Самостійне ведення ФОП. Навіщо потрібні перевірки і як часто їх робити?

Багато людей, які тільки планують починати підприємницьку діяльність, схильні вірити у поширений міф про простоту ведення бухгалтерії для ФОП. Людині, що не знайома з нюансами бухгалтерського супроводу підприємницької діяльності, може здатися, що ніяких тонкощів і складнощів у бухгалтерії індивідуального підприємця немає; вважається, що складна бухгалтерія – це лише для великих компаній.

Насправді ж це далеко не так. Готуючись до початку свого шляху як підприємця, варто бути готовим до того, що українське законодавство нюансів, які потрібно враховувати, щоб не отримати чималий штраф.

Бухгалтерія для ФОП: найпоширеніші помилки

Підприємці, які прийняли рішення вести свою бухгалтерію самостійно, не звертаючись за допомогою до спеціалістів, ризикують легковажно поставитися до кількох важливих моментів, що в свою чергу може призвести до проблем з податковою і серйозних збитків.

Розглянемо найпоширеніші помилки, які допускають підприємці, що самостійно займаються своєю бухгалтерією.

1. ФОПи забувають вчасно сплачувати податки або сплачують на інші рахунки. Наявність боргу зі сплати податків у сумі понад 3060 грн на 1-е число впродовж двох послідовних кварталів призводить до позбавлення ФОП статусу платника єдиного податку. Слід зважати на те, що податкова не повідомляє ФОПів завчасно, а просто позбавляє статусу: інформація про наявність чи позбавлення єдиного податку  відображається тільки в Електронному кабінеті платника податків в меню “Облікові дані платника”. Інколи підприємці роками працюють, вважаючи себе платником єдиного податку, у той час коли насправді давно перебувають на загальній системі оподаткування. Слід нагадати, що на загальній системі ФОП має сплатити від суми чистого доходу наступні податки: ПДФО у розмірі 18% та військовий збір у розмірі 1,5%; та нарахувати ЄСВ у розмірі 22,0%. При цьому витрати мають бути документально підтверджені. Крім того, якщо ФОП вчасно не сплатив податки або ЄСВ, йому потрібно буде сплатити штраф та пеню. Пам’ятайте, що по ЄСВ немає терміну давності!
2. Використання електронних сервісів для подання звітності. Ці сервіси розслаблюють підприємця, він їм довіряє, однак дані сервіси – це не люди, вони не розпитають про нюанси в вашій роботі, не підкажуть вам, як оптимальніше вчинити в тому чи іншому питанні. Сервіс вам нагадає про терміни сплати податків та подання звітів. Однак не завжди ФОП відразу після нагадування може сплатити податки або подати звіт, через завантаженість може забути та зробити це пізніше.

Були випадки коли ФОП, який користувався одним з таких сервісів, подавав деякі декларації вчасно, деякі ні, отримував квитанції про їх прийняття і щиро вірив, що в нього все гаразд. Виявилось, що його через борг позбавили єдиного податку ще в 2020 році. Майже 3 роки ФОП працював, вважаючи, що він перебуває на єдиному податку, хоча автоматично вже був переведений на загальну систему.

1. ФОП не реєструється платником єдиного податку. Під час реєстрації ФОПи або взагалі не подають заяву на спрощену систему оподаткування, або подають з помилками. Їм відмовляють в єдиному податку, про що ФОПи не знають, і працюють, вважаючи, що перебувають на єдиному податку.

Випадок з практики: один підприємець вирішив сам реєструвати свій ФОП. Він подав заяву на спрощену систему оподаткування під час онлайн реєстрації, але не перевірив інформацію про перебування на єдиному податку. А з технічних причин заява не потрапила до податкової, і ФОП перебував на загальній системі оподаткування.

Інший підприємець сам реєстрував свій ФОП через “Дію” і при реєстрації обрав спрощену систему. Проте на той момент у нього був борг по земельному податку, тому податкова, не повідомивши, взяла його на облік як платника загальної системи оподаткування.

1. Легковажне ставлення до наявності первинних документів. Через те, що банки перестали вимагати контракти для підтвердження валютних операцій, а задовольняються інвойсами, багато хто з ФОПів або взагалі не оформляють документи, або в не роблять це належним чином. Під час проходженні аудиторської перевірки підприємці можуть або отримати штраф за відсутність документів, або отримані ними доходи можуть розцінити як отримані доході за інші послуги, на надання яких ФОП немає зареєстрованих КВЕДів. Це, в свою чергу, може призвести до того, що ФОП можуть позбавити єдиного податку після кварталу, в якому було виявлено порушення, в тому числі й заднім числом.
2. Несплата ФОПом інших податків, які застосовуються до нього як до фізичної особи. Серед таких податків найчастіше забувають про земельний податок та податок на нерухомість. Через борги з даних податків ФОП можуть також позбавити єдиного податку. Нарахування даних податків та реквізити для їх сплатити можна побачити в своєму електронному кабінеті платника податків в розділі “Стан розрахунків з бюджетом”.

За борги з ЄСВ єдиного податку не позбавляють, оскільки це не податок, а внесок.

1. Перевищення встановленого обсягу доходу ФОП. Не всі підприємці ведуть книгу доходу. А якщо і ведуть, то заповнюють її в кінці року. І часто виявляється, що ними було перевищено дозволений ліміт протягом року, а це, в свою чергу, веде до зміни групи оподаткування. За законом, якщо ФОП 1 або 2 групи перевищує ліміт, він зобов’язаний подати заяву та перейти до наступної групи з нового кварталу. У разі перевищення ФОПом 3-ї групи підприємство перестає бути платником єдиного податку і переходить на загальну систему. Сама сума перевищення ліміту оподатковується за ставкою 15%.

Якщо ФОП перевищив ліміт на загальній системі, то має зареєструватись платником ПДВ.   Він має подати заяву до контролюючого органу не пізніше 10 числа календарного місяця, що настає за місяцем, в якому вперше досягнуто обсягу оподатковуваних операцій.

Якщо ФОП не подав реєстраційну заяву та не зареєструвався платником ПДВ, то до такої особи застосовується штраф в розмірі 10% (25% – при вчинені умисних діянь, що зумовили визначення контролюючим органом суми податкового зобов’язання, а при повторному вчинені умисних діянь протягом 1095 календарних днів – в розмірі 50%) суми зобов’язання, визначеного контролюючим органом самостійно за результатами проведення документальної перевірки.

1. ФОП не контролює статус своїх контрагентів. Не всі підприємці на 2 групі ЄП знають, що їм заборонено надавати послуги підприємцям на загальній системі оподаткування.  Якщо це зробити, то це порушення умов перебування на ЄП, і ФОП автоматично переходить на загальну систему оподаткування з дати надання такої послуги. А на суму наданої послуги податкова застосовує ставку 15%.

Як бачите, нюансів дійсно багато. Не спеціалісту, який почав занурюватися у тонкощі податкового законодавства з нуля, дуже легко припуститися помилки і, як результат, отримати штраф і зобов’язання сплатити набагато більшу суму податку, ніж підприємець розраховував.

Самостійне ведення бухгалтерії ФОП: рекомендації професіоналів

Якщо ви все ж вирішили займатися бухгалтерією свого ФОП самостійно, вам варто уважніше вивчити законодавче регулювання вашої діяльності. Спеціалісти нашої компанії підготували для вас список рекомендацій, які спростять самостійне ведення бухгалтерії для фізичної особи – підприємця.

Регулярно перевіряти свій електронний кабінет на предмет наявності боргу (меню «Стан розрахунків з бюджетом») та чи не позбавили вас єдиного податку (меню «Облікові дані платника»).

• Слідкуйте за зміною реквізитів для сплати податків.
• Належним чином оформлюйте первинні документи.
• Слідкуйте за змінами в законодавстві, оскільки останнім часом в Україні дуже багато змін.
• Якщо ви працюєте на 2 групі єдиного податку, слідкуйте за статусом ваших контрагентів, адже надання послуг платникам на загальній системі оподаткування заборонене.

Недбалість або проста нестача часу на вивчення всіх нюансів можуть призвести до плачевних наслідків. Зважайте на те, що:

• наявність боргів може призвести до арешту рахунків та майна, до заборони виїзду за кордон;
• позбавлення єдиного податку призведе до того, що наступні чотири квартали ви не зможете скористатись правом на єдиний податок та, можливо, до сплати величезних податків під час перебування ФОП на загальній системі оподаткування.

Ми поділились з вами досвідом роботи з найчастішими помилками ФОП. Остаточне рішення залишається за підприємцем: витратити час на те, щоб в усьому розібратись самостійно, постійно слідкувати за змінами та самому вести бухгалтерію свого ФОП, або ж звернутися до кваліфікованого бухгалтера, який постійно працює в цій сфері, знайомий з усіма нюансами, регулярно контролює ситуацію в електронному кабінеті та несе відповідальність за своєчасність сплати ваших податків та подання звітів.

В будь-якому випадку, до ведення бухгалтерії ФОП слід ставитися серйозно і не дозволяти легковажності призвести до серйозних збитків!