Що робити та як діяти, якщо отримали запит від податкової: права ДПС, наслідки ігнорування, алгоритм дій

Запит податкової – це офіційне письмове звернення ДПС, яким контролюючий орган запитує у платника податків інформацію, пояснення або копії документів у випадках, передбачених ст. 73 Податкового кодексу України. 

Якщо запит оформлений відповідно до вимог ПКУ, на нього необхідно надати відповідь у встановлений строк, а якщо містить порушення – платник має право мотивовано відмовити в наданні інформації. Правильна оцінка запиту та дотримання алгоритму дій допоможуть уникнути перевірок, податкових спорів і зайвих фінансових витрат.

Отримання листа або письмового запиту від ДПС не завжди свідчить про виявлене порушення. Це один з передбачених ПКУ способів отримання контролюючим органом інформації, необхідної для виконання своїх функцій.

Податкова може звернутися до платника для уточнення окремих даних, підтвердження господарських операцій, надання пояснень або документів у випадках, прямо визначених законодавством. Саме тому після отримання запиту важливо не панікувати, а насамперед перевірити, чи відповідає він вимогам закону.

Про запити від податкової

Найчастіше платники податків отримують від ДПС письмові запити про надання інформації та документів, повідомлення про проведення перевірки, податкові повідомлення-рішення (ППР) тощо. Їх ігнорування або надання неправдивої відповіді може стати підставою для проведення документальної перевірки та спричинити інші негативні наслідки.

В цій статті розглянемо:

• Коли ДПС має право надсилати письмові запити.
• Які вимоги закон ставить до їх оформлення.
• В яких випадках відповідати обов’язково, а коли платник може відмовитися від надання інформації.
• Покроково розберемо алгоритм дій після отримання запиту, строки надання відповіді.
• Розглянемо можливі наслідки порушення вимог законодавства.
• Дамо практичні рекомендації, які допоможуть мінімізувати податкові ризики.

Що таке запит податкової та які документи може надсилати ДПС

Під час здійснення податкового контролю Державна податкова служба має право надсилати платникам податків різні офіційні документи. Не кожен лист від ДПС є письмовим запитом. Від виду отриманого документа залежать порядок дій платника, строки реагування та можливі правові наслідки.

Найчастіше платники податків отримують:

• письмовий запит про надання інформації та її документального підтвердження;
• вимогу – щодо погашення податкового боргу;
• рішення, прийняті контролюючим органом в межах його повноважень;
• податкове повідомлення-рішення (ППР), яким визначаються податкові зобов’язання або застосовуються штрафні (фінансові) санкції;
• виклик посадових осіб чи платника податків у випадках, передбачених законодавством;
• повідомлення про проведення документальної або фактичної перевірки;
• інші документи, направлення яких передбачено ПКУ та іншими НПА.

Чим письмовий запит відрізняється від інших документів

Письмовий запит – це документ, яким контролюючий орган звертається до платника податків з вимогою надати інформацію, пояснення або копії документів у випадках, прямо визначених законодавством.

На відміну від податкового повідомлення-рішення чи податкової вимоги, запит сам по собі не встановлює податкових зобов’язань, не застосовує штрафів і не підтверджує факт порушення. Його основна мета – отримати інформацію, необхідну для здійснення податкового контролю.

Ігнорувати письмовий запит не варто. Якщо він оформлений відповідно до вимог законодавства, платник зобов’язаний надати відповідь у встановлений строк. В деяких випадках ненадання інформації може стати підставою для призначення документальної позапланової перевірки.

Якими нормативними актами регулюється направлення запитів

Порядок направлення письмових запитів та права контролюючих органів визначаються насамперед Податковим кодексом України:

• ст. 20 ПКУ – встановлює права контролюючих органів, у тому числі право запитувати у платників податків інформацію та документи;
• ст. 73 ПКУ – визначає порядок отримання податкової інформації, підстави для направлення письмових запитів, вимоги до їх змісту, обов’язки платників щодо надання відповіді;
• ст. 78 ПКУ – передбачає випадки, коли ненадання відповіді на законний запит може бути підставою для проведення документальної позапланової перевірки.

Окремі процедурні питання також регулюються Порядком періодичного подання інформації органам державної податкової служби та отримання інформації зазначеними органами за письмовим запитом, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 27.12.2010 № 1245.

Саме цей нормативний акт деталізує вимоги до оформлення письмових запитів, їх направлення, інформаційної взаємодії між ДПС, іншими державними органами і платниками податків.

Підстави для направлення запиту

1. Виявлення фактів можливих порушень.
2. Перевірка достовірності податкової інформації.
3. Отримання інформації від інших державних органів.
4. Проведення зустрічної звірки.
5. Аналіз ризикових операцій.
6. Контроль трансфертного ціноутворення (за потреби).
7. Інші випадки, прямо передбачені ПКУ.

Вимоги до оформлення податкового запиту

Не кожен запит, який надходить від ДПС, автоматично створює для платника податків обов’язок надавати документи чи пояснення. Закон встановлює чіткі вимоги до змісту такого документа. Якщо контролюючий орган їх не дотримався, платник має право не відповідати на запит, письмово обґрунтувавши свою позицію. Це прямо передбачено п. 73.3 ст. 73 ПКУ.

Обов’язкові реквізити письмового запиту

Відповідно до п. 73.3 ст. 73 ПКУ та Порядку № 1245, письмовий запит повинен містити:

• посилання на конкретні норми законодавства, які надають ДПС право звернутися із запитом;
• чітку підставу для його направлення – наприклад, виявлення недостовірності даних у податковій звітності, отримання інформації про можливі порушення, проведення зустрічної звірки тощо;
• опис обставин, які стали підставою для направлення запиту, а не лише загальні посилання на норми ПКУ;
• вичерпний перелік інформації, яку необхідно надати;
• конкретний перелік документів, що підтверджують відповідну інформацію;
• строк для надання відповіді, встановлений законодавством;
• найменування контролюючого органу, його реквізити та вихідний номер документа;
• підпис керівника (його заступника або уповноваженої особи) та, за наявності, печатку.

Якщо хоча б один з ключових реквізитів відсутній або запит складений формально без належного обґрунтування, його правомірність може бути поставлена під сумнів.

Які помилки можуть зробити запит неправомірним

Досить часто трапляються випадки, коли письмові запити оформлюються з порушенням вимог ПКУ. Найпоширенішими недоліками є:

• відсутність конкретної підстави для направлення запиту або лише формальне посилання на статтю ПКУ без опису обставин;
• розмиті формулювання, наприклад: «для перевірки дотримання податкового законодавства» без зазначення, які саме факти потребують підтвердження;
• вимога надати «всі документи» щодо діяльності підприємства або за певний період без конкретизації їх переліку;
• відсутність визначеного періоду, якого стосується запитувана інформація чи документи;
• відсутність посилань на відповідні норми законодавства, що є підставою для витребування інформації;
• запит документів, які не пов’язані з підставою звернення або виходять за межі повноважень контролюючого органу;
• відсутність підпису уповноваженої посадової особи чи інших обов’язкових реквізитів документа.

Важливо!

Сам факт отримання листа від ДПС ще не означає, що його необхідно безумовно виконувати. Насамперед варто перевірити, чи відповідає запит вимогам п. 73.3 ст. 73 ПКУ. Якщо документ складений з порушеннями, платник податків може не надавати інформацію та документи, повідомивши контролюючий орган про причини такої відмови у письмовій формі.

Як перевірити, чи дійсно лист надійшов від податкової

Перш ніж аналізувати зміст документа або готувати відповідь, варто переконатися, що він дійсно надійшов від Державної податкової служби. Це особливо актуально в умовах активного використання електронного документообігу та поширення шахрайських повідомлень, які можуть надходити від імені державних органів.

Через які канали ДПС може надсилати документи

Контролюючий орган має право направляти документи платникам податків у спосіб, передбачений ПКУ. Найпоширенішими каналами є:

• Електронний кабінет платника податків – основний спосіб електронної взаємодії між ДПС та платниками;
• рекомендований лист з повідомленням про вручення на податкову адресу платника;
• особисте вручення платнику податків або його уповноваженому представнику під підпис;
• інші способи вручення, прямо передбачені ПКУ для окремих категорій документів.

Як перевірити справжність документа

Після отримання листа рекомендуємо перевірити:

• чи зазначено повне найменування відповідного органу ДПС;
• наявність вихідного номера, дати та інших офіційних реквізитів;
• чи підписаний документ керівником, його заступником або іншою уповноваженою посадовою особою;
• чи відповідає спосіб надсилання вимогам законодавства;
• чи відображається документ в Електронному кабінеті (якщо він був направлений в електронній формі);
• чи містить документ всі обов’язкові реквізити, передбачені ПКУ.

Що робити, якщо виникли сумніви щодо автентичності

Якщо запит від ДПС викликає сумніви, не варто поспішати надавати документи чи іншу конфіденційну інформацію. Насамперед слід перевірити, чи зареєстрований відповідний документ в Електронному кабінеті платника, а також звернутися до територіального органу ДПС, від імені якого він нібито направлений, для підтвердження факту його надсилання.

Якщо лист отримано електронною поштою, необхідно переконатися, що він не є фішинговим повідомленням. Офіційні процесуальні документи ДПС не надсилаються у вигляді звичайних електронних листів з вкладеннями без використання встановлених законом каналів електронної взаємодії.

Лише після підтвердження автентичності документа доцільно переходити до аналізу його змісту та визначення подальших дій.

Чи обов’язково відповідати на запит податкової

Як вище ми вже зазначили, обов’язок надати відповідь виникає лише тоді, коли письмовий запит складений відповідно до вимог п. 73.3 ст. 73 ПКУ. Документ має містити законні підстави для звернення, необхідні реквізити, чіткий перелік інформації та документів, які необхідно надати.

Якщо запит відповідає вимогам законодавства, платник податків зобов’язаний надати інформацію та її документальне підтвердження у встановлений строк. Ігнорування законного запиту може призвести до призначення документальної позапланової перевірки в передбачених ПКУ випадках.

Якщо запит податкової не відповідає вимогам, його теж не варто ігнорувати. Краще направити до ДПС мотивовану письмову відповідь з зазначенням причин, через які запит не може бути виконаний, щоб уникнути непорозумінь під час подальшої взаємодії з контролюючим органом.

Чи можна пояснити відсутність документів

Якщо запитувані документи відсутні з об’єктивних причин, про це необхідно письмово повідомити контролюючий орган. Наприклад, документи могли бути втрачені, передані до архіву, ще не створені або їх зберігання вже не є обов’язковим відповідно до законодавства.

В поясненні бажано зазначити причини відсутності документів та, за можливості, додати підтверджуючі матеріали. Якщо частина інформації може бути підтверджена іншими документами, їх також варто надати.

В які строки потрібно відповісти на запит ДПС

Строки надання відповіді визначаються ст. 73 Податкового кодексу України та залежать від підстав направлення запиту. В більшості випадків платник податків зобов’язаний надати інформацію та документи протягом 15 робочих днів з дня, наступного за днем отримання запиту. Для окремих категорій запитів ПКУ може встановлювати інші строки, тому їх завжди слід перевіряти окремо.

Відлік строку починається з робочого дня, наступного після фактичного отримання запиту, незалежно від того, чи він був вручений особисто, отриманий поштою або через Електронний кабінет платника. Саме дата вручення, а не дата складання документа, має юридичне значення для обчислення строку.

Податковий кодекс не передбачає можливості офіційного продовження строку для надання відповіді на письмовий запит ДПС. Якщо з об’єктивних причин підготувати всі документи вчасно неможливо, доцільно направити відповідь у встановлений строк з поясненням ситуації та, за можливості, надати наявні документи.

Які документи може вимагати податкова

Обсяг документів, які має право витребувати ДПС, залежить від підстав направлення письмового запиту. Контролюючий орган може вимагати лише ті документи, які безпосередньо стосуються предмета перевірки або обставин, зазначених в запиті.

Найчастіше ДПС запитує:

• первинні документи, що підтверджують здійснення господарських операцій;
• договори, додаткові угоди та ін.;
• акти виконаних робіт, видаткові накладні, товарно-транспортні накладні;
• рахунки, інвойси, акти звірки;
• банківські виписки та платіжні доручення;
• бухгалтерські регістри та інші документи бухгалтерського обліку;
• документи щодо трудових відносин з працівниками (за наявності відповідних підстав);
• письмові пояснення щодо окремих операцій або показників податкової звітності.

Контролюючий орган не має права вимагати документи без належного обґрунтування або такі, що не пов’язані з підставою направлення запиту. Варто оцінювати не лише перелік запитуваних документів, а й те, чи має ДПС законні підстави вимагати саме їх. 

Як правильно підготувати відповідь на запит податкової

Якщо після перевірки ви встановили, що письмовий запит ДПС відповідає вимогам ПКУ, варто діяти послідовно. Це допоможе уникнути помилок, дотриматися встановлених строків і мінімізувати ризик виникнення спорів з контролюючим органом.

Що робити, якщо ви отримали запит від податкової: покрокова інструкція

Крок 1. Перевірте законність запиту

Переконайтеся, що документ містить всі обов’язкові реквізити, передбачені п. 73.3 ст. 73 ПКУ і порядком: законну підставу направлення, посилання на відповідні норми законодавства, конкретний перелік інформації та документів, підпис уповноваженої особи та реквізити контролюючого органу.

Крок 2. Визначте кінцевий строк відповіді

Після отримання запиту обчисліть граничну дату надання відповіді. Не відкладайте підготовку документів на останні дні, адже їх збір, перевірка та оформлення можуть зайняти більше часу, ніж очікувалося.

Крок 3. Проаналізуйте перелік запитуваних документів

Перевірте, чи всі документи, які вимагає ДПС, дійсно стосуються підстави направлення запиту. Якщо окремі вимоги виходять за межі повноважень контролюючого органу або не пов’язані з предметом запиту, це варто врахувати під час підготовки відповіді.

Крок 4. Підготуйте копії документів

Зазвичай в ДПС направляють саме копії документів, а не їх оригінали. Бажано перевірити якість копій, їх повноту, належним чином засвідчити, якщо цього вимагає законодавство чи зміст запиту.

Крок 5. Складіть письмові пояснення

Крім документів, доцільно підготувати супровідний лист або письмові пояснення, в яких коротко викласти інформацію щодо поставлених в запиті питань. Якщо окремі документи відсутні або не можуть бути надані, це також необхідно аргументовано пояснити.

Крок 6. Перевірте комплектність відповіді

Перед відправленням ще раз звірте перелік документів із вимогами запиту. Переконайтеся, що всі додатки зазначені в супровідному листі, а інформація є повною, логічною та не містить суперечностей.

Крок 7. Надішліть відповідь із підтвердженням відправлення

Відповідь необхідно направити способом, який дозволить підтвердити факт і дату її подання. Це може бути відправлення через Електронний кабінет платника, засобами електронного документообігу або рекомендованим листом з повідомленням про вручення та описом вкладення. Документи, що підтверджують відправлення, бажано зберігати до завершення всіх процедур, пов’язаних з запитом.

Практична порада

Якщо запит стосується значних сум, складних господарських операцій, можливих податкових порушень або існує ризик призначення перевірки, не варто готувати відповідь самостійно. Аналіз законності запиту, визначення обсягу документів, які дійсно потрібно надати, та підготовку правової позиції доцільно доручити юристу. 

Чому не варто ігнорувати запит податкової

Отримавши письмовий запит від ДПС, багато платників припускаються однакової помилки – відкладають його розгляд або взагалі не реагують. Такий підхід може мати негативні наслідки навіть тоді, коли запит є законним і стосується лише уточнення окремої інформації. Саме тому першим кроком має бути перевірка правомірності документа, а не його ігнорування.

Якщо запит відповідає вимогам, платник зобов’язаний надати відповідь у встановлений строк. Ненадання пояснень або документального підтвердження може стати підставою для призначення документальної позапланової перевірки.

Можливі наслідки ігнорування запиту для ФОП і ТОВ

В залежності від обставин та змісту запиту бездіяльність платника може призвести до таких наслідків:

• призначення документальної позапланової перевірки;
• необхідності надавати значно більший обсяг документів вже під час перевірки;
• виникнення додаткових запитань щодо господарських операцій;
• формування негативної доказової бази у разі податкового спору;
• прийняття контролюючим органом рішень на підставі наявної у нього інформації без врахування пояснень платника;
• додаткових витрат часу та коштів на захист своїх прав під час адміністративного чи судового оскарження.

Для ФОП це найчастіше означає необхідність проходження перевірки щодо окремих операцій, правильності застосування спрощеної системи оподаткування або підтвердження походження доходів.

Для ТОВ наслідки можуть бути більш серйозними, адже перевірки нерідко стосуються господарських відносин з контрагентами, формування податкового кредиту, витрат підприємства чи трансакцій за кілька податкових періодів.

Важливо!

Саме по собі ненадання відповіді не означає автоматичного застосування санкцій. Однак воно може створити підстави для подальших контрольних заходів, які часто є значно складнішими та витратнішими для бізнесу.

Чи можна оскаржити неправомірний запит податкової

Якщо письмовий запит не відповідає вимогам норм чинного законодавства, платник податків має право не виконувати його та захищати свої інтереси законними способами.

Кейс 1. ФОП проігнорував податкове повідомлення-рішення

Розглянемо кілька кейсів з нашої практики. Нещодавно мали звернення по допомогу від ФОП, який отримав податкове повідомлення-рішення. В ньому контролюючий орган донарахував податкові зобов’язання та застосував штрафні санкції за результатами перевірки.

Вважаючи, що документ можна проігнорувати, підприємець не оскаржив його в установленому порядку та не сплатив визначену суму. Після закінчення встановлених законодавством строків грошове зобов’язання набуло статусу узгодженого, а податковий борг почав обліковуватися в ДПС з нарахуванням пені та можливістю застосування заходів стягнення.

Якби підприємець своєчасно відреагував на ППР, навіть за наявності правомірного штрафу він міг би уникнути додаткових фінансових втрат через прострочення виконання податкового обов’язку.

Кейс 2. Захист прав ТОВ після отримання неправомірного запиту

ТОВ отримало письмовий запит від ДПС з вимогою надати всі первинні документи за два роки діяльності без конкретизації господарських операцій та законних підстав такого звернення. Перед підготовкою відповіді керівництво компанії звернулося до нашого юриста, який проаналізував документ і встановив, що запит не відповідає вимогам п. 73.3 ст. 73 ПКУ.

До контролюючого органу була направлена мотивована відповідь з зазначенням допущених порушень та правових підстав для відмови в наданні запитуваних документів. В результаті ДПС не вимагала повторного надання документів, а компанія уникнула передачі значного обсягу інформації, яку контролюючий орган не мав права витребувати.

Практичний чекліст: як уникнути проблем з ДПС

Щоб мінімізувати ризики під час отримання письмового запиту від податкової, дотримуйтеся простих правил:

1. Регулярно перевіряйте Електронний кабінет платника, щоб не пропустити офіційні документи.
2. Відразу після отримання листа перевіряйте його відповідність вимогам ст. 73 ПКУ.
3. Не відкладайте аналіз запиту до останнього дня – щоб у вас було достатньо часу для підготовки відповіді.
4. Надавайте лише ті документи, які прямо стосуються предмета запиту.
5. Не передавайте оригінали документів, якщо цього не вимагає закон.
6. Всі пояснення оформлюйте письмово та зберігайте копії направлених документів.
7. Надсилайте відповідь способом, який дозволяє підтвердити факт її вручення контролюючому органу.
8. Систематизуйте первинні документи, договори та бухгалтерські записи, щоб їх можна було швидко підготувати за потреби.
9. Якщо запит стосується значних сум, складних господарських операцій або можливих порушень податкового законодавства, не приймайте рішення поспіхом – попередньо проконсультуйтеся з бухгалтером або юристом.

Пам’ятайте: своєчасна та юридично грамотна відповідь на законний запит ДПС майже завжди є менш витратною, ніж подальший супровід податкової перевірки або судового спору.

Якщо вам потрібна допомога в розгляді податкового запиту чи вирішенні будь-якого іншого питання щодо ведення бухгалтерського обліку ФОП, ТОВ – звертайтесь до наших фахівців!