Маючи значний досвід взаємодії з українським бізнесом, хочемо розповісти про особливості роботи нашого HR-відділу та розвінчати найпоширеніші міфи, які й до сьогодні існують серед підприємців. В статті поговоримо про підбір бухгалтера для компаній і підприємців, специфіку пошуку спеціаліста такого профілю та важливість залучення фахівців до виконання завдання.
Формулювання запиту та визначення потреб клієнта
Фраза «нам потрібен бухгалтер» майже ніколи не означає те, що ми чуємо. За нею ховається різне, і не обов’язково це саме пошук того, хто буде тільки вести бухгалтерський облік ФОП чи ТОВ. Іноді роль бухгалтера змінюється від операційної до стратегічної – і компанії потрібен інший рівень компетенції. Фахівець, який розуміється не лише на звітах і податках.
А іноді накопичується такий хаос у документах, що страшно навіть дивитися – не те, що розбиратися. І тут потрібно знайти спеціаліста, який зможе не лише виконувати поточні завдання, але й провести аналіз бухгалтерії за попередні роки, налагодити систему, все впорядкувати.
Для реалізації таких завдань фахівець повинен мати не лише глибокі професійні знання та практичний досвід відновлення бухгалтерського обліку, але і вміти працювати з великим обсягом інформації, аналізувати помилки, знаходити оптимальні рішення для їх виправлення.
Важливими також є уважність до деталей, системне мислення, здатність швидко орієнтуватися в законодавчих вимогах. Лише такий спеціаліст зможе не просто «розгребти» хаос у документах, а й вибудувати зрозумілу та стабільну систему обліку, яка працюватиме коректно й надалі.
Кожна з цих ситуацій – окрема задача, і підхід до пошуку фахівця HR-спеціалістом теж суттєво відрізняється.
Аналіз роботи компанії клієнта чи ФОП
Часто, коли в компанії звучить фраза «нам потрібен бухгалтер», перше, що роблять – це переглядають резюме. В поле зору потрапляють всі спеціалісти з відповідним досвідом, які шукають посаду бухгалтера – від початківців з мінімальним досвідом до керівників відділів і фахівців з вузькою спеціалізацією.
Пошук в такому випадку більше нагадує лотерею, в якій рідко виграє HR-спеціаліст та його клієнт. Ми ж починаємо з іншого. Спочатку придивляємося до того, як компанія працює насправді: який у неї податковий режим, чи є ПДВ, акциз або ЗЕД, скільки юросіб у структурі, який обсяг первинної документації, яку відповідальність реально нестиме новий співробітник.
Пошук кандидата – як розплутування клубка: якщо не витягнеш усі ниточки і не зрозумієш основні потреби клієнта, пошук справді може перетворитися на лотерею з непередбачуваним результатом. Адже складнощів насправді тут може бути чимало:
- навіть у досвідченого бухгалтера може виявитися «прогалина» в навичках саме там, де це критично для бізнесу;
- фахівець може не мати практичного досвіду роботи саме з вашою системою оподаткування або галуззю;
- підхід бухгалтера до роботи може не відповідати реальним процесам і темпу роботи компанії;
- спеціаліст може бути сильним у поточному обліку, але не мати досвіду відновлення чи аудиту бухгалтерії;
- рівень відповідальності та уважності до деталей може виявитися нижчим, ніж очікує бізнес.
І такі проблеми виникають постійно, через що пошуки бухгалтера для компанії чи ФОП можуть затягнутися на місяці.
Приклад з практики підбору бухгалтера
В нашій практиці був цікавий випадок. Компанія найняла бухгалтера зі значним досвідом, який багато років пропрацював в державних установах. На перший погляд це був ідеальний кандидат: стабільний, уважний, відповідальний.
Але в аутсорс-компанії, де потрібно одночасно працювати з кількома клієнтами і швидко комунікувати, він не впорався з поставленими завданнями. Постійні уточнення, відкладені відповіді, непорозуміння з клієнтами – і в підсумку процес сповільнювався, а керівники витрачали час на постійний контроль.
Ця ситуація наочно показала: важливими є не тільки досвід і знання, а й здатність адаптуватися до формату роботи і комунікаційних вимог конкретного бізнесу.
Про хард та софт-скіли в HR
Як бачимо, досвідчений спеціаліст – не завжди ідеальний кандидат, якщо не має потрібних софт-скілів. Для кращого розуміння дамо короткі визначення:
- Hard skills (хард-скіли) – це професійні знання, технічні навички та практичний досвід, необхідні для виконання конкретних робочих завдань. Вони пов’язані зі спеціальністю людини, набуваються під час навчання або практики та можуть бути перевірені за допомогою тестових завдань, сертифікатів чи результатів роботи.
- Soft skills (софт-скіли) – це особисті якості та універсальні навички, які визначають, як людина взаємодіє з колегами, організовує свою роботу, приймає рішення, реагує на робочі ситуації. До них належать комунікація, відповідальність, уміння працювати в команді, критичне мислення, адаптивність та інші поведінкові компетенції.
І під час пошуку бухгалтера для компанії чи ФОП ми звертаємо увагу на обидві категорії навичок. Обов’язково формуємо профіль під кожну вакансію з врахуванням реальних умов роботи, а не покладаємося тільки на резюме.
Оцінка кандидатів HR-спеціалістом
Коли профіль є, починається етап, який більшість недооцінює – це оцінка кандидатів. І тут є міф, який варто розвіяти одразу: кількість років у резюме не дорівнює глибині експертизи.
Ми неодноразово бачили ситуації, коли фахівець зі значним досвідом, який пів життя пропрацював в одній компанії, поступається за рівнем знань і вмінь молодому спеціалісту, що постійно підвищує кваліфікацію, вивчає зміни в законодавстві. Проте бувають й зворотні ситуації. Тут нічого неможливо передбачити заздалегідь – потрібно лише аналізувати та перевіряти.
Крім власне виявлення фахових навичок та проведення тестів на наявність глибоких професійних знань, ми ставимо і практичні запитання. Наприклад:
- «Як ви діяли під час податкової перевірки?»
- «На що звертаєте увагу під час налагодження взаємодії з новим клієнтом?»
- «Що робите в разі виявлення помилок і некомпетентних дій інших співробітників?»
- «Як дієте, коли клієнт або керівник наполягає на рішенні, яке може створити ризики для компанії?»
- «Як ви організовуєте свою роботу, коли одночасно маєте кілька термінових завдань?»
- «Як реагуєте на критику або зауваження щодо вашої роботи?»
- «Що для вас є показником того, що співпраця з клієнтом або командою вибудувана ефективно?»
І відповіді на такі запитання відразу демонструють, хто реально приймає рішення та вміє діяти в різних ситуаціях, а хто просто «сидить» за звітами.
Проходження кандидатом співбесіди
Отже, на співбесіді ми звертаємо увагу на кілька речей: чи кандидат може пояснити складні процеси просто і зрозуміло, чи говорить про власні помилки і уроки, чи бере на себе відповідальність за роботу та прийняття рішень в кризових ситуаціях, чи описує реальні кейси, де сам робив ключові дії, а не розмиває відповідальність «ми вирішили».
Окремо перевіряємо, чи зможе бухгалтер донести суть складних процесів до власника бізнесу без фінансової освіти. Бухгалтер, який вміє пояснювати складні речі просто, завжди цінніший. І без цієї навички співпрацювати з підприємцями дуже складно, адже саме власник бізнесу приймає остаточні рішення і для того, щоб вони були ефективними, повинен мати всю інформацію.
Адже технічні знання – лише частина картини. Важливо, щоб бухгалтер вчасно попереджав про ризики, а не мовчав до останнього. Щоб не боявся говорити неприємні речі, давав зворотній зв’язок і навіть конструктивну критику в разі необхідності.
Один випадок наочно показав різницю: бухгалтер бачив, що компанія наближається до порогу обороту, який змінює систему оподаткування, але мовчав три місяці. Власник дізнався від податкової. Різниця між тим, хто попереджає, і тим, хто мовчить, не в знаннях – вона в характері. Тому жива розмова на співбесіді важить не менше, ніж тестове завдання.
Письмова фіксація домовленостей
Після того, як ми переконалися, що кандидат підходить і відповідає всім критеріям – і за знаннями, і за підходом до роботи, і за комунікацією – робимо наступний крок. І він не менш важливий. Необхідно зафіксувати всі домовленості письмово.
Функціонал, формат роботи, оплата, випробувальний термін, дата старту – все це потрібно чітко прописати, а не «домовлятися на словах». У більшості компаній саме розмиті домовленості на старті стають джерелом конфліктів через місяць-два, а конфлікти в бухгалтерії завжди невчасні і дуже дорого обходяться.
Тому все детально обговорюємо, фіксуємо в договорі та робимо так, щоб в разі його розірвання інтереси, права обидвох сторін були захищені.
Зворотній зв’язок кандидатам, які не підходять
Є ще один момент, про який рідко говорять – про зворотний зв’язок кандидатам, які не підійшли на позицію. Коректна відповідь і реальна причина без відписок «ми вам зателефонуємо» – це важливо і говорить про професіоналізм HR-спеціаліста, повагу до кандидата. Адже те, що він не підійшов на конкретну позицію, не робить його гіршим чи менш гідним роботи.
Ринок фінансових спеціалістів вузький, репутація будується роками, причому, в обидва боки. Кандидат, якому сьогодні відмовили з повагою, завтра може рекомендувати вас колезі, який стане саме тим, кого шукали місяць. А, можливо, і ви звернетесь до цього кандидата – коли на його навички та знання буде попит або якщо він підвищить кваліфікацію, зросте як фахівець.
Важливість підбору бухгалтера
Зрештою, підбір бухгалтера – це не просто про «закрити вакансію». Це більше про те, щоб дати власнику бізнесу спокій.
Якщо в ФОП чи ТОВ працюватиме кваліфікований бухгалтер, який має всі необхідні навички для виконання поставлених завдань, власник бізнесу буде знати, що фінанси під контролем. Йому не доведеться перевіряти чи перепитувати щодня, тривожитися перед звітним періодом. Він буде впевнений, що все під контролем і матиме змогу витрачати свої ресурси на розвиток справи.
Якщо після правильного підбору персоналу власник перестає щодня думати про бухгалтерію – значить, наша робота виконана якісно!
