Штатний бухгалтер vs бухгалтерський аутсорсинг для ТОВ – це вибір між утриманням власного працівника та передачею обліку зовнішнім фахівцям. Штатному бухгалтеру потрібно оплачувати не лише зарплату, а й відпустки та лікарняні, сплачувати з нарахованих сум податки (ПДФО та ВЗ, ЄСВ), звітувати до ДПС, вести кадрову документацію. Водночас вартість аутсорсингу зазвичай визначається обсягом операцій і складністю обліку.
Під час вибору моделі співпраці важливо порівнювати не тільки витрати, а й відповідальність за помилки, ризик пропуску звітних строків, безперервність роботи, захист фінансових даних. Адже директор ТОВ не звільняється від відповідальності за організацію бухгалтерського обліку, незалежно від того, хто і на яких умовах веде бухгалтерію підприємства.
Вибір оптимального варіанту між наймом штатного бухгалтера і аутсорсингом залежить від масштабу бізнесу, кількості операцій, потреби в постійному внутрішньому контролі та інших нюансів. Але зазвичай аутсорсинг бухгалтерії виявляється більш вигідним фінансово і виправданим завдяки низці переваг, про які ми розкажемо нижче.
Організація бухобліку ТОВ
Відразу після реєстрації ТОВ перед власниками бізнесу постає ряд важливих завдань, пов’язаних з організацією господарської та управлінської діяльності підприємства, а також з забезпеченням ведення належного бухгалтерського обліку цієї діяльності. Адже бухоблік на підприємстві ведеться безперервно з дня реєстрації юридичної особи та до моменту її ліквідації, а відповідальність за організацію бухобліку покладається на власника або керівника підприємства.
Згідно зі статтею 8 ЗУ від 16.07.1999 № 996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» підприємство на власний розсуд може вибрати форму організації ведення бухгалтерського обліку: чи то самостійне ведення обліку, чи введення до штату посади бухгалтера, чи користування послугами аутсорсингової компанії.
Тож нижче більш детально розглянемо плюси та мінуси таких форм ведення бухобліку, як штатний бухгалтер та аутсорсинг – порівняємо витрати, відповідальність та ризики.
Штатний бухгалтер | Бухгалтерський аутсорсинг |
Фінансові витрати | |
1. Витрати на зарплату/відпустки/лікарняні + 22% ЄСВ. 2. Витрати на оренду офісу + комунальні витрати, забезпечення наявності укриття. 3. Витрати на облаштування робочого місця – придбання техніки, меблів, купівля ліцензій на бухгалтерські програми, канцелярії, витрати на підвищення кваліфікації. | 1. Щомісячна абонплата з урахуванням фактичного обсягу робіт (кількість первинних документів, банківських операцій, найманих працівників, звітності та ін.). 2. Всі витрати на аутсорсинг зараховуються до витрат, що зменшує об’єкт оподаткування податком на прибуток. |
Юридична відповідальність | |
Юридична відповідальність є обмеженою в рамках КЗпП України. Притягнути штатного бухгалтера до матеріальної відповідальності за некоректне ведення, допущення помилок у звітності, несвоєчасне подання звітів та порушення термінів можна лише в межах, дозволених КЗпП. Відповідальність за порушення податкового законодавства несе керівник ТОВ. | Юридична відповідальність регулюється договором згідно Цивільного кодексу України, в якому чітко прописуються правові аспекти відповідальності аутсорсингової компанії в разі порушення нею податкового законодавства та норм бухгалтерського обліку, що призвело до наявності штрафів, пені та збитків ТОВ. Тобто в разі виникнення таких ситуацій з вини аутсорсингової компанії, фінансові витрати повністю відшкодовуються за її рахонок. |
Конфіденційність | |
Регулюється договором про нерозголошення (NDA) | Регулюється договором про нерозголошення (NDA) та репутацією компанії |
Експертиза та професіоналізм | |
Обмежується професіоналізмом та досвідом одного фахівця. | Наявність в команді спеціалістів з різних сфер діяльності та професій (бухгалтери, юристи, аудитори) значно підвищує рівень професійного та кваліфікованого вирішення задач, ситуацій. |
Безперервність процесів | |
Ризик зупинки роботи через людський фактор: лікарняний під час звітного періоду, декрет, звільнення. | Забезпечення безперервного процесу через взаємозамінність фахівців. |
Контроль і залученість керівника | |
Керівник повинен контролювати роботу бухгалтера безпосередньо – витрачати час на перегляд звітів, пошук помилок, для чого потрібні хоч якісь знання зі сфери бухгалтерії. | З аутсорсинговою компанією налагоджується обмін документами, доступами, інформацією. Керівник отримує можливість контролювати результат через звітність і встановлені договором процедури. |
Масштабування та зміна обсягу роботи | |
Зі збільшенням обсягу обліку може знадобитися підвищення зарплати, залучення додаткового бухгалтера або створення бухгалтерської служби. | Обсяг послуг можна змінювати відповідно до кількості операцій, працівників, звітності та інших завдань без самостійного пошуку нового працівника. |
Чому ТОВ передають бухгалтерію на аутсорсинг
Для компанії бухгалтерія – це не лише зарплата бухгалтера та подання звітності. Це постійні витрати на утримання робочого місця, програмне забезпечення, заміщення працівника під час відпустки чи хвороби, контроль якості роботи та пошук нового фахівця у разі звільнення. Передача бухгалтерського обліку на аутсорсинг дозволяє перевести значну частину цих витрат із постійних у змінні – відповідно до фактичного обсягу роботи.
Основні переваги аутсорсингу для ТОВ
Звісно, що в конкретній ситуації все залежить від договору про співпрацю, який укладають сторони. Але можна визначити низку типових переваг, що властиві аутсорсингу бухгалтерії.
Оплата за фактичний обсяг роботи
Вартість послуг можна прив’язати до кількості операцій, первинних документів, працівників, звітності та інших завдань, а не утримувати повну штатну одиницю незалежно від завантаження.
Менше витрат на утримання працівника
Компанія не несе окремих витрат на робоче місце бухгалтера, техніку, програмне забезпечення, підвищення кваліфікації та інші організаційні потреби, якщо це передбачено умовами аутсорсингу.
Відсутність проблеми «хто замінить бухгалтера»
Відпустка, лікарняний або звільнення одного спеціаліста не повинні зупиняти облік, якщо послуги надає команда з взаємозамінністю фахівців.
Доступ до різної експертизи
Замість залежності від компетенцій одного працівника ТОВ може отримувати доступ до бухгалтерської, податкової, кадрової, юридичної чи аудиторської експертизи – залежно від складу команди та договору.
Можливість масштабувати послуги
Якщо кількість працівників, операцій або напрямів діяльності зростає, обсяг бухгалтерського супроводу можна переглянути без пошуку та найму нового працівника.
Менша залежність від конкретної людини
Знання та документи не мають залишатися виключно у працівника, який звільняється. У договорі варто передбачити порядок передачі документів, баз даних, облікової інформації та доступів.
Додатковий професійний контроль
Якщо аутсорсингова компанія має внутрішню систему перевірки, окремих спеціалістів за напрямами та контроль звітності, це зменшує залежність від помилки одного бухгалтера.
Прозоріша відповідальність
Договір має визначати перелік послуг, строки їх виконання, обов’язки сторін, порядок обміну документами та відповідальність за порушення. Це дає ТОВ зрозумілий механізм захисту своїх інтересів у разі неналежного виконання послуг.
Економія часу керівника
Директору не потрібно самостійно шукати бухгалтера на заміну, організовувати його адаптацію, контролювати відпустки та лікарняні або вирішувати кадрові питання бухгалтерської функції.
Можливість отримати не лише облік, а й консультаційну підтримку
Для ТОВ це особливо важливо при зміні системи оподаткування, проведенні нетипових операцій, перевірках, укладенні складних договорів, виплатах працівникам чи інших ситуаціях, де одного механічного внесення документів недостатньо.
Приклад: ТОВ порівняло витрати після переходу на аутсорсинг
Уявімо ТОВ з 12 працівниками, яке має регулярні банківські операції, первинні документи, зарплатний облік, податкову та фінансову звітність. Перші шість місяців бухгалтер працював у штаті, після чого власник вирішив передати облік на аутсорсинг.
Для порівняння візьмемо умовну зарплату бухгалтера 30 000 грн на місяць. За ставки ЄСВ 22% витрати роботодавця на зарплату становлять 36 600 грн на місяць без урахування інших витрат. За шість місяців – 219 600 грн. Оплата послуг аутсорсингу була нарахована менеджером в сумі 15 000 грн за тариф на місяць.
Витрати за 6 місяців | Штатний бухгалтер | Аутсорсинг |
Оплата бухгалтерських послуг, зарплата | 180 000 грн | 90 000 грн |
Витрати на ЄСВ (ПДФО і ВЗ не враховуємо, бо вони утримуються з зарплати) | 39 600 грн | Немає |
Програмне забезпечення та робоче місце | 12 000 грн | Немає |
Навчання, заміщення, організаційні витрати | 8 000 грн | Немає |
Орієнтовно за 6 місяців | 239 600 грн | 90 000 грн |
Різниця | 149 600 грн |
Суми умовні, для прикладу. Фактична вартість залежить від зарплати бухгалтера, обсягу операцій, кількості працівників, складу послуг та тарифу аутсорсингової компанії.
На перший погляд різниця становить майже 150 тис. грн за пів року. Але головна економія – не тільки в самій оплаті праці. У штатній моделі ТОВ також залежить від конкретного працівника: якщо бухгалтер захворів у період звітності, пішов у відпустку або звільнився, керівнику потрібно оперативно забезпечити безперервність обліку.
У нашому прикладі після переходу на аутсорсинг компанія отримала фіксовану щомісячну вартість послуг, доступ до команди фахівців і можливість змінювати обсяг супроводу відповідно до потреб бізнесу.
Саме тому порівнювати потрібно не просто «зарплата бухгалтера vs абонплата аутсорсера», а повну вартість бухгалтерської функції: зарплату та ЄСВ, робоче місце, програмне забезпечення, заміщення, контроль, кадрові ризики та вартість помилок.
Що ми радимо керівникам перед прийняттям рішення?
Не варто обирати між штатним бухгалтером та аутсорсингом лише за розміром обороту ТОВ. Важливіше оцінити складність обліку, кількість операцій і первинних документів, чисельність працівників, специфіку діяльності, ЗЕД, потребу у фізичній присутності бухгалтера та повну вартість бухгалтерської функції.
Коли краще вибрати штатного бухгалтера
Штатний бухгалтер або власна бухгалтерія може бути доцільнішою, якщо ТОВ:
- має складне багатопрофільне виробництво, де бухгалтеру потрібно постійно взаємодіяти зі складом, виробничими підрозділами та іншими службами;
- працює з великим масивом первинних документів, які потребують щоденного контролю безпосередньо на підприємстві;
- має розгалужену структуру, значну кількість працівників або відокремлені підрозділи;
- потребує постійної фізичної присутності бухгалтерського працівника;
- має настільки великий та специфічний обсяг облікових операцій, що утримання власної бухгалтерської служби є економічно обґрунтованим.
В яких випадках більше підходить аутсорсинг
Бухгалтерський аутсорсинг може бути оптимальним рішенням, якщо ТОВ:
- працює у сфері торгівлі, послуг, ІТ, невеликого виробництва або має помірний обсяг ЗЕД;
- не потребує щоденної фізичної присутності бухгалтера на підприємстві;
- хоче зменшити постійні витрати на утримання бухгалтерії;
- не хоче залежати від одного працівника та ризикувати зупинкою обліку через його хворобу, відпустку чи звільнення;
- потребує доступу не до одного бухгалтера, а до команди фахівців з бухгалтерського та податкового обліку;
- хоче масштабувати або скорочувати обсяг бухгалтерських послуг відповідно до реальних потреб бізнесу.
Головне правило: вибираючи модель, порівнюйте не ціну однієї послуги, а повну вартість і ризики бухгалтерського обліку для бізнесу. Якщо за співмірні кошти ТОВ може отримати команду фахівців, безперервність роботи та визначені договором гарантії, аутсорсинг є економічно доцільнішим навіть для компанії зі значним оборотом.
Передайте бухгалтерію професіоналам
Не витрачайте час керівника на пошук бухгалтера, контроль звітності та вирішення проблем з заміщенням працівників. Передайте бухгалтерський облік на аутсорсинг – отримайте команду фахівців, безперервний супровід і прогнозовані витрати без утримання власного бухгалтерського штату.
Звертайтесь за номером телефону, що розміщений на сторінці! Ми розрахуємо вартість бухгалтерського супроводу саме для вашого ТОВ та покажемо, де можна оптимізувати витрати без компромісів щодо якості обліку.
Популярні запитання про вибір між штатним бухгалтером і аутсорсингом для ведення обліку ТОВ
Що вигідніше для ТОВ: штатний бухгалтер чи бухгалтерський аутсорсинг?
Для малого та середнього ТОВ аутсорсинг часто дозволяє зменшити витрати на бухгалтерію, оскільки компанія платить за погоджений обсяг послуг і не несе витрат на утримання штатного працівника. Остаточна економія залежить від кількості операцій, працівників та складності обліку.
Скільки коштує бухгалтерський аутсорсинг для ТОВ?
Вартість залежить від системи оподаткування, кількості первинних документів і банківських операцій, чисельності працівників, ПДВ, ЗЕД та інших завдань. Тому ми формуємо вартість після оцінки фактичного обсягу бухгалтерської роботи. Звертайтесь і менеджер про все розповість!
Чи можна передати бухгалтерію ТОВ на аутсорсинг повністю?
Так, ТОВ може передати на договірних засадах ведення бухгалтерського обліку спеціалізованому підприємству або іншому суб’єкту, який здійснює діяльність у сфері бухгалтерського обліку та/або аудиту. Обсяг переданих функцій визначається договором.
Хто відповідає за помилки бухгалтера-аутсорсера?
Передача бухгалтерії на аутсорсинг не звільняє ТОВ від виконання податкових та інших законодавчих обов’язків, але договір може передбачати відповідальність виконавця за неналежне надання послуг. Тому до договору важливо включити конкретні обов’язки, строки, порядок виправлення помилок і відшкодування збитків.
Чи вигідний бухгалтерський аутсорсинг для ТОВ з працівниками та ПДВ?
Так, аутсорсинг може бути доцільним і для ТОВ з найманими працівниками та платника ПДВ, якщо компанія не має потреби у постійній присутності штатного бухгалтера. Вартість супроводу визначається з урахуванням зарплатного, ПДВ- та іншого облікового навантаження.
