Річна інвентаризація на підприємстві – важлива частина закриття періоду, від якої залежить достовірність балансу. Її мета – перевірити фактичну наявність і стан активів, а також повноту та достовірність даних про зобов’язання підприємства. Результати інвентаризації дають змогу виявити надлишки, нестачі, пошкоджене або непридатне майно та інші розбіжності між обліковими даними й фактичним станом.
Порядок проведення інвентаризації визначає Положення про інвентаризацію активів та зобов’язань, затверджене наказом Мінфіну від 02.09.2014 № 879. Для підприємств, які зобов’язані складати річну фінансову звітність, проведення інвентаризації перед її складанням є обов’язковим.
В статті розберемо, коли та як її проводити, які рішення потрібно оформити до початку перевірки, як документувати результати та що робити з виявленими розбіжностями, щоб дані бухгалтерського обліку та фінансової звітності відповідали фактичному стану підприємства.
Рішення, які ухвалюють до початку інвентаризації
Річну інвентаризацію не варто починати лише з фактичного підрахунку майна. Спочатку керівник підприємства має визначити об’єкти, строки та порядок проведення інвентаризації, а також затвердити склад інвентаризаційної комісії. Це оформлюється розпорядчим документом керівника.
До початку роботи комісії варто визначити наступні аспекти.
Станом на яку дату проводиться інвентаризація
Для різних груп активів Положення № 879 встановлює різні допустимі періоди проведення річної інвентаризації до дати балансу. Тому підприємство може проводити перевірку не всіх активів в один день, але має дотриматися граничних строків, установлених Положенням.
Склад інвентаризаційної комісії
Комісію створюють розпорядчим документом керівника. До її складу можуть входити представники адміністрації, бухгалтерської служби та працівники, які мають необхідні знання щодо об’єктів інвентаризації. Якщо обсяг роботи великий, підприємство може створити робочі інвентаризаційні комісії для окремих місць зберігання або виробництва.
Що саме підлягає перевірці
У розпорядчому документі визначають об’єкти, періодичність і строки інвентаризації. Перевірці підлягають не лише матеріальні активи: інвентаризація охоплює активи та зобов’язання підприємства, зокрема розрахунки, заборгованість, доходи й витрати майбутніх періодів та інші передбачені Положенням об’єкти.
Як оформлятимуть результати
Підприємство має забезпечити оформлення інвентаризаційних описів (актів), звіряльних відомостей та інших документів відповідно до вимог Положення № 879 і правил оформлення первинних документів. Підприємство також може визначити порядок проведення інвентаризації та оформлення її результатів у власному внутрішньому положенні.
Графік проведення
Річну інвентаризацію проводять до дати балансу, але конкретний період залежить від виду активів та зобов’язань. Наприклад, для більшості необоротних активів, запасів, дебіторської та кредиторської заборгованості Положення № 879 передбачає проведення інвентаризації протягом трьох місяців до дати балансу. Для окремих об’єктів установлені інші строки.
Результати підготовчої роботи
Результатом підготовчого етапу має бути оформлений наказ (інший розпорядчий документ) про проведення інвентаризації з визначенням необхідних організаційних питань. До початку перевірки також потрібно завершити обробку документів щодо руху активів, визначити їх облікові залишки та підготувати місця зберігання до фактичної перевірки.
Матеріально відповідальні особи підтверджують, що всі прибуткові та видаткові документи передані до бухгалтерії, а операції з активами відображені в обліку.
Об’єкт, метод і документ інвентаризації
Під час інвентаризації спосіб перевірки залежить від того, який саме актив або зобов’язання перевіряється. Для майна встановлюють фактичну наявність і стан, а для розрахунків та інших облікових показників – документальне підтвердження та обґрунтованість сум.
Об’єкт інвентаризації | Як перевіряють | Основні документи |
Основні засоби, нематеріальні активи, МНМА, капітальні інвестиції | Перевіряють фактичну наявність, стан, відповідність обліковим даним і документам, а також придатність до подальшого використання | Інвентаризаційні описи та інші документи, передбачені для відповідного об’єкта |
Запаси, у тому числі прийняті на відповідальне зберігання, передані в переробку або такі, що перебувають у дорозі | Підрахунок, зважування, обмір; окремо перевіряють документи щодо запасів, які фізично відсутні на підприємстві | Інвентаризаційні описи, акти та інші документи залежно від виду запасів |
Грошові кошти, грошові документи, цінні папери, бланки документів суворої звітності | Фактичний перерахунок і документальна звірка з даними бухгалтерського обліку та відповідними реєстрами | Відповідні акти інвентаризації та інші документи за об’єктом перевірки |
Дебіторська та кредиторська заборгованість | Документальна перевірка залишків, підстав виникнення та обґрунтованості заборгованості; за потреби – звірка з контрагентами | Акт інвентаризації розрахунків, документи, що підтверджують заборгованість, акти звірки та інші підтвердні документи |
Фінансові інвестиції | Перевірка наявності та документального підтвердження прав на інвестиції, їх оцінки й відображення в обліку | Відповідний акт інвентаризації та документи, що підтверджують права й оцінку інвестицій |
Забезпечення, доходи і витрати майбутніх періодів та інші облікові об’єкти | Перевірка підстав виникнення, документального підтвердження, правильності розрахунку та оцінки | Відповідні інвентаризаційні документи, розрахунки, бухгалтерські довідки та інші підтвердні документи |
Зобов’язання та інші облікові показники | Документальна перевірка сум, підстав виникнення та правильності відображення в бухгалтерському обліку | Документи, що підтверджують відповідні зобов’язання та результати їх інвентаризації |
Результати інвентаризації за кожним об’єктом оформлюють відповідними первинними документами. Інвентаризаційна комісія аналізує виявлені розбіжності, встановлює їх причини та формує висновки й пропозиції. Узагальнені результати відображають у протоколі інвентаризаційної комісії, який подають керівнику для затвердження.
Як відобразити розбіжності за результатами інвентаризації
Виявлену нестачу або надлишок не варто відразу проводити в бухгалтерському обліку. Спочатку інвентаризаційна комісія аналізує розбіжності, встановлює їх причини, за потреби отримує пояснення відповідальних осіб і формує висновки та пропозиції щодо врегулювання.
Результати відображають у протоколі, який передають керівнику на затвердження. Саме на підставі затвердженого протоколу результати інвентаризації відображають у бухгалтерському обліку та фінансовій звітності.
Типове бухгалтерське відображення залежить від виду активу, характеру розбіжності та обставин її виникнення. Наведені нижче кореспонденції є орієнтиром: перед проведенням бухгалтеру потрібно врахувати облікову політику підприємства, вид активу та вимоги відповідних НП(С)БО або МСФЗ.
Ситуація | Типове відображення | Що важливо врахувати |
Виявлено надлишок запасів | Дт 20, 22, 26, 28 – Кт 719 | Виявлений актив оприбутковують з відповідною оцінкою згідно з правилами бухгалтерського обліку. Не слід автоматично застосовувати одну оцінку до всіх видів активів. |
Нестача запасів у межах норм природного убутку | Дт рахунків витрат – Кт 20, 22, 28 | Списання можливе за наявності підстав для застосування відповідних норм природного убутку. |
Нестача запасів понад норми природного убутку | Дт 947 – Кт 20, 22, 28 | Сума нестачі спочатку відображається як витрати. Якщо винну особу не встановлено або рішення про відшкодування не прийнято, порядок подальшого списання потребує документального обґрунтування. |
Нестача, за яку встановлено винну особу | Дт 375 – Кт 716 – на суму, що підлягає відшкодуванню | Це проведення відображає виникнення дебіторської заборгованості винної особи та доходу від відшкодування раніше списаних активів. Саму нестачу до цього потрібно відобразити за відповідними рахунками. |
Сума нестачі, щодо якої винну особу не встановлено | Дт 947 – Кт рахунку активу; за потреби – облік на рахунку 072 | Потрібно документально підтвердити обставини нестачі та причини, з яких її не віднесено на винну особу. |
Безнадійна дебіторська заборгованість | Залежить від наявності та суми резерву сумнівних боргів | Списання заборгованості проводять з урахуванням правил формування та використання резерву сумнівних боргів. Бухгалтерське проведення не варто зводити до одного універсального варіанта. |
Що робити з нестачею: короткий алгоритм
Якщо інвентаризація виявила нестачу, бухгалтеру важливо не обмежуватися одним проведенням. Послідовність дій зазвичай така:
- Зафіксувати розбіжність в інвентаризаційних документах.
- З’ясувати причину нестачі та обставини її виникнення.
- Визначити, чи можна застосувати норми природного убутку або провести взаємозалік внаслідок пересортиці, якщо для цього є передбачені законодавством підстави.
- Встановити винну особу, якщо це можливо, та визначити суму, що підлягає відшкодуванню.
- Сформувати висновки комісії та відобразити їх у протоколі.
- Отримати затвердження керівника.
- Провести відповідні бухгалтерські записи та, за необхідності, відобразити податкові наслідки.
Не забудьте про податкові наслідки
Бухгалтерське проведення не завжди вичерпує наслідки інвентаризації. Окремо потрібно перевірити ПДВ та податок на прибуток, якщо підприємство є відповідним платником.
Особливу увагу варто приділити:
- списанню запасів унаслідок нестачі або псування;
- операціям з надлишками;
- відшкодуванню шкоди винною особою;
- списанню дебіторської заборгованості;
- уцінці або іншій зміні вартості активів;
- податковим різницям з податку на прибуток, якщо підприємство застосовує відповідні коригування.
Тому після затвердження результатів інвентаризації бухгалтеру варто перевірити не лише кореспонденцію рахунків, а й те, чи виникають податкові зобов’язання, право на податкові коригування або інші наслідки за ПКУ.
Розрахунки: найслабше місце
Касу й склад комісія зазвичай перераховує ретельно, а про розрахунки згадує в останню чергу. Тим часом саме тут накопичуються:
- прострочена дебіторська заборгованість без резерву сумнівних боргів;
- борги з закінченим строком позовної давності, які формально ще числяться в обліку;
- кредиторська заборгованість за неоформленими актами;
- розбіжності з контрагентами через різні дати визнання операцій.
Акти звірки з основними контрагентами краще надсилати завчасно, не чекаючи кінця грудня.
Відображення результатів у звітному періоді
Результати інвентаризації відображають у бухгалтерському обліку та фінансовій звітності того звітного періоду, в якому її завершено, на підставі затвердженого протоколу комісії. Практичний висновок: затвердьте протокол і проведіть розбіжності до закриття періоду, а не після подання звітності.
Особливості воєнного стану
Інвентаризація обов’язкова й тоді, коли майно знищене, пошкоджене або перебуває на тимчасово окупованій території чи в районі бойових дій. У такому разі додатково:
- складають акти про знищення або пошкодження з описом обставин;
- додають підтвердження: довідки, листування з уповноваженими органами, фото- та відеофіксацію;
- для майна, до якого немає доступу, фіксують причину неможливості перевірки та відому інформацію про його стан.
Після пожежі, стихійного лиха чи техногенної аварії обсяг інвентаризації визначає керівник.
Типові помилки під час річної інвентаризації
Річна інвентаризація часто не дає очікуваного результату не через складність самої перевірки, а через помилки в її організації та оформленні. Найпоширеніші з них – формальний підхід, неправильне документування, несвоєчасне відображення результатів у бухгалтерському обліку.
1. Проводять інвентаризацію формально
Облікові залишки просто переносять до інвентаризаційних документів без фактичного перерахунку, зважування, обміру або перевірки стану активів.
Як правильно: комісія має встановити фактичну наявність і стан активів та порівняти результати з даними бухгалтерського обліку.
2. Немає належного наказу про проведення інвентаризації
Інвентаризацію проводять без розпорядчого документа або в наказі не визначають склад комісії, об’єкти, строки та інші необхідні організаційні питання.
Як правильно: до початку перевірки керівник має оформити розпорядчий документ і визначити в ньому передбачені Положенням № 879 організаційні параметри інвентаризації.
3. Не враховують установлені строки
Всі активи перевіряють в один день або проводять інвентаризацію поза допустимим періодом, не враховуючи, що для окремих об’єктів Положення № 879 встановлює різні строки.
Як правильно:скласти графік інвентаризації за групами активів і перевірити граничні строки для кожного виду об’єктів.
4. Не перевіряють дебіторську та кредиторську заборгованість по суті
Підприємство звіряє лише залишки на рахунках, але не аналізує документи, строки виникнення та реальність погашення заборгованості. Акт звірки з контрагентом не замінює повноцінної інвентаризації розрахунків.
Як правильно: перевірити підстави виникнення заборгованості, її строки, документи та можливість погашення, а за потреби провести звірку з контрагентами.
5. Нестачі та надлишки списують або оприбутковують автоматично
Бухгалтер робить проведення після виявлення розбіжності, не з’ясувавши її причини та не дочекавшись належного оформлення результатів інвентаризації.
Як правильно:зафіксувати розбіжність, з’ясувати її причини, отримати необхідні пояснення та документи, сформувати висновки комісії, затвердити результати керівником і лише після цього відобразити їх в обліку.
6. Результати інвентаризації не відображають у тому самому періоді
Виявлені розбіжності залишають «на потім», хоча вони впливають на показники бухгалтерського обліку та фінансової звітності.
Як правильно: результати інвентаризації відображають у бухгалтерському обліку та фінансовій звітності того звітного періоду, в якому завершено інвентаризацію, відповідно до встановленого порядку.
7. Не перевіряють податкові наслідки
Після списання нестачі, псування активів, уцінки або інших коригувань бухгалтер обмежується проведеннями та не перевіряє, чи виникають податкові наслідки.
Як правильно:після затвердження результатів окремо перевірити наслідки для ПДВ та податку на прибуток з урахуванням конкретної операції, статусу підприємства та норм ПКУ.
8. Не аналізують документи щодо матеріально відповідальних осіб
Під час інвентаризації виявляється нестача, але підприємство не перевіряє документи, що підтверджують передачу майна відповідальній особі, її обов’язки та обставини виникнення втрати.
Як правильно:разом з результатами інвентаризації перевірити первинні документи щодо передачі та руху активів і встановити причини розбіжності. Це особливо важливо, якщо підприємство розглядає питання про відшкодування збитків.
9. Не доводять процедуру до завершення
На підприємстві є інвентаризаційні описи, але немає належно оформленого протоколу комісії, рішення керівника або бухгалтерських записів за результатами перевірки.
Як правильно: пройти весь цикл – фактична перевірка → документування → аналіз розбіжностей → протокол комісії → затвердження керівником → відображення в обліку та звітності.
Контрольний чекліст річної інвентаризації
Перед закриттям фінансового року перевірте, чи виконані всі ключові етапи:
☐ Наказ керівника видано – визначено об’єкти, строки, порядок проведення та склад інвентаризаційної комісії.
☐ Комісію сформовано належним чином – за потреби створено робочі комісії для окремих складів, підрозділів або місць зберігання.
☐ Матеріально відповідальних осіб (МВО) ознайомлено з наказом і отримано підтвердження про передачу до бухгалтерії всіх прибуткових та видаткових документів.
☐ Визначено дату, станом на яку проводиться інвентаризація, та перевірено, що строки відповідають вимогам Положення № 879.
☐ Фактичну наявність активів перевірено – проведено підрахунок, зважування, вимірювання або інший необхідний спосіб перевірки.
☐ Перевірено стан і придатність майна, а також відповідність фактичних даних бухгалтерському обліку та первинним документам.
☐ Інвентаризаційні описи, акти та інші необхідні документи оформлено і підписано всіма членами комісії та відповідними МВО.
☐ Розрахунки з дебіторами та кредиторами перевірено документально; за потреби отримано акти звірки від ключових контрагентів.
☐ Прострочену та сумнівну заборгованість проаналізовано – перевірено підстави її виникнення, строки погашення, можливість стягнення.
☐ Кожну виявлену розбіжність проаналізовано – встановлено причину нестачі, надлишку, пошкодження майна або іншого відхилення.
☐ За необхідності отримано пояснення відповідальних осіб та зібрано документи, що підтверджують причини розбіжностей.
☐ Комісія сформувала висновки та пропозиції щодо кожної суттєвої розбіжності.
☐ Результати інвентаризації оформлено протоколом комісії та подано керівнику на затвердження.
☐ Рішення керівника щодо розбіжностей оформлено – визначено порядок їх врегулювання, відображення в обліку.
☐ Результати інвентаризації відображено в бухгалтерському обліку у відповідному звітному періоді.
☐ Податкові наслідки перевірено – щодо нестач, надлишків, списання або уцінки активів, компенсації збитків та інших операцій.
☐ Перед складанням річної фінансової звітності перевірено узгодженість результатів інвентаризації з даними бухгалтерського обліку, показниками звітності.
Фінальний контроль
Закрийте фінансовий рік без зайвих ризиків
Наші фахівці протягом багатьох років співпрацюють з українським бізнесом, допомагаючи ФОП і ТОВ вести бухгалтерію, налагоджувати фінансовий облік, вирішувати юридичні питання та складнощі під час здійснення підприємницької діяльності.
Звертайтесь до наших спеціалістів – залиште організацію інвентаризації та інші завдання фахівцям, щоб мати можливість зосередитися на розвитку бізнесу.
Популярні запитання про проведення інвентаризації на підприємстві
Чи обов’язково проводити річну інвентаризацію на підприємстві?
Так. Інвентаризація активів і зобов’язань є обов’язковою перед складанням річної фінансової звітності у випадках і порядку, визначених Положенням № 879.
Коли потрібно проводити річну інвентаризацію?
Строки залежать від виду активів і зобов’язань. Положення № 879 передбачає окремі періоди проведення інвентаризації, тому підприємству важливо спланувати її так, щоб дотриматися встановлених строків до складання річної фінансової звітності.
Хто відповідає за проведення інвентаризації?
Організацію інвентаризації забезпечує керівник підприємства: він видає наказ, визначає об’єкти, строки та склад комісії. Безпосередню перевірку здійснює інвентаризаційна комісія.
Які документи потрібні для проведення інвентаризації?
Основні документи – наказ керівника, інвентаризаційні описи, акти, звіряльні відомості та протокол комісії. Залежно від об’єктів перевірки також використовують первинні документи, бухгалтерські регістри й акти звірки розрахунків.
Чи потрібно проводити інвентаризацію дебіторської та кредиторської заборгованості?
Так. Під час інвентаризації перевіряють документальну обґрунтованість заборгованості, її суми, строки виникнення та реальність погашення. Акти звірки з контрагентами можуть бути підтверджуючими документами, але самі по собі не замінюють такої перевірки.
Що робити, якщо інвентаризація виявила нестачу або надлишок?
Комісія має з’ясувати причини розбіжностей, за потреби отримати пояснення відповідальних осіб і сформувати висновки. Після затвердження результатів керівником їх відображають у бухгалтерському обліку відповідно до встановлених правил.
Чи потрібно нараховувати ПДВ у разі виявлення нестачі товарів?
Не в кожному випадку автоматично. Податкові наслідки залежать від обставин нестачі, причин списання та можливості застосування винятків, передбачених ПКУ, зокрема щодо негосподарського використання або втрати товарів.
Чи впливає інвентаризація на річну фінансову звітність?
Так. Її результати можуть змінити показники активів, зобов’язань, доходів і витрат підприємства. Тому виявлені розбіжності потрібно належно оформити та відобразити в обліку до складання фінансової звітності.
