Багато IT-підприємців не приділяють належної уваги збереженню первинної документації свого ФОП. Хоча ми в Маніфай постійно наголошуємо на цій необхідності.
Сьогодні розповідаємо, що взагалі є первинними документами та чому їх треба зберігати? Також розглянемо позицію судів з цього питання.
Первинні документи в IT-сфері
Відповідно до українського законодавства первинний документ – це такий, що містить інформацію про господарську операцію. При цьому, він може бути як у письмовій, так і в електронній формі.
Однак важливими є реквізити первинного документа, їх перелік міститься в ЗУ «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні»: назва документа і дата його складання, відомості про саму господарську операцію, найменування суб’єкта господарської діяльності, яким складено документ, і його відповідальної особи, а також підпис особи, яка брала участь в здійсненні цієї операції.
Найпоширеніші первинні документами для IT ФОПа
Первинні документи залежать від виду діяльності: продаж товарів чи надання послуг. Як відомо, IT-спеціалісти надають послуги. Далі розберемось зі способом оплати ваших послуг, бо від цього також залежить, який саме первинний документ необхідно мати.
- Якщо кошти поступають на ваш розрахунковий рахунок, в цьому випадку первинним документом може виступати оригінал банківської виписки. Однак зверніть увагу, щоб в цій виписці було вірно вказане призначення платежу і наявні всі обов’язкові реквізити, перелічені вище. Також, наголошуємо, що важливо мати КВЕД, який відповідає наданим послугам.
- Якщо ви отримуєте оплату готівкою за виконані роботи, потурбуйтесь про наявність акту наданих послуг. Цей документ також обов’язково має містити інформацію про те, які саме послуги було надано і на яку суму.
- Якщо ви співпрацюєте з іноземними контрагентами (якщо ви ФОП 3-ї групи), в цьому разі первинним документом може слугувати інвойс. Проте знову ж таки, перед його складанням перевірте наявність всіх обов’язкових реквізитів.
Законодавство і судова практика
Податковим кодексом (п. 44.1) встановлено обов’язок платника податків вести облік доходів, витрат та інших показників, пов’язаних з визначенням об’єктів оподаткування та/або податкових зобов’язань, на підставі первинних документів
При цьому п. 44.3 ПКУ встановлено термін, протягом якого первинна документація має зберігатися, він становить 1095 днів.
Що говорить судова практика про це?
Зовсім нещодавно 01.06.2022 рішенням Касаційного адміністративного суду у складі Верховного Суду за справою №280/597/19 було підтверджено обов’язковість зберігання первинної документації та підтримано накладені податковими органами штрафні санкції за відповідні правопорушення.
Суд у своєму вироку резюмував необхідність надання платником податків фінансово-господарських документів під час проведення перевірки задля підтвердження правомірності задекларованих платником показників податкового обліку.
Водночас обов’язок платника податків зберігати документи й надавати їх під час перевірки контролюючому органу кореспондує з компетенцією контролюючого органу здійснювати перевірку на підставі документів. В свою чергу, ненадання платником податків документів на підтвердження задекларованих показників податкового обліку є тим самим, що і їх відсутності відповідно до п. 44.6 ПКУ.
Отже, зберігання первинної документації для підприємця є обов’язком, а порушення цього обов’язку передбачає податкові санкції при перевірці. Якщо ви не хочете витрачати власний час на це, довірте ведення свого ФОП бухгалтеру на аутсорсі. Ми заощадимо не лише ваш час, а й збережемо ваші кошти, які не потрібно буде витрачати на штрафи від Податкової. Записуйтесь на консультацію.
