бухгалтерський облік та фінансову звітність. В ст. 9 цього закону вказано, що первинний документ (а, отже, і акт виконаних робіт або надання послуг) має містити наступні реквізити:
- назву документа – зазвичай так і вказують «Акт виконаних робіт» або ж «Акт наданих послуг»;
- дату складання – число повинне відповідати звітному періоду, впродовж якого була проведена операція;
- назву підприємства (підприємця), що склало документ. Всі назви мають збігатися з даними в ЄДР;
- зміст та обсяг операції (мають бути чітко прописані, відповідати умовам договору, видам діяльності) та одиницю її виміру (квадратний метр, кілометр, штуки, послуги тощо);
- посади і прізвища всіх осіб, що несуть відповідальність за проведення господарської операції, коректність її оформлення – уповноважені особи, які визначені наказом керівника тощо. Слід звертати увагу на період лікарняних, відпусток таких осіб;
- підпис чи інші дані, завдяки яким можна ідентифікувати особу, що була залученою до здійснення господарської операції. Підпис повинен бути обов’язково розшифрований із зазначенням ПІБ, посади особи.
Додаткові реквізити, які можна зазначити в акті
Для більшої зручності та з інших причин також в акті виконаних робіт (наданих послуг) можна зазначити такі реквізити:
- період, у якому надавалися послуги;
- банківські реквізити однієї чи обох сторін;
- порядковий номер документа;
- вказання адреси контрагентів та точного їх місцезнаходження;
- печатка (якщо вона є);
- дата та номер договору, відповідно до умов якого були проведені роботи;
- строк, впродовж якого має прийти оплата за роботи;
- підстава для здійснення операцій тощо.
Нюанси, які варто врахувати під час заповнення
Слід зазначити, якщо сторона (сторони) є платником (платниками) ПДВ, тоді назви виконаних робіт та одиниці виміру мають повністю відповідати цим же назвам у податковій накладній. Адже якщо будуть виявлені невідповідності (під час перевірки, наприклад), податківці такий документ можуть визнати недійсним.
Відповідно до ЗУ №996-XIV всі первинні документи, до яких відноситься й акт виконаних робіт (наданих послуг), що були створені в електронному форматі, повинні використовуватися в бухобліку з чітким дотриманням всіх вимог законодавства, яке регулює обіг електронних документів в Україні.
Де знайти акт виконаних робіт, наданих послуг (зразок чи бланк документа, шаблон)
Отже, акт виконаних робіт (наданих послуг) є основним первинним документом, в якому відображаються господарські операції, пов’язані з виконанням робіт, наданням послуг відповідно. Він є прямим підтвердженням факту здійснення діяльності, фіксує термін виконання, вартість.
Стандартного шаблону акту виконаних робіт чи надання послуг, який був би затвердженим законодавчо, наразі немає. Форма акту виконаних робіт може бути довільною, зразків багато можна знайти в інтернеті. В мережі подано чимало документів такого типу для надання бухгалтерських, юридичних послуг, є акти на розробку сайту чи створення контенту.
Нижче ми наводимо зразок акта прийому-передачі виконання робіт, щоб ви могли ознайомитися з документом та зрозуміти, як він виглядає, які дані містить:
Зразок у текстовому форматі можете подивитися за посиланням.
Проте краще складати шаблон акту в індивідуальному порядку, щоб бути точно впевненим, що він відповідає законодавчим вимогам з одного боку та враховує особливості ФОП, ТОВ, побажання сторін, умови договору, інші нюанси – з іншого.
Чому варто складати акти в індивідуальному порядку
Основні ризики використання завантаженого з мережі шаблону акту виконаних робіт (наданих послуг):
- Невідповідність договору – акт виконання робіт повинен відображати конкретні умови вашого договору (предмет, обсяг, строки, особливості робіт чи послуг). Стандартні бланки з мережі зазвичай не враховують цих нюансів, через що документ може втратити юридичну силу.
- Ризик податкових претензій – ДПС перевіряє правильність первинних документів. Якщо акт складений без обов’язкових реквізитів, передбачених законодавством, він може бути визнаний недійсним. Це створює ризики штрафів та інших санкцій.
- Неврахування особливостей бізнесу – кожна сфера має специфіку: ІТ-послуги, будівництво, маркетинг чи логістика. Шаблон з інтернету не описує ці відмінності, а тому не захищає бізнес у разі спорів.
- Можливі прогалини у відповідальності – в загальних формах акту виконаних робіт часто відсутні умови щодо якості робіт, строків усунення недоліків або гарантій. Це може призвести до ситуації, коли замовник відмовиться від оплати чи висуне претензії, а виконавець залишиться без захисту.
- Відсутність індивідуальних реквізитів – акт надання послуг має містити точні дані компанії, ФОПа, реквізити договору, специфікацію послуг. Уніфікований бланк акту виконаних робіт не завжди враховує структуру вашої діяльності та інші особливості.
- Юридична слабкість у судових спорах – у випадку конфлікту саме акт є ключовим доказом виконання зобов’язань. Неправильно складений шаблон може бути визнаний недопустимим доказом у суді.
- Втрата довіри контрагентів – партнери часто звертають увагу на якість документів. Використання бланків актів виконаних робіт, наданих послуг, що не відповідають вимогам законодавству чи містять помилки, може виглядати непрофесійно, викликати сумніви у надійності вашої компанії.
То ж ми завжди рекомендуємо клієнтам розробляти власні шаблони актів виконаних робіт, наданих послуг (для ФОП, ТОВ) і використовувати під час ведення діяльності. Якщо вам потрібна допомога в розробці акту виконаних робіт до договору ЦПХ чи самого договору, звертайтесь до наших фахівців!
Переваги звернення до фахівців
Не хочете самостійно вивчати всі вимоги й нюанси? Але бажаєте мати впевненість, що акти виконаних робіт (наданих послуг), які використовуватимете в підприємницькій діяльності, складені правильно і в разі непередбачуваних ситуацій зможуть захистити вас від проблем. В такому випадку краще звертатися до спеціалістів по допомогу.
Ключові переваги співпраці зі спеціалістами Monefy:
- Інформаційна підтримка – надаємо пояснення, як і коли використовувати акт, допомагаємо уникнути типових помилок.
- Відповідність законодавству – гарантуємо правильність оформлення документації згідно з нормами ЗУ про бухоблік, ПКУ.
- Індивідуальний підхід – акт виконаних робіт або наданих послуг створюється з урахуванням специфіки діяльності клієнта, умов конкретного договору, галузевих вимог.
- Захист у спорах – документи складаємо так, щоб вони мали максимальну доказову силу у випадку конфліктів із контрагентами чи перевірок.
- Економія ресурсів – клієнт отримує готовий шаблон або пакет актів, які легко адаптувати під різні договори і не витрачає власний час на розробку документації.
Залишайте свої дані у вікні зворотного зв’язку або дзвоніть нам за номером телефону, що вказаний на сайті!
Що таке акт виконаних робіт (наданих послуг)?
Це первинний документ, який є підтвердженням факту надання певних послуг чи виконання конкретних робіт виконавцем, що були прийняті їх замовником. Акт є підставою для здійснення оплати та основою для врахування операції під час ведення бухгалтерського обліку.
Коли потрібно складати акти виконаних робіт, наданих послуг?
Його складають після завершення робіт чи надання послуг (іноді поетапно), щоб зафіксувати результат і провести розрахунки між сторонами.
Чи потрібно складати ФОП, ТОВ акт виконаних робіт, надання послуг?
Акт виконаних робіт (надання послуг) є первинним документом, який потрібно складати і зберігати впродовж встановленого законодавством терміну. Проте якщо є укладений договір і оплачується правильно складений рахунок-фактура (інвойс) зі всіма необхідними реквізитами, цього може бути достатньо для бухгалтерського обліку і визнання операції.
Але для уникнення проблем з податковою та захисту інтересів бізнесу акт виконаних робіт для ФОП і ТОВ таки бажано укладати. Він підтверджує факт виконання робіт чи надання послуг, захищає від претензій замовника і виконавця, містить більше інформації, ніж інвойс.
Як скласти акт виконаних робіт (акт наданих послуг)?
Акт складають після завершення робіт або послуг: у ньому зазначають сторони, опис і обсяг виконаних робіт, вартість та підписи уповноважених осіб. Документ підписується сторонами і зберігається для бухгалтерії та податкового обліку.
Які обов’язкові реквізити повинні бути в акті виконання робіт, надання послуг?
В акті повинні бути вказані наступні реквізити: дата та місце складання, назва й код виконавця і замовника, посилання на договір, підписи уповноважених осіб та печатки (якщо застосовуються). Повний перелік вміщено в ст. 9 ЗУ про бухоблік. Також за необхідності та для зручності можна додавати й інші реквізити.
