Відповідальність підприємців за неподання або несвоєчасне подання декларації

Сплата податків є обов’язковою для всіх фізичних, юридичних осіб в Україні, що отримують дохід. Підприємці повинні сплачувати податки відповідно до умов системи та групи, що вибрали. Розраховують та сплачують кошти в бюджет самостійно, на підставі поданих до податкової декларацій.

Саме про звітування ми поговоримо в цій статті. Розкажемо про терміни, умови та відповідальність за несвоєчасне подання декларації ФОП, ТОВ. Адже порушення завжди краще попередити та уникнути, ніж потім розбиратися з неприємними наслідками.

Обов’язок подання декларації ФОП і ТОВ

Подання податкової декларації – один з ключових обов’язків будь-якого бізнесу. Заповнюючи та направляючи в ДПС декларацію, підприємець або компанія звітує перед державою про свої доходи, витрати, сплачені податки. Контролюючим органом в даному випадку виступає податкова інспекція – орган ДПС за місцем реєстрації.

Для всіх категорій платників податків основні умови та вимоги щодо звітування викладені в ПКУ. Для ФОП і ТОВ подання декларації є обов’язковим незалежно від сфери діяльності чи фінансових результатів. Під час реєстрації бізнесу підприємця чи компанію автоматично ставлять на облік в податковій – і з цього моменту ДПС контролює дотримання встановлених правил.

Для кожного суб’єкта господарювання встановлені свої терміни та форми звітності. ФОП і ТОВ на спрощеній системі подають декларацію з єдиного податку, фізичні особи-підприємці на загальній – декларацію про майновий стан і доходи. 

ТОВ-«загальносистемники» звітують за податком на прибуток. Також можуть подаватися декларації з ПДВ, акцизного, інших типів податків.

Нерідко підприємці сприймають подання декларацій недостатньо серйозно, відкладаючи заповнення звітності «на потім», ігноруючи терміни. І вважають, що якщо їм відразу не було нараховано за це штраф – отже, все в порядку і турбуватися нема про що.

Проте несвоєчасне подання звітності може призвести до штрафів, блокування податкових накладних, нарахування пені, сума якої зростатиме відповідно до тривалості несплати боргу. А податкова може знайти порушення не відразу, а перевірити всі звіти за 3-5 років – і по кожному факту неподання чи несвоєчасного подання декларації нарахувати штрафи.

Терміни подання декларації: по ЄП, ВЗ, ПДФО, ПДВ, податку на прибуток

Перш ніж розглядати штраф за несвоєчасне подання декларації в 2026 році, коротко подамо терміни, в які підприємці повинні направляти звіти до податкової. Вони можуть відрізнятися в залежності від системи та групи, яку вибрав ФОП, ТОВ:

• ФОП на 1-2 групі єдиного податку – декларацію направляють в ДПС протягом 60 днів року, наступного за звітним. Так, за 2025 рік потрібно відзвітувати до 2 березня 2026 року, за 2026 – до 1 березня 2027 року.
• ФОП і ТОВ на 3 групі єдиного податку – подають звіти впродовж 40 днів після закінчення кожного кварталу.
• ТОВ на загальній системі – декларації з податку на прибуток подають: щорічно впродовж 60 днів після закінчення звітного року, якщо отримують доходу до 40 млн. грн. на рік; щоквартально впродовж 40 днів після закінчення звітного кварталу, якщо отримали за попередній рік більше 40 млн. грн. доходу.
• ФОП на загальній системі – звіт повинні подати до 1 травня року, наступного за звітним.
• ТОВ роботодавці – звітність за найманих працівників подають кожен місяць, до 20 числа місяця наступного. Тобто, за квітень 2026 року треба подати звітність до 20 травня 2026 року, за грудень 2026 – до 20 січня 2027 року і так далі.
• ФОП роботодавці з 2026 року подають декларацію за найманих працівників і в разі сплати на користь фізичних осіб кожен квартал, впродовж 40 днів після його закінчення.
• Декларація по ПДВ – подається кожен місяць, до 20 числа місяця, наступного за звітним.

Краще за все не чекати останнього дня подання звітності, а направляти хоча б за 3-5 днів. Способів подання є декілька: можна занести паперову декларацію в місцеве відділення ДПС, направити поштою (з описом вкладення, сповіщенням про вручення і мінімум за 5 днів до спливу граничного терміну) або ж подати через електронний кабінет на сайті податкової.

Останній варіант найпростіший, адже електронний кабінет на сайті ДПС дає змогу легко сформувати нову декларацію за потрібний період, в якій вже будуть внесені основні дані, а підприємцю залишається лише проставити показники. Проте і тут не варто чекати останніх днів, адже через велике навантаження перед спливом терміну всі платники заходять на сайт і система часто дає збої. 

Найбільш типові помилки ФОПів

Нижче розглянемо помилки, пов’язані з поданням (чи, скоріше, неподанням) декларацій, які бачимо у підприємців. Та коротко розкажемо про те, як їх уникнути, щоб не наразити свій бізнес на ризик накладення штрафів, нарахування боргів, пені та інші неприємні наслідки.

Адже в деяких випадках систематичне порушення норм законодавства щодо подання звітності може навіть призвести до анулювання статусу платника спрощеної системи оподаткування. І повернутися в такому випадку назад на потрібну групу можна буде лише в наступному році. Отже, щоб уникнути неприємностей, варто ставитися серйозно до цього обов’язку.

Не перевіряють прийняття пакету

Після подання звітності через електронний кабінет платника податків треба впевнитися, що декларацію прийнято. Підтвердженням цього буде квитанція 2 (так звана «зелена», бо вона справді підсвічується зеленим кольором).

Якщо ж рядок світиться червоним і прийшла квитанція 1 – звіт не прийнято. Потрібно відкрити квитанцію, переглянути причину помилки, виправити її, переподати звітність і дочекатися надходження квитанції 2.

Зазначають невірний тип декларації

Бувають випадки, коли після протермінування строку подання звітності ФОПи формують декларацію, вибирають потрібний тип – а система не приймає документ. Важливо пам’ятати, що декларація з позначкою типу «звітна» подається за базовий звітний період у встановлені строки або з їх порушенням.

Тобто, якщо у вас немає прийнятої звітної декларації, ви не зможете подати тип «звітна нова» чи «уточнююча». Звітна нова декларація подається до спливу граничного терміну подання декларацій для відповідного періоду, уточнююча – вже після його закінчення. Але за умови, що раніше була подана стандартна звітна декларація.

ФОП 3 групи не подають «нульову» декларацію

Платники 3 групи спрощеної системи оподаткування можуть не подавати декларацію про доходи, якщо протягом звітного періоду не було показників для відображення. Тобто, якщо у підприємця не було взагалі надходжень за квартал, він може не подавати звітність.

Але тут є одне «але». Адже показники в декларації вказуються наростаючим підсумком. Це значить, що ФОП формує звіт не за кожен квартал окремо, а відображає:

• В звіті за І квартал – дохід з січня по березень.
• За ІІ квартал – з січня по червень (а не окремо з квітня по червень).
• За ІІІ квартал – з січня по вересень.
• Звіт за IV квартал – це фактично річна декларація, де вказується дохід за весь рік, с 1 січня по 31 грудня.

І за умови, що ФОП не отримував доходу в І кварталі, він справді може не подавати «нульову» декларацію. Якщо потім не отримував і в ІІ кварталі коштів – не подає і цей звіт. Але якщо в І кварталі мав дохід, а в ІІ не мав – то і за ІІ подає звіт (і далі – за ІІІ, річний), адже відобразити в кожній квартальній декларації має показники з січня по останній місяць звітного періоду.

Забувають про Додаток 1 – звіт по ЄСВ

Часто ФОП забувають заповнювати та подавати до річної звітності Додаток 1, де відображаються сплачені впродовж року суми ЄСВ. А без прийняття цього звіту суми, які були сплачені щомісячно чи щоквартально, будуть відображатися на рахунку як переплата. Зарахуються після подання звіту по ЄСВ.

Некоректно розраховують суми податків

Ця проблема під час подання звітності знайома підприємцям, які подають паперові декларації. В них суми податків треба розраховувати самостійно і часто ФОПи невірно округляють суми чи просто роблять помилки. Під час формування декларації в електронному кабінеті на сайті податкової таких проблем не виникає, адже система автоматично рахує суми податків.

Проте буває і таке, що підприємці несвоєчасно подають звітність, але податки сплачують у строк. Як це виглядає:

1. «Підбили» суму доходу.
2. Розрахували податки.
3. Сплатили кошти.

А потім подають декларацію і в ній з’являються зовсім інші суми, що говорить про допущені платником помилки під час ручного розрахунку. Якщо була сплачена менша сума за нараховані податкові зобов’язання, є шанс отримати борги, штрафи, нарахування пені.

Зазвичай ми рекомендуємо підприємцям після подання в електронному кабінеті декларації перевіряти розділ «Стан розрахунків з бюджетом» і сплачувати суми, які там вказані. А через кілька днів після здійснення платежу ще раз заходити в цей розділ – щоб пересвідчитися, що кошти зараховані правильно і боргів немає.

Не подають звітність в разі зміни системи, групи

Якщо ФОП посеред року змінює систему, групу оподаткування, то повинен подавати декларації за відповідні звітні періоди – за обидва варіанти. Наприклад, підприємець був платником 3 групи спрощеної системи, а в ІІ кварталі перейшов на 2 – то повинен подати декларацію квартальну платника 3 групи і річну 2 групи, за періоди перебування відповідно.

Забувають про терміни переходу на 1-2 групи ЄП

Наведемо приклад. Підприємець здійснює реєстрацію ФОП в цьому році на 2 групі. І може забути чи взагалі не знати, що ФОП з моменту реєстрації платниками 1-2 групи стають тільки з 1 числа місяця.

Тому якщо ФОП, наприклад, було відкрито 16 лютого 2026 року, то на 2 групу його поставлять лише з 1 березня 2026 року. І протягом цього періоду, з 16 по 28 лютого 2026 року, ФОП буде перебувати на загальній системі оподаткування.

Якщо буде в цей проміжок часу отримувати дохід, то і оподаткувати його потрібно буде як платнику податків на загальній системі (ПДФО 18%, ВЗ 5%, ЄСВ 22% від суми чистого прибутку). А по завершенню року обов’язково треба буде подати декларацію про майновий стан і доходи, навіть якщо не отримували кошти в цей період. 

Встановлення відповідальності за несвоєчасне подання податкової декларації

За несвоєчасне подання декларації з єдиного податку, податку на прибуток, ПДВ та ін. в ПКУ передбачена відповідальність. Причому, санкції накладаються незалежно від того, наскільки платник пропустив термін. За неподання або несвоєчасне подання декларації на фізичних осіб, ФОП, ТОВ накладаються штрафи і в разі протермінування на місяць, і в разі запізнення на 1 день.

Навіть якщо ви подали декларацію в перші хвилини після 24.00 останньої доби, коли треба було відзвітувати – ви вже скоїли порушення. Податкова виявить його не відразу, а під час проведення перевірки. Наприклад, якщо ви за 2025 рік кілька разів пропустили термін подання звітності, і не отримали штрафу – це не значить, що санкцій не буде взагалі.

В 2026 році податкова може провести камеральну перевірку та виявити всі порушення, нарахувавши за один раз штрафи за всі неподані чи несвоєчасно подані декларації.

Штраф за неподання декларації, несвоєчасне подання звітності в 2026 році

Штраф за несвоєчасне подання декларації ФОП і ТОВ отримують однаковий. Суми не залежать від типу декларації (за одним винятком щодо подання звітності за найманих працівників, про який ми розкажемо нижче), терміну прострочення, виду діяльності чи форми ведення бізнесу.

В ст. 120 ПКУ визначено суму штрафу за несвоєчасне подання декларації – в 2026 році розмір становить 340 грн. за один факт порушення, зафіксованого вперше. За неподання чи несвоєчасне подання декларації, виявлене вдруге чи втретє протягом того ж року, вже буде нараховано 1020 грн. за кожен факт. 

наприклад, якщо податкова під час перевірки виявить одну неподану декларацію – нарахує 340 грн., якщо 5 – відповідно 340 + (1020 х 4) = 4420 грн. Якщо потім податкова знову проводить перевірку після того, як вже виявляла неподані декларації в поточному році, і знаходить один неподаний звіт – нарахує 1020 грн., якщо 2 – 2040 грн. відповідно.

Кейси клієнтів, які порушили терміни подання звітів

Нижче розглянемо кілька прикладів з нашої практики, коли клієнти несвоєчасно подавали декларації та отримували санкції за порушення.

Кейс 1. ФОП 3 групи і протермінування на 1 день

ФОП на 3 групі єдиного податку подав квартальну декларацію на один день пізніше через відрядження. Під час камеральної перевірки ДПС виявила, що, крім цього порушення, за рік у нього вже було ще одне несвоєчасне подання декларації з єдиного податку: звіт за попередній період він надіслав після опівночі дня, коли спливав граничний термін.

Підприємець думав, що кілька хвилин це неважливо. І якщо надіслав, а податкова прийняла –  значить, все добре. За порушення ДПС застосувала штраф у розмірі 340 + 1020 = 1360 грн. (за несвоєчасне подання двох декларацій з єдиного податку). А якщо в цьому ж році виявить знов такі прострочення – за кожен звіт, поданий несвоєчасно, нарахує вже 1020 грн.

Як бачимо, навіть один день і кілька хвилин мають значення. Тому не варто порушувати вимоги ПКУ та важливо пильно слідкувати за термінами.

Кейс 2. ТОВ, де не велась бухгалтерія впродовж 2 років

ТОВ, зареєстроване у 2022 році для надання послуг у сфері дизайну, фактично не вело активної діяльності – не було значних оборотів, працівників і руху коштів. Власник самостійно надавав послуги інколи і вирішив, що «якщо майже нічого не заробляєш, то й звітувати нема про що». В результаті декларації з податку на прибуток і фінансова звітність не подавалися два роки поспіль.

Під час перевірки ДПС підприємство потрапило до переліку ризикових і отримало вимогу подати звітність за всі пропущені періоди. За кожен неподаний звіт нарахували штраф за несвоєчасне подання декларації з податку на прибуток у розмірі 340 грн. (перший штраф) і 1020 грн. (кожен наступний).

Проте основна проблема виявилася не у штрафах, а в хаосі в бухгалтерському обліку. Через три роки без звітності довелося фактично відновлювати облік з нуля: збирати банківські виписки, уточнювати залишки, готувати пояснення щодо відсутності операцій. Вартість послуг відновлення бухгалтерського обліку ТОВ перевищила суму всіх штрафів у кілька разів.

Отже, навіть якщо ТОВ не має прибутку або тимчасово не веде діяльності, декларації та фінансову звітність потрібно подавати – хоча б нульові. Інакше потім можна витратити тижні на відновлення обліку, заплатити значні штрафи та мати ризик додаткових перевірок.

Покрокова інструкція з подання декларації для ФОП, ТОВ

1. Визначте типи декларацій, які маєте подати, точні терміни.
2. Перевірте ваш КЕП. Якщо закінчився термін дії, потрібно згенерувати новий електронний підпис. Якщо забули, де зберігали КЕП чи не пам’ятаєте пароль до нього (такі випадки також бувають) і згенерували новий, попередній потрібно анулювати. Якщо не анулюєте, звітність не прийметься, оскільки в пам’яті податкової записаний попередній КЕП.
3. Відразу після початку звітної кампанії підготуйте документи – перевірте або заповніть книгу обліку, банківські виписки та інші первинні документи.
4. Підготуйте розрахунок доходу, який отримали за звітний період, сплатіть податки. А якщо вже оплатили, то перевірте, чи зарахувались сплачені суми в електронному кабінеті платника, чи відповідають сумі, яку необхідно було сплатити, чи немає податкового боргу (перевіряємо в розділі «Стан розрахунків з бюджетом»). 
5. Виберіть спосіб подання декларації – паперовий особисто в ДПС чи поштою, електронний в кабінеті на сайті податкової.
6. Ретельно заповніть декларацію, все ще раз перевірте.
7. Підпишіть і відправте. Якщо подавали онлайн – дочекайтесь квитанції 2, якщо поштою – зв’яжіться через 5 днів з відділом ДПС і впевніться, що пакет прийнято.
8. Сплатіть податки відповідно до розрахованих в поданому звіті сум.

Тут маємо зазначити, що з 5 липня 2025 року, відповідно до ЗУ № 4505-ІХ, підприємці з числа ФОП, які були мобілізовані чи підписали контракт та перебувають на військовій службі, можуть бути звільнені від сплати податків і подання звітності на весь період військової служби. Детальніше про це ви можете почитати в статті за посиланням.

Як не порушувати терміни і подавати декларацію про доходи вчасно

Щоб не пропускати терміни та звітувати відповідно до вимог ПКУ:

• Створіть календар звітності – внесіть в нього всі дати подання декларацій і сплати податків, зробіть автоматичні нагадування.
• Не відкладайте на останній день – електронний кабінет платника або сервер ДПС може бути перевантажений у день дедлайну. Надішліть декларацію хоча б за 2-3 дні до граничної дати.
• Перевіряйте час відправки – якщо декларація подається вночі, навіть кілька хвилин після 00:00 вважаються наступним днем і це вже порушення строку.
• Ведіть облік системно – якщо бухгалтерія ведеться регулярно, подання декларації займає кілька хвилин. Хаотичний облік призводить до поспіху й помилок під час звітування.
• Контролюйте статус відправки – після подання перевіряйте в електронному кабінеті, чи декларація отримала квитанцію №2, адже це єдине підтвердження, що документ прийнято.
• Слідкуйте за змінами в законодавстві – терміни подання звітності змінюються (наприклад, подання звітів за найманих працівників для ФОПів було змінено з квартального на щомісячне).
• Передайте ведення бухгалтерії ТОВ фахівцям – і тоді взагалі не доведеться думати про звіти, податки та дотримання вимог ПКУ.

Терміни подання звітності ФОП 1-3 груп спрощеної системи в 2026 році

Вище ми наводили загальні правила обчислення строків сплати податків, нижче ж подамо точні граничні дати для «спрощенців»:

• ФОП 1 і 2 групи – за 2026 рік повинні подати декларацію до 1 березня 2027 року, форма F0103407.
• ФОП 3 групи – подають звіти кожен квартал: до 11 травня, 10 серпня, 9 листопада 2026 року, річний звіт за весь 2026 рік до 9 лютого 2027 року, форма F0103309.

Чому варто звертатися до фахівців 

Звернувшись до наших спеціалістів, ви можете ні про що не турбуватись і отримати наступні переваги:

1. Гарантія точності – фахівець знає всі нюанси податкового законодавства та має досвід у веденні обліку, тому ймовірність помилки зведена до мінімуму.
2. Економія часу – поки бухгалтер веде облік та подає звітність, ви можете зосередитися на розвитку бізнесу, а не на заповненні таблиць і пошуку строків.
3. Своєчасність подання – фахівець відстежує календар звітності, контролює дедлайни та подає декларації без затримок, навіть у пікові дні.
4. Відповідальність за результат – коли звітність формує бухгалтер на аутсорсі, він відповідає за її коректність і вчасне подання, відповідно до умов співпраці, зафіксованих в договорі.
5. Актуальні знання – податкове законодавство змінюється постійно, а спеціалісти відстежують ці оновлення щодня та відразу враховують їх у роботі.
6. Відновлення порядку в обліку – навіть якщо звітність давно не подавалася, досвідчений бухгалтер допоможе відновити документи, скоригувати дані й подати уточнені декларації без паніки.
7. Комплексний підхід – команда спеціалістів Monefy може не лише вирішити питання звітності, а й надати повний юридичний, бухгалтерський супровід, захистивши бізнес від проблем.
8. Впевненість – коли звітністю займаються фахівці, бізнес працює спокійно: жодних штрафів, стресу чи «сюрпризів» від податкової.

Якщо у вас залишились питання чи потрібна допомога – звертайтесь до спеціалістів Monefy за номером телефону, який бачите на сайті, чи залишайте свої контакти у вікні нижче і менеджер зв’яжеться з вами для обговорення деталей.

Популярні запитання про несвоєчасне подання податкових декларацій

Чому важливо дотримуватися термінів подання податкової декларації?

Кожен ФОП, ТОВ і фізичні особи мають обов’язок звітувати перед державою про отримані доходи та сплачувати з них податки. Контролюючим органом виступає ДПС. Отже, саме цей орган здійснює нагляд за своєчасним поданням декларацій платниками і застосовує санкції в разі порушення законодавчих вимог.

Де можна знайти всі терміни подання звітності до податкової?

Граничний термін подання декларацій всіх типів можна знайти в ПКУ. Там же вказані відповідальність за неподання або несвоєчасне подання платником податків звітності. 

Коли треба подавати декларацію з єдиного податку ФОП, ТОВ?

В залежності від термінів, встановлених для конкретної групи. 1 і 2 група спрощеного режиму звітують раз на рік, зобов’язані подавати декларацію впродовж 60 днів по закінченні звітного року. ФОП і ТОВ 3 групи звітують кожен квартал, мають на це 40 днів з моменту закінчення кварталу.

В які терміни подається декларація про майновий стан і доходи (фізичних осіб, ФОП)?

Подання податкової декларації про майновий стан і доходи здійснюється до 1 травня року, наступного за звітним. Тобто, подання декларації про майновий стан і доходи за 2025 рік фізичні особи, ФОП здійснюють до 1 травня 2026 року, за 2026 рік – до 1 травня 2027 року.

Коли треба подати ТОВ декларацію з податку на прибуток?

Якщо подається щорічна декларація (в разі отримання доходу до 40 млн. грн. на рік), то впродовж 60 днів по закінченні звітного року. Квартальна подається впродовж 40 днів по закінченні періоду тими ТОВ, що за попередній рік отримали доходу більше 40 млн. грн.

Яка відповідальність передбачена за неподання або несвоєчасне подання декларації?

В разі несвоєчасного подання декларацій податкова може нарахувати штрафи в розмірі 340 грн. за перше порушення і 1020 грн. за порушення, зафіксовані повторно впродовж року. Відповідальність за несвоєчасне подання декларації за найманих працівників карається штрафом у розмірі 1020 грн. і 2040 грн. відповідано за перше та друге порушення, зафіксовані впродовж року.