Розпочинаючи власний бізнес, кожен підприємець повинен детально ознайомитися зі всіма вимогами чинного українського законодавства, які встановлені для вибраного ним типу підприємства, системи оподаткування, групи ФОП (для тих, хто вибрав спрощену систему оподаткування). Якщо підприємець-«спрощенець» працює один, йому достатньо вчасно подати звіт ФОП та сплатити податки.
В разі наявності робітників ситуація дещо інша. Податковий кодекс України не передбачає жодних обмежень щодо кількості найманих працівників для ФОП 3 групи спрощеної системи оподаткування. Але встановлює низку чітких вимог і правил для ФОП-роботодавця, що стосуються найманих працівників.
Підприємець зобов’язаний забезпечити робітникам комфортні умови праці, дотримуватися вимог щодо тривалості робочого часу, соціальних норм та правил обчислення оплати. Крім того, ФОП повинен вчасно і правильно заповнювати всі необхідні документи кадрового обліку та форми, пов’язані з нарахуванням і виплатою заробітної плати.
Які документи повинен мати ФОП-роботодавець
Оформлення будь-якого працівника починається з його заяви про бажання бути прийнятим на роботу. В документі зазначають дату початку трудової діяльності та посаду. З заявою працівник має подати також: паспорт (чи будь-який інший документ для посвідчення особи), ІНН, трудову книжку (за умови, що робітник планує працювати у підприємця за основним місцем роботи), за необхідності документи про освіту (якщо для виконання обов’язків потрібні спеціальні знання та навички).
Додатково в окремих випадках ФОП може вимагати надання довідки про стан здоров’я, документи про особливий статус чи наявність пільг, військовий квиток та ін. Після отримання всіх документів і написання заяви укладається трудовий договір, видається наказ і надаються дані в податкову інспекцію за місцем реєстрації ФОП.
Документи кадрового обліку, які в обов’язковому порядку повинен мати ФОП з найманими працівниками:
- Штатний розпис – в ньому містяться список посад (згідно з Класифікатором професій) та інформація щодо кількості працівників, розміру окладів. Законодавство не встановлює стандартного зразка для такого документу, тому він може бути створений у довільній формі, допускає внесення змін будь-якого моменту за необхідності.
- Правила внутрішнього трудового розпорядку – рекомендовано ФОП розробити в трудовому договорі, аби уникнути ризику накладення штрафу.
- Табель обліку робочого часу – може бути створений за затвердженою Наказом Держкомстату №489 від 5 грудня 2008 типовою формою № П-5 або ж розроблений у спрощеному варіанті за умови наявності в ньому всіх необхідних показників.
- Накази – про прийом на роботу, переміщення на посадах, звільнення працівників, надання їм відпустки, преміювання, відрядження тощо.
- Журнал реєстрації вище зазначених наказів – кадровий облік передбачає наявність такого журналу встановленого зразка, де фіксуються всі факти створення, отримання і відправлення наказів, розпоряджень.
- Графік відпусток – повинен бути створений і своєчасно доведений до працівників, згідно із вимогами ст. 79 КЗпП. Роботодавець повинен сповістити робітника про початок його відпустки мінімум за 2 тижні до відповідної дати. Щоб уникнути відповідальності за недотримання вимог чинного законодавства, ФОПу рекомендовано регулярно складати графік відпусток і сповіщати робітників під підпис.
- Трудові договори – згідно з вимогами п.6 ч.1 ст.24 КЗпП, укладаються письмово в двох ідентичних примірниках (для роботодавця і робітника). Правильне ведення кадрового обліку передбачає обов’язкову наявність цього документу, якому інспектори праці під час перевірок приділяють особливу увагу.
- Положення про охорону праці – відмітки про факт проведення інструктажів або навчань з питань охорони праці повинні бути зафіксовані в спеціальному журналі встановленого зразка.
Також слід приділити увагу бухгалтерським документам, пов’язаним з нарахуванням і виплатою заробітної плати, а саме: розрахунковій відомості, розрахунково-платіжній відомості. Крім зазначених, до переліку можуть бути додані й інші документи, вичерпний список яких залежить від сфери діяльності ФОП, особливостей ведення ним бізнесу, кількості працівників та інших нюансів.
Зобов’язання для ФОП 3 групи, який має найманих працівників
Основні вимоги до підприємців, що мають зареєстрованих робітників, стосуються двох аспектів. Перший пов’язаний із необхідністю вчасно повідомляти податкову про прийом на роботу нової людини. Другий стосується ведення звітності ФОП 3 група та передбачає подання відомостей до контролюючих органів у встановлені терміни.
Подання даних про прийняття працівника на роботу в ДПС
Згідно з Постановою КМУ підприємець повинен повідомити ДПС про прийняття найманого працівника на роботу. Звернутися потрібно до місцевого органу за адресою обліку ФОП-роботодавця як платника ЄСВ. Таке повідомлення слід подати після того, як із робітником було заключено трудовий договір і видано відповідний наказ.
Кадровий облік ФОП передбачає необхідність чіткого дотримання вимог законодавства. Так, повідомлення про прийняття нового працівника на роботу подається виключно до того, як він приступив до виконання своїх зобов’язань. Якщо ж зробити це пізніше, ніж людина почала працювати (або не повідомити податкову службу взагалі), на ФОП чекає адміністративне покарання.
Штраф за неподання в орган ДПС повідомлення про прийняття нової людини на роботу наразі становить 8000 грн. за одного працівника – дорівнює розміру 1 мінзарплати за кожного робітника, стосовно якого було скоєно вказане порушення.
Подання звітності до ДПС
Роботодавці-«спрощенці» в обов’язковому порядку повинні протягом 40 календарних днів після закінчення кожного кварталу надавати в ДПС Податковий розрахунок. У ньому вказують суми доходу, який був нарахований (і виплачений) платникам податків (з числа фізичних осіб), а також суми утриманого податку і нарахованого ЄСВ.
Інформація подається шляхом внесення даних в Додатку 1 до Податкового розрахунку, який заповнюється окремо за кожен місяць кварталу. В додатку вказують суми нарахованої зарплати, всі лікарняні і відпускні, також тут подається звіт по ЄСВ за найманих працівників.
Штрафи за невиконання зобов’язань
В разі порушення підприємцем процедури і термінів подання звітності його бізнес чекають не дуже приємні наслідки.
Покарання ФОП за порушення:
- Штраф в розмірі 1020 грн. накладається в разі неподання чи протермінування визначених законом строків, подання з помилками чи невірними даними, не в повному обсязі податкової звітності, що стосується сум доходів працівників, утриманих з них податків, виплачених коштів за роботи чи послуги/товари за умови, що ці порушення стали причиною зміни у більшу чи меншу сторону податкових зобов’язань платника податку чи зміни платника.
- Штраф у сумі 2040 грн. за повторну фіксацію того ж порушення протягом одного року.
Самостійно здійснювати всі обчислення та розбиратися в тонкощах нарахувань нефахівцеві досить важко. А тому найкраще рішення для підприємця за наявності у нього найманих працівників – передати кадровий облік ФОП професійному бухгалтеру, який зможе правильно та вчасно виконувати всі завдання.
Терміни зберігання документів ФОП, у якого є наймані працівники
Кожен ФОП, у якого працюють робітники, повинен не лише своєчасно здійснювати всі нарахування і подавати звітність, але і зберігати документи протягом встановленого терміну. Строки вказані в Переліку типових документів.
Згідно норм вказаного Переліку, документи, на основі яких ведеться кадровий облік у ФОП та здійснюються нарахування оплати, потрібно зберігати протягом мінімум 75 років. Якщо ж ФОП було ліквідовано – підприємець повинен передати всі документи в Державний архів. Зазначимо, що чинне законодавство передбачає можливість надання документів в електронному форматі.
Оформлення найманого працівника потребує уваги та правильного заповнення кадрових документів, подачі повідомлення та щоквартальної звітності, а також вірного нарахування і виплати заробітної плати. Звичайно, ФОП-працедавець може це все робити самостійно, але є багато тонкощів і нюансів, яких він може не знати.
Наші спеціалісти надають бухгалтерські послуги для ФОП та легко вирішують найскладніші ситуації, що можуть виникнути під час ведення бізнесу. З будь-якими питаннями ви завжди можете звернутися до наших фахівців за номерами телефонів, вказаними на сайті, або ж просто заповнивши форму нижче.
