Ведення кадрового обліку є невід’ємною частиною функціонування будь-якої компанії. Адже на відміну від ФОП, який може працювати самостійно, у ТОВ завжди є як мінімум один працівник. Але така ситуація зустрічається нечасто. Зазвичай одразу після реєстрації ТОВ компанію приймають на роботу мінімум 3-5 робітників, часто – більше.
Так, згідно з ч. 2 ст. 55 ГКУ, мікропідприємством в Україні вважається бізнес з кількістю робітників до 10 осіб, малим – зі штатом до 50 осіб. Велике підприємство має більше 250 працівників. Всі інші компанії (від 50 до 250 працівників) відносяться до середніх. І кожна з них, незалежно від кількості співробітників, повинна здійснювати збір, обробку, зберігання відомостей про них та їх роботу.
Сьогодні ми не будемо говорити про всі складові, які передбачає кадровий облік ІТ-компаній, а приділимо увагу одному його аспекту – трудовим книжкам. Адже досить часто отримуємо від клієнтів запити саме щодо їх оформлення та ведення.
- Чи потрібні трудові книжки на підприємстві?
- Чи є обов’язковим ведення та зберігання трудових книжок співробітників? Чи можна від них відмовитись?
- Які вимоги встановлені для ТОВ щодо заповнення трудових книжок?
- Чим відрізняються паперові трудові книжки від електронних та які саме треба вести на підприємстві?
- Чи треба перевіряти трудову у працівника під час прийняття на роботу?
Ми детально розглянемо всі аспекти використання трудових книжок у ТОВ та основні законодавчі вимоги, встановлені для підприємців-роботодавців. І обов’язково знайдемо відповіді на всі перелічені вище запитання.
Впровадження електронних трудових книжок в Україні
В 2021 році було прийнято закон №1217-IX, що передбачив внесення змін стосовно обліку трудової діяльності до певних законодавчих актів. Саме ним було встановлено вимогу ведення обліку в електронному форматі. Так, з 10 червня того ж року офіційно ввели в Україні у використання електронні трудові книжки.
Як зазначає у своєму роз’ясненні ПФУ, електронною трудовою книжкою є цифровий варіант паперового документу, який було впроваджено з метою вдосконалення та спрощення обліку трудової діяльності. Також серед основних цілей такого рішення вказані зменшення обсягів паперових документів в кадровому обліку, уникнення проблем, пов’язаних з ризиком їх знищення чи втрати.
ЗУ про ЄСВ в п.5 ч.4 ст.20 визначає електронну трудову книжку як частину персональної електронної облікової картки працівника, що створена для нього в реєстрі застрахованих осіб Держреєстру загальнообов’язкового держсоцстрахування.
Така картка повинна бути сформована для всіх застрахованих осіб. В неї вносяться оцифровані дані з паперової трудової та нові відомості в електронній формі. Тобто, по суті, «книжки» як такої тепер може взагалі не бути. Просто всі дані, що стосуються трудової діяльності працівника, фіксуються й централізовано зберігаються у державному реєстрі, до якого має доступ коло визначених осіб включно з самим працівником.
З 2021 року поступово оцифровують паперові трудові книжки та зберігають у вищезазначеному реєстрі інформацію про освіту і кваліфікацію робітника, проходження стажування, стаж роботи, надання чи позбавлення рангів, розрядів, категорій тощо, прийом на роботу, звільнення, призначення пенсії та ін.
Електронний формат дозволяє легко зберігати та використовувати відомості, надавати до них доступ всім, кому потрібна інформація про трудову діяльність працівника. Самі робітники можуть в будь-який момент продивитися дані щодо свого страхового стажу, суми сплачених страхових внесків до ПФУ, а потім – автоматично оформити пенсію без необхідності відвідувати місцеве відділення ПФУ.
Перехід на електронні трудові книжки здійснюється поступово – роботодавцям і працівникам на оцифрування відомостей було дано 5 років. Термін закінчується 10 червня 2026 року. До цього моменту повинен бути здійснений повний перехід на електронний формат книжки.
В обов’язки роботодавців входить переведення даних, що були раніше внесені в паперовий документ працівників, в електронний формат – зроблено це може бути з використанням технології сканування документів і додавання відповідних записів на їх основі в реєстр.
Чи потрібно ТОВ вести паперову трудову співробітників?
Спочатку розберемось з тим, чи є ведення паперової трудової обов’язковим для підприємства. Наразі – ні. Відповідно до ст. 48 КЗпП, обов’язковим є здійснення обліку трудової діяльності робітника в електронному форматі шляхом внесення відповідної інформації до реєстру застрахованих осіб з виконанням всіх вимог і у порядку, що визначений ЗУ про ЄСВ.
Тобто, ТОВ може не зберігати і не вести трудові книжки співробітників, водночас має обов’язок фіксації всіх даних в межах ведення кадрового обліку в електронному форматі. Запровадивши електронний документообіг у компанії, можна взагалі всі кадрові документи вести в цифровому варіанті – створювати, погоджувати, підписувати, надсилати, отримувати, зберігати. Такий підхід значно спрощує процес ведення кадрового обліку й зменшує витрати ресурсів.
Важливо! В тій же ст. 48 КЗпП вказано, що на вимогу працівника роботодавець повинен:
- Оформити трудову книжку робітнику, який приймається на роботу вперше, впродовж 5 днів з моменту прийняття його на роботу.
- Вносити в його книжку записи щодо кожного факту змін та подій у трудовій діяльності.
- Всі дані в паперовій трудовій фіксувати відповідно до визначеного Кабміном порядку.
Тобто, за власною ініціативою компанія не повинна вносити записи в трудову, але зобов’язана це робити, якщо працівник вимагає здійснення відповідних дій. У нього на це є право, закріплене КЗпП, і роботодавець відмовити не може. Паперова трудова книжка зберігається у працівника, ТОВ для кадрового обліку вона не потрібна.
Те ж саме стосується й інших ситуацій, що мають місце під час ведення трудової діяльності. ЗУ №1217-ІХ було внесено зміни до низки кодексів і законів, НПА, що регулюють різні сфери. Всюди, де раніше фігурувала трудова книжка, тепер встановлено вимогу внесення даних в електронний реєстр.
Дані про трудову діяльність робітника компанія подає через портал електронних послуг ПФУ в цифровому форматі, створюючи xml-файл. Всі вимоги та правила ведення електронної трудової книжки ТОВ й іншими роботодавцями визначено в Порядку № 11-1.
Важливо! Є один нюанс стосовно трудових книжок співробітників, які ТОВ було отримано на зберігання до дати початку дії закону про електронний облік. Якщо трудова була надана компанії на зберігання ДО 10 червня 2021 року, то вона має її вести і зберігати до 10 червня 2026. Раніше видати можна, якщо працівник звільняється чи надав заяву про бажання самостійно зберігати документ.
Відповідальність за коректне ведення трудових книжок, їх зберігання та видачу власникам несе керівник компанії. За порушення встановлених законом правил посадова особа може нести дисциплінарну чи іншу відповідальність (якщо це передбачено законом).
Чи потрібна трудова книжка під час прийому працівника в ТОВ чи його звільнення?
В ст. 24 КЗпП вказано, що в момент прийому на роботу працівник може надати роботодавцю трудову книжку, але лише якщо вона у нього є. Якщо немає – то і не можна вимагати. Натомість людина може подати інформацію про свою трудову діяльність, взяту з реєстру застрахованих осіб Держреєстру загальнообов’язкового державного соцтрахування.
Спеціаліст з кадрового обліку ТОВ має запросити у нового працівника паперову трудову, а якщо її немає – дані про попередню трудову діяльність, а також документи стосовно трудових відносин фізичної особи з іншими роботодавцями. Замість трудової може бути надана довідка «Витяг з ЕТК», отримана в місцевому ПФУ чи на сайті фонду.
Отримати дані може і сам роботодавець, але виключно за наявності правильно оформленої згоди на це працівника. Більш детально про отримання довідки можна почитати в роз’ясненні ПФУ. Також на порталі є детальний розгляд алгоритму отримання витягу з електронної трудової книжки.
Отже, книжки може не бути і в самого робітника. Для прийому на роботу вона не потрібна і не є обов’язковою умовою працевлаштування, на відміну від трудового договору, наприклад. Але, як зазначили ми вище, якщо працівник цього хоче – компанія повинна забезпечити внесення відомостей до наявної у нього трудової книжки.
Така ж сама ситуація і в разі звільнення робітника. Як вказано у ст. 47 КЗпП, ТОВ-роботодавець зобов’язаний в день звільнення оформити та видати працівнику копію розпорядження чи наказу про звільнення, надати у письмовій формі повідомлення щодо нарахованих сум коштів та здійснити розрахунок у встановлені ст. 116 КЗпП терміни.
Відомості щодо звільнення в трудовій книжці фіксуються виключно на вимогу її власника або якщо трудова знаходиться на зберіганні у компанії. Тоді в неї вноситься запис і вона видається звільненому працівнику.
Де повинна зберігатися трудова книжка (якщо вона є) працівника?
Як вище ми зазначали, трудова книжка в традиційному паперовому варіанті зберігається у працівника. Проте якщо до дати початку дії закону №1217-ІХ книжки робітників зберігались у ТОВ, то передача працівникам може проходити поступово.
ПФУ надано 5 років на внесення всіх даних про трудову діяльність українців у реєстр. І лише після того, як цей термін завершиться (10 червня 2026 року), роботодавець повинен видати всім працівникам трудові книжки під особистий підпис кожного. До того часу компанія зберігає їх у себе і здійснює оформлення всіх відомостей. Якщо робітник звільняється раніше цієї дати – трудова видається в день звільнення.
Отримати трудову працівник може в будь-який час до 2026 року і до звільнення, якщо подасть відповідну заяву. Компанія не має права йому відмовити. Видача документу відбувається з внесенням даних до спеціальної книги обліку.
Важливо! Під час дії воєнного стану ТОВ, що зареєстроване в районі ведення активних бойових дій, може на власний розсуд вирішувати питання стосовно зберігання документів кадрового обліку та видавати під підпис трудові книжки робітникам (ст. 7 ЗУ 2136-IX), якщо це доцільно, наприклад, з точки зору збереження документу.
Так потрібна трудова книжка в кадровому обліку ТОВ чи ні?
Коротко підсумуємо всю викладену вище інформацію:
- На заміну паперовим трудовим книжкам прийшов електронний облік, який встановлює для роботодавців вимогу внесення даних стосовно трудової діяльності в окремий держреєстр застрахованих осіб.
- Всі записи в паперовому документі, зроблені раніше 10 червня 2021 року, повинні бути оцифровані та внесені в електронний реєстр.
- Вести паперові трудові робітників в межах кадрового обліку ТОВ не обов’язково, але працівник має право просити роботодавця правильно та своєчасно оформлювати всі факти й зміни у книжці, яка зберігається у нього.
- Компанія повинна зберігати та вести трудові штатних робітників до 10 червня 2026 року, якщо: отримала їх на зберігання раніше 10 червня 2021 року, і робітник не просив йому віддати трудову. Після 2026 року всі трудові роздаються працівникам і більше не зберігаються у ТОВ.
- Компанія, яка знаходиться на територіях активних бойових дій, може за власним рішенням передати трудову на зберігання її власнику раніше 10 червня 2026 року.
- Під час прийому на роботу в компанію нового співробітника за трудовим договором його трудова книжка не обов’язкова – достатньо надання ним даних, взятих з держреєстру. Але якщо робітник просить – ТОВ не має права відмовити і вносить дані у надану паперову трудову.
Як бачимо, кадровий облік ТОВ передбачає безліч важливих нюансів і тонкощів, вимог, що постійно змінюються та доповнюються. Тому важливо пильно слідкувати за всіма нормами й правками, своєчасно оновлювати документацію, вести все чітко й правильно. Адже штрафи за невиконання вимог щодо оформлення трудової діяльності можуть досягати 80 000 грн.
Якщо ж у вас немає бажання за всім слідкувати самостійно і потрібна допомога досвідченого фахівця у вирішенні певних питань чи забезпеченні повного супроводу кадрового обліку ТОВ, ви можете звернутися до наших спеціалістів по допомогу. Дзвоніть за номером телефону, який бачите на сайті, чи залишайте заявку у вікні нижче.
