На початку 2025 року відбулись серйозні зміни у звітуванні для тих підприємців, що мають найманих працівників або здійснюють виплати на користь фізосіб, ФОП, та осіб, що провадять незалежну професійну діяльність. ДПС встановила нові правила подання об’єднаного звіту, що значно збільшило обсяги роботи під час ведення бухгалтерського обліку ФОП.
Тема є актуальною для всіх ФОП і ТОВ, які використовують найману працю і ведуть кадровий облік. Тому сьогодні ми розглянемо ці податкові нововведення. Розкажемо про основні правила й вимоги звітування, терміни та нюанси.
Зміна терміну подання податкового розрахунку ФОПами, що мають найманих працівників
Отже, з 1 січня 2025 року потрібно формувати та направляти в ДПС «Податковий розрахунок сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платникiв податкiв – фiзичних осiб, i сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску» (він же об’єднаний звіт по ПДФО, ЄСВ і військовому збору) кожен місяць, а не кожен квартал, як це було раніше.
Термін подання об’єднаного звіту – до 20 числа кожного місяця, наступного за звітним. Наприклад, за квітень податковий розрахунок треба подати до 20 травня, за червень – до 20 липня, за листопад – до 20 грудня.
Основною причиною таких змін є бажання ПФУ більш оперативно отримувати відомості про суми нарахованої заробітної плати, а також про суми нарахованих і сплачених страхових внесків на застрахованих осіб. Також тепер, завдяки регулярному звітуванню, до фонду швидше надходитиме вся необхідна інформація про трудові відносини громадян.
Загалом зміни, які стосуються самого звіту, незначні і пов’язані саме з введенням нового звітного періоду і необхідністю частіше формувати та надсилати декларацію. Тобто, якщо у вас є наймані робітники, то тепер ви повинні звітувати за них не раз на 3 місяці, а кожен місяць – відповідно, обсяги подання звітності ФОП збільшились.
Які зміни сталися в самій формі податкового розрахунку
Проте деякі зміни у звітності, все ж таки, сталися. І нижче ми розглянемо їх більш детально. Спочатку приділимо увагу основним нововведенням, що стосуються періоду. В квартальній звітності ми вказували номер кварталу, а в основній частині звіту було 3 колонки, кожна з яких відповідала звітному місяцю. Тепер же в місячній звітності ми вказуємо номер звітного місяця від 1 до 12 і в основній частині звітності вносимо дані, які стосуються звітного місяця.
Також варто зазначити, що в «шапці» місячного звіту прибрали тип розрахунку «довідковий» та зазнали незначних змін рядки, що стосуються чисельності працівників.
Усі додатки до основного розрахунку лишились такими ж, як і були:
- Додаток 1, в який вносимо відомості про ЄСВ (Д1) – його формують лише ті роботодавці, у яких є наймані працівники. В даному додатку відображаються суми нарахованого доходу (в розрізі заробітної плати, лікарняних, відпускних та ін. з відповідною категорією та зазначенням типу нарахування) та єдиний соціальний внесок, сплачений з нарахованого доходу. Також в цьому додатку потрібно зазначати робітників, що були мобілізовані чи знаходяться у відпустці без збереження заробітної плати.
- Додаток 4ДФ з даними про доходи (Д4) – цей додаток подають і ті ФОП, що мають найманих працівників, і підприємці, які здійснювали виплати зі свого поточного рахунку ФОП іншим ФОПам. Роботодавці в цьому додатку відображають суми нарахованого доходу та ПДФО (податок на доходи), ВЗ (військовий збір). Якщо роботодавець є податковим агентом, він сплачує податки ПДФО і ВЗ за іншу особу. Наприклад, ФОП бере в оренду у фізичної особи автомобіль – в такому випадку ми повинні це відобразити в додатку 4ДФ з відповідною ознакою «127», оскільки в такій операції ФОП-орендар виступає податковим агентом фізособи і на суму вартості оренди має сплатити ПДФО і ВЗ.
- Додаток 5 з інформацією про трудові відносини (Д5) – подають роботодавці, якщо відбувається рух працівників: прийом, звільнення, переміщення з одного відділу чи підрозділу в інший, переведення на іншу посаду, вступ працівника на військову службу чи завершення її проходження, відпустка в зв’язку з вагітністю й пологами, під час догляду за малолітньою дитиною.
- Додаток 6, куди вносяться дані про спеціальний стаж (Д6) – подається роботодавцями, якщо по працівнику необхідно зазначити дані щодо спеціального стажу. Наприклад, щоб отримати пенсію за вислугою років.
Які показники вказуються в місячній об’єднаній звітності
В місячній об’єднаній звітності вказуються суми нарахованого доходу та утриманих з нього податків, зборів.
Податок, збір | Ставка | Хто сплачує | База нарахування | Особливості у 2025 році |
ПДФО | 18% | ФОП як податковий агент при виплаті доходів найманим працівникам або іншим фізособам. | Оподатковуваний дохід фізичної особи. | Звіт подається щомісяця за наявності найманих працівників або виплат фізособам. |
ЄСВ | 22% | ФОП як роботодавець. | Нарахована зарплата або винагорода за цивільно-правовим договором. | Місячна форма для всіх роботодавців; мінімальний страховий внесок застосовується відповідно до законодавства. |
Військовий збір | 5% | ФОП як податковий агент – якщо здійснював оплату найманим працівникам, на користь фізосіб. | Оподатковуваний дохід працівників або інших фізосіб. | Подання у складі об’єднаної звітності разом з ПДФО. |
Чи треба подавати звітність ФОПам, які не є роботодавцями, але сплачували кошти іншим ФОП?
Наразі це питання і досі викликає багато суперечок і непорозумінь серед фахівців, які здійснюють ведення бухгалтерії ФОП. Чи треба подавати місячну звітність ФОПам, у яких немає найманих працівників, але які сплачували кошти зі свого поточного рахунку на інші ФОП? Чи в такому випадку підприємець, що отримав кошти, самостійно несе відповідальність за звітування та сплату податків з них?
Розглянемо позиції та аргументи різних бухгалтерів. І спробуємо визначити, що думає з цього приводу податкова.
Позиція №1: подавати звіт не потрібно
Частина бухгалтерів вважають, що якщо ви ФОП-«спрощенець» без найманих працівників і у вас була виплата тільки іншому ФОП, що також перебуває на єдиному податку, то в такому випадку місячну звітність 4ДФ можна не подавати. Основні аргументи для підтвердження такої позиції:
- Особа, що виплачує дохід ФОПу, не є її податковим агентом, оскільки саме ФОП зобов’язаний, згідно чинних норм ПКУ, задекларувати свої доходи та сплатити відповідні податки. Тут важливим нюансом є те, що ФОП-«єдинник» не є платником ПДФО.
- Згідно з п.п. 4.1.180 ПКУ, у випадку фіксації оплати на користь ФОПа, самозайнятої особи та ін. проведення нарахування, утримання та оплати податків до бюджету здійснюються за рахунок фізособи з коштів, що їй були виплачені. Ця ж особа (що отримує дохід) є відповідальною за ведення обліку, подання звітності та можливі порушення зазначених норм.
В Податковому Кодексі немає конкретно зазначеного пункту, який би вказував на обов’язок відображення виплати іншому ФОП в об’єднаному звіті. Тому, якщо за основу брати вказану статтю, можемо зробити висновок, що ФОП, який не має найманих працівників, але провів виплату іншому ФОПу, не повинен подавати місячний звіт. Проте не все так просто.
Позиція №2: подання звіту є обов’язковим
Інша частина бухгалтерів схиляється до думки, що, все ж таки, звітність 4ДФ потрібно подавати, і наводять кілька аргументів в захист своєї позиції:
- На сайті ЗІР є відповідь від податкової на це питання – з точки зору податківців, звітність необхідно подавати.
- В звітності передбачена ознака 157 «Дохід виплачений самозайнятій особі», значить, дані потрібно відображати.
Чому ми так багато уваги приділяємо питанню щодо того, чи треба подавати об’єднаний звіт в разі здійснення оплати на користь ФОП (навіть за умови, що у вас немає найманих робітників)? Бо якщо подання звітності ФОП є обов’язковим, то в разі порушення вимоги на підприємця чекають неприємні наслідки.
Штраф на неподання об’єднаної звітності ФОП
Так, згідно з п. 119.1 ПКУ, сума штрафу у розмірі 1020 гривень може бути нарахована за такі порушення стосовно подання звітності, яка стосується відомостей про нарахування сум доходів фізичним особам (платникам податків), обчислення і сплати зборів, виплат фізособам коштів за надані послуги чи проведені роботи:
- ігнорування вимоги щодо подання податкового розрахунку;
- несвоєчасне подання звітності в податкову;
- заповнення форми з помилками чи недостовірними даними;
- представлення відомостей не в повному обсязі.
Якщо порушення буде зафіксовано протягом року повторно, сума штрафної санкції зросте до 2040 грн.
Штрафи за неподання місячної об’єднаної звітності за найманих працівників, фізичних осіб, на користь яких було здійснено виплати
Порушення | Розмір штрафу | До кого застосовується | Додаткові наслідки |
Неподання або несвоєчасне подання місячної об’єднаної звітності (п. 119.1 ПКУ) | 1020 грн. за перше порушення і 2040 грн. за повторне протягом року | ФОП-роботодавець як податковий агент чи той, що виплачував кошти фізособам. | Може бути здійснене донарахування ПДФО/ВЗ/ЄСВ + пеня, підвищений ризик документальних перевірок. |
Неподання або несвоєчасне подання загальної податкової звітності ФОП: декларації, розрахунки, не як податковий агент (п. 120.1 ПКУ) | 340 грн. за перше порушення і 1020 грн. за повторне протягом року | До всіх ФОП без виключення, незалежно від системи, групи оподаткування, наявності найманих працівників тощо. | Крім штрафів, податкова може ініціювати проведення перевірок ФОП, які не виконують свої обов’язки вчасно та в повному обсязі. |
Несплата, несвоєчасна сплата або недоїмка з ЄСВ (ст. 25 ЗУ про ЄСВ) | 20% штраф за прострочення сплати, 10% за кожний період донарахування, але не більш як 50% від загальної донарахованої суми + пеня 0,1% на день | До ФОП, які не сплатили чи невірно нарахували ЄСВ за найманого працівника. | Може накопичитися значна пеня, бути застосоване примусове стягнення. |
Несплата ПДФО та військового збору за найманого працівника чи фізособу | 10% від суми боргу + пеня 0,04% на день | ФОП-роботодавець як податковий агент чи той, що виплачував кошти фізособам. | Донарахування податків, ризик позапланової перевірки, в разі умисного ухилення – фінансово-правові наслідки. |
Неоформлений працівник як найбільш серйозне порушення для роботодавця (ст. 265 КЗпП) | 10 МЗП = 80 000 грн. в 2025 році | ФОП, що допустив працівника до роботи без трудового договору | Донарахування ПДФО, ВЗ, ЄСВ + пеня, підвищений ризик податкової перевірки та Держпраці. |
З огляду на розглянуті вище позиції, можна відзначити, що на питання стосовно необхідності подання податкового розрахунку в разі здійснення ФОПом виплат іншому ФОПу, однозначної відповіді немає. Що ж тоді робити?
Допомога фахівців в розгляді питання
Якщо ви не знаєте, як бути, ми рекомендуємо замовити ІПК (індивідуальну податкову консультацію), в якій податівці розглянуть саме вашу ситуацію та розкажуть, чи потрібно подавати звітність. Отримана відповідь може бути підтвердженням вашої позиції в разі виникнення будь-яких незрозумілих ситуацій.
Якщо ж ви впевнені в своїх силах і маєте ресурс для оскаржень та вирішення спорів з податківцями, то звітність можна не подавати. А як бажаєте зберегти свої нерви – то краще вчасно відзвітувати.
Маєте питання щодо ведення обліку ФОП і особливостей подання звітності? Звертайтесь до наших спеціалістів по консультацію бухгалтера. Взагалі не хочете займатися податками, звітами, рахунками та іншими рутинними справами? Замовляйте повний бухгалтерський супровід для свого ФОП – і ми візьмемо на себе виконання всіх завдань, що гарантуватиме своєчасне, якісне ведення обліку та відсутність будь-яких проблем з контролюючими органами.
Дзвоніть нам за вказаним на сайті номером телефону чи залишайте свої контакти у формі нижче, щоб менеджер міг з вами зв’язатися!
Популярні запитання про податковий розрахунок по ВЗ, ПДФО та ЄСВ
Нижче розглянемо типові запитання, які часто отримуємо від клієнтів стосовно формування, подання, об’єднаної місячної звітності з ПДФО та ЄСВ, ВЗ.
Хто подає податковий розрахунок по ПДФО та ЄСВ, ВЗ в 2025 році?
Об’єднана звітність подається ФОП з числа роботодавців (у яких є наймані працівники) та тими, хто здійснював виплати на користь фізичних осіб, інших ФОП в звітному місяці.
Коли подається об’єднана звітність з ПДФО та ЄСВ, ВЗ в ДПС?
Подання об’єднаної звітності здійснюється раз на місяць, до 20 числа, за місяць попередній. Тобто, за жовтень 2025 року треба подати звіт до 20 листопада, за листопад – до 20 грудня.
Які дані вносяться в податковий розрахунок на найманих робітників, фізичних осіб?
Приклад заповнення об’єднаної звітності можна знайти в мережі. На сайті податкової подані всі бланки для звітування, є і податковий розрахунок сум доходу і сплачених податків. В формі досить багато граф і полів, вказано, куди і що вносити. Основні показники – це суми доходу, утриманих податків (ПДФО, ЄСВ, ВЗ).
Як подати об’єднаний звіт з ПДФО, ВЗ, ЄСВ?
Подати звіт можна в паперовій формі (направивши поштою в орган ДПС чи віддавши під час особистого візиту) або через електронний кабінет платника податків.
Коли необхідне заповнення Додатку 5 об’єднаної звітності?
Додаток Д5 у складі Податкового розрахунку використовується для внесення інформації про застрахованих осіб до Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування. Додаток 5 заповнюється за умови, що в звітному періоді відбулись певні зміни: прийняття працівника на роботу чи звільнення, вступ особи до військової служби або ж закінчення терміну, переміщення особи в інший підрозділ, переведення на іншу посаду тощо.
Як подати об’єднаний місячний звіт через електронний кабінет?
Стандартним способом – перейшовши в розділ «Введення звітності». Там треба вибрати потрібну декларацію, звітний період, заповнити звіт, підписати КЕП та відправити в податкову.
Як я дізнаюсь, що мій звіт прийнято?
Повинна прийти квитанція 2 («зелена») з відміткою про прийняття пакету.
