ІТ-сектор в Україні продовжує розвиватися, незважаючи на всі складнощі й виклики. Створюються нові компанії, запускаються стартапи, поставляються не лише на український, але і міжнародний ринок якісні ІТ-продукти, послуги. Тому сьогодні ми поговоримо про масштабування ІТ-компаній – важливий процес, без якого неможливо уявити розвиток бізнесу.
Розглянемо один із аспектів масштабування – а саме підготовку бухгалтерії IT-компанії до запуску процесу зростання.
Як провести аудит обліку й упевнитися, що компанія готова до масштабування?
Як реорганізувати, оптимізувати, автоматизувати бухгалтерію?
Уникнути розповсюджених помилок і хаосу, що часто супроводжують бізнес в моменти реалізації змін?
Відповіді на всі перелічені вище та інші питання ви знайдете в цій статті. Але почнемо з визначення поняття масштабування для бізнесу, основних його складових і цілей.
Що таке масштабування? Для чого воно потрібне ІТ-компанії?
Масштабування бізнесу – це процес зростання та розширення, що може передбачати досягнення наступних цілей:
- Підвищення обсягів продажів товарів, послуг або ІТ-продуктів (у випадку компаній, що працюють в сфері інформаційних технологій).
- Збільшення кількості клієнтів (покупців, замовників), залучення нових цільових аудиторій.
- Збільшення штату співробітників, відкриття нових чи розширення існуючих відділів, департаментів.
- Вихід на нові ринки (міжнародні, наприклад), в суміжні чи зовсім нові сфери діяльності, додавання нових послуг, категорій товарів.
- Залучення інвесторів, об’єднання з бізнес-партнерами.
- Посилення присутності компанії на ринку, її впливу на формування трендів у галузі тощо.
Зазвичай під час створення стратегії масштабування ІТ-компанії метою проведених змін є досягнення цілої низки цілей, які повинні бути конкретними, вимірюваними, обмеженими в часі та ін. Кожна компанія самостійно визначає принципи та методи визначення результативності масштабування, виходячи з особливостей цілі та специфіки самого бізнесу.
Основна мета масштабування (незалежно від поставлених цілей) – збільшення прибутку. Від власне розширення чи зростання масштабування відрізняється однією особливістю – здатністю забезпечувати компанії більші темпи підвищення прибутку, ніж збільшення витрат (без яких неможливо розширити штат, розробити нові послуги чи покращити видимість бренду на ринку).
Тобто, масштабування – це стратегія управління бізнесом, за умови ефективної реалізації якої компанія зростає і приносить більший прибуток, а витрати в перерахунку на одну одиницю товару (послугу, продукт) знижуються. І собівартість кожної наступної одиниці є меншою, ніж собівартість попередньої.
Що дає масштабування ІТ-компанії:
- Збільшення прибутку і стабільне зростання у всіх сферах.
- Можливість підвищити вплив на ринку і умовно «перейти на вищий рівень».
- Вивільнення ресурсів для реінвестування, реалізації цікавих проєктів, рішень, ідей.
- Зміцнення бренду, підвищення його стійкості до економічних криз, коливань попиту та ін.
Стратегічне планування як гарантія успішного масштабування
Важливими умовами успішного масштабування є збереження належної якості послуг/продуктів та створення довгострокової стратегії розвитку. В цій статті ми не будемо говорити про проблеми та виклики, які постають перед підприємцями під час масштабування ІТ-компаній. Не станемо розглядати і різні стратегії досягнення цілей, адже мову ведемо не про бізнес-планування, а про бухгалтерію.
Проте зазначимо, що процес масштабування потребує максимально чіткого плану і суворого дотримання кожного його пункту, моніторингу на всіх етапах. В іншому випадку є високі ризики перетворити управління компанією на суцільний хаос та не впоратися з темпами розвитку, відчувши брак ресурсів і зруйнувавши прибутковий бізнес.
Ключові складові успішного масштабування:
- Чітке планування кожного кроку – розробка стратегії, бізнес-плану з максимальною деталізацією.
- Ефективна реалізація всіх етапів досвідченими фахівцями.
- Постійний контроль за бізнес-процесами (внутрішніми, зовнішніми), аналіз ефективності реалізації цілей, своєчасне внесення змін у стратегію.
- Швидка реакція на зовнішні обставини і події, гнучкість в управлінні компанією.
- Здатність працівників компанії відповідати новим вимогам і викликам – підвищення компетенцій, мотивація, розуміння суті змін і залученість у процес.
Бухгалтерський облік є однією з найважливіших складових діяльності компанії. Адже саме фінансові показники можуть продемонструвати, чи готовий бізнес до змін, допомагають визначити обсяги необхідних ресурсів для зростання, оцінити результати реалізації стратегії. І тому саме бухобліку потрібно приділити максимум уваги перед запуском масштабування.
Аудит бухгалтерії ІТ-компанії та оцінка якості ведення обліку
Перший етап підготовки ІТ-бухгалтерії до масштабування – це детальна перевірка всіх складових з метою виявлення та усунення помилок, вирішення потенційних проблем, зниження ризиків накладення штрафів, накопичення боргів тощо. В процесі масштабування навіть незначні помилки можуть перетворитися на серйозну проблему, тому важливо привести бухгалтерію до ладу перед запуском змін.
Яким питанням приділити увагу під час перевірки бухгалтерії ІТ-компанії:
- Ретельна експертиза електронного кабінету на порталі ДПС – правильності внесення облікових даних, всіх поданих звітів (декларацій про доходи, статистичних), сплачених сум податків (ЄП чи податок на прибуток, ВЗ, ПДВ), можливих боргів. В разі виявлення помилок потрібно подати уточнюючі звіти, наявності боргів чи пені – сплатити суми.
- Перевірка коректності ведення бухгалтерського обліку: звірка з даними в деклараціях, які подавались в ДПС, внесення відсутніх відомостей за потреби.
- Аналіз і систематизація первинних документів, відновлення загублених чи своєчасно неоформлених, організація їх ефективного та зручного зберігання.
- Перевірка правильності ведення кадрового обліку ТОВ – чи своєчасно здійснюються нарахування зарплат співробітникам, сплата за них податків у ДПС (ПДФО, ВЗ, ЄСВ), чи немає боргів, невірно нарахованих сум.
Всі виявлені помилки потрібно оперативно виправити та вжити заходів для уникнення їх у майбутньому, документи – систематизувати, фінансові показники – підготувати до аналізу. Важливо не забути про необхідність регулярного створення резервних копій бази даних бухгалтерії та забезпечення надійного захисту всієї інформації.
Також варто приділити увагу оптимізації податкового навантаження на ІТ-компанію – пошуку засобів і способів зменшення сум, які бізнес регулярно сплачує в бюджет. Детально про податкове планування для ІТ-бізнесу ми писали в одній зі статей, яку ви можете знайти за посиланням.
А якщо потребуєте допомоги у проведенні перевірки бухгалтерії та перегляді існуючих умов нарахування, сплати податків для вашого бізнесу – звертайтесь до фахівців Маніфай! Ми завжди на зв’язку. Дзвоніть за номером телефону, що бачите у верхній частині сторінки, або заповнюйте заявку у вікні нижче.
Аналіз фінансових показників на предмет готовності до масштабування ІТ-компанії
Якісне ведення бухгалтерського обліку ТОВ передбачає не лише фіноблік операцій, звітування перед ДПС та розрахунок податків, але й формування даних для аналізу. Якщо бухгалтерія ведеться професійно, то інформація про доходи, витрати, фінансові потоки, грошові резерви повинна бути доступною, прозорою, систематизованою.
Масштабування ІТ-компанії потребує суттєвих фінансових вкладень і до запуску процесу важливо перевірити, чи готовий бізнес до таких витрат. Почати можна з пошуку відповідей на запитання:
- Чи вистачить наявних коштів на покриття всіх операційних витрат (оплату оренди приміщень та комунальних послуг, ПО, зарплати співробітникам, виплату податків, рекламу та ін.) за умови, що весь прибуток буде реінвестуватися?
- Чи є вільні ресурси на розширення (для залучення нових співробітників та/чи навчання вже найнятого персоналу, купівлю додаткових приміщень, обладнання, оплату послуг бізнес-консультантів тощо)?
- Чи є у ІТ-компанії можливість залучити інвестиції, отримати гранти чи кредити для реалізації планів?
- Чи відповідають реальні фінансові показники тим, що закладені в розрахунки стратегії масштабування – тобто, чи є сенс у розширенні, чи повернуться інвестиції?
- Чи використовує компанія всі доступні методи зниження операційних витрат без погіршення якості ведення бізнесу?
Оцінка наявних кадрових ресурсів для масштабування бухгалтерії
Перед тим, як масштабуватися, варто також оцінити ведення бухгалтерії з точки зору якості виконання спеціалістами всіх поточних завдань та достатності кадрів для продовження роботи. Адже обсяги операцій, документів, завдань збільшуватимуться в процесі зростання.
На що звернути увагу:
- Результати проведеної перевірки – якщо облік вівся з помилками, варто знайти причини (недостатня кількість фахівців, наприклад, або ж відсутність у них компетенцій), виправити (залучити додатково робітників, організувати навчання та ін.).
- Відповідність кваліфікації бухгалтерів завданням, які потрібно буде виконувати після початку масштабування – в залежності від поставлених цілей. Наприклад, якщо ІТ-компанія планує виходити на міжнародний ринок, бухгалтер повинен вміти обліковувати валютні операції, працювати з ПДВ тощо.
- Розподіл обов’язків – повинен бути раціональним, логічним, послідовним, ефективним. Варто уникати дублювання функцій і водночас не допускати, щоб певні аспекти бухобліку залишались поза увагою.
- Пошук ефективного формату ведення фінобліку – можливо, варто вивести співробітників зі штату та укласти договір на обслуговування з аутсорсинговою компанією.
Бухгалтерський аутсорсинг як можливість оптимізувати витрати
Дієвим способом зниження витрат на ведення бухгалтерії ТОВ і підвищення якості виконання всіх завдань може стати аутсорсинг. Передання бухобліку на аутсорс – це залучення до виконання всіх завдань фахівців спеціалізованої компанії. Вони співпрацюють з великою кількістю клієнтів, мають чималий досвід і глибокі знання, відслідковують зміни в законодавстві, підвищують кваліфікацію.
Передавши бухгалтерію на аутсорс, ІТ-компанія суттєво скорочує витрати: на офіс, обладнання, ПЗ, виплату зарплати працівнику і сплату за нього податків. Оплата в разі передання обліку на аутсорс формується прозоро і за чітко визначений перелік послуг, завдань. Водночас бухгалтеру в штаті потрібно платити конкурентноспроможну зарплатню кожен місяць. І ця сума зазвичай на 35-40% вища за оплату аналогічного комплексу послуг, які надає спеціаліст на аутсорсі.
Важливо і те, що аутсорсингова фірма вирішує всі питання, пов’язані з забезпеченням стабільного та якісного обслуговування – контролює, мотивує, шукає заміну спеціалісту за потреби, несе повну відповідальність за його роботу. А клієнт регулярно отримує звіти та економить ресурси, маючи можливість спокійно вести бізнес і знати, що його права, інтереси захищено договором.
Актуальний розгляд варіанту аутсорсингу бухгалтерії і в контексті масштабування, яке здійснити значно легше, маючи у розпорядженні ресурси багатьох спеціалістів. Так, в разі збільшення обсягів бухгалтерії, необхідності розширення пакету обслуговування, клієнту достатньо звернутися до аутсорсингової компанії з відповідним запитом.
За необхідності буде швидко змінено тариф, додано необхідні опції, залучено потрібну кількість спеціалістів – і облік продовжать вести за чітким алгоритмом, своєчасно та якісно виконуючи всі завдання.
У випадку зі штатними співробітниками навряд чи вдасться швидко і безпроблемно все організувати. Адже потрібно знайти робітників, обладнати їх робоче місце, ввести в курс справи, запропонувати достойну зарплатню. І це все не гарантуватиме високого рівня виконання завдань.
Автоматизація процесу ведення бухгалтерії ІТ-компанії
Одним з основних методів зниження витрат і підвищення ефективності ведення бухгалтерії, що особливо важливо в разі очікування збільшення обсягів фіноперацій і документації, є автоматизація. Для ведення обліку можна використовувати спеціальні сервіси – BAS, M.E.Doc, Облік SaaS, Dilovod та ін.
Готові програмні рішення допоможуть зменшити витрати часу і сил на ведення обліку (а, отже, зекономити кошти на оплату роботи працівників), підвищити точність розрахунків, автоматизувати процес подання звітності та сплати податків, суттєво знизити ризики отримання штрафів, нарахування боргів від ДПС, пені.
Також варто подумати про інтеграцію інструментів для ведення бухобліку з сучасними CRM-системами, що може спростити здійснення безлічі процесів: від виставлення рахунків і внесення даних про доходи й витрати до контролю здійснення платежів і аналізу показників. Для ІТ-компанії можна розглянути Key CRM, Zoho, HubSpot, Creatio, Odoo, Pipedrive, Firmao та ін.
Бухгалтерський супровід масштабування
Стратегія масштабування може мати різні цілі, а бізнес-план – включати безліч пунктів. Проте будь-які зміни неможливо провести, не приділивши достатньої уваги фінансовій стороні справи.
Що може зробити бухгалтер для ефективного управління фінансами під час масштабування:
- Забезпечити якісне ведення бухгалтерії ІТ-компанії та фіксацію всіх фінансових показників для проведення регулярного аналізу.
- Розробити чіткі внутрішні регламенти – готові алгоритми для обробки фінансових операцій, фіксації показників, ведення звітності та документообігу, щоб уникнути хаосу в умовах зростання бізнесу. Всі процеси мають бути прозорі, систематизовані, стандартизовані.
- Контролювати дебіторську та кредиторську заборгованості, щоб своєчасно отримувати платежі та уникати прострочень.
- Зробити прогноз зниження/зростання основних показників для різних варіантів розвитку подій під час реалізації стратегії – витрат, доходів та ін.
- Прорахувати вірогідні ризики та їх вплив на фінансове становище компанії (коливання курсу, затримка оплати від клієнтів, зміна попиту на певні послуги та ін.).
- Сформувати резервний фонд для покриття непередбачених витрат, які можуть виникнути в процесі масштабування.
- Створити список можливих джерел фінансування в разі появи нестачі коштів – внутрішніх (де можна тимчасово «урізати» витрати, наприклад) і зовнішніх (гранти, інвестиції, краудфандинг, кредити тощо).
Перелік завдань, які може виконати бухгалтер для успішного масштабування ІТ-компанії, залежить від поставлених цілей і специфіки бізнесу. Але не варто недооцінювати важливість професійної бухгалтерської підтримки на кожному з етапів процесу.
Допомога фахівців, що мають експертні знання та великий досвід, є ключовою умовою успішної реалізації стратегії масштабування ІТ-компанії. І якщо ви шукаєте саме таких спеціалістів – ми готові до співпраці. Бухгалтери та юристи Маніфай надають кваліфіковану підтримку ІТ-стартапам і компаніям, в тому числі послуги з фінансового управління, податкової оптимізації.
Дзвоніть нам за номером телефону, який бачите на сайті, або залишайте свої контакти у формі заявки, щоб наш менеджер міг зв’язатися з вами якнайшвидше!
