Українське податкове законодавство для всіх ФОП встановлює аналогічні вимоги, і сфера ІТ не передбачає будь-яких виключень чи додаткових пунктів. Проте специфіка діяльності ІТ-спеціалістів і процедура проведення розрахунків із отримувачами послуг мають певні нюанси, що впливають на формат і особливості ведення первинної документації.
А тому варто докладно розглянути, які первинні документи ФОП повинен мати, приділивши увагу термінам, формату їх зберігання, іншим важливим аспектам.
Що таке первинний документ
Згідно із Законом України “Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні”, первинним називається документ, в якому міститься інформація щодо проведених господарських операцій, подана в електронній чи письмовій формі. Господарською операцією є будь-яка дія, результатом якої є зміни у фінансовому стані, пасивах або активах підприємця.
Первинним документом може вважатися запис про виплату заробітної плати, відвантаження товару, оплату послуг контрагентів та ін. В сфері ІТ зазвичай мова йде про отримання авансу чи повної оплати від клієнта за надані послуги, продукти.
Закон забороняє формувати податкову звітність із використанням даних, для підтвердження яких немає документів, а тому відповідь на питання, чи потрібні ФОП первинні документи, є однозначною. Відомості про кожну операцію повинні бути правильно зафіксовані та зберігатися протягом встановленого терміну.
Відповідно до частини другої ст. 9 Закону України від 16 липня 1999 року № 996-ХІV “Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні”, будь-який первинний документ повинен мати такі обов’язкові реквізити:
- Назва документу та найменування суб’єкту господарювання, який його склав.
- Дата оформлення.
- Обсяг і зміст проведеної господарської операції та ПІБ особи, що є відповідальною за її здійснення.
- Підпис чи будь-які інші дані для можливості ідентифікації відповідальної особи.
Крім того, у первинні документи ФОП може вносити такі відомості: номер документа, ідентифікаційний код підприємства (що вказаний у Держреєстрі), вказання підстави для проведення операцій тощо. Важливо зазначити, що наявність незначних помилок у оформленні первинної документації не впливає на визнання господарської діяльності дійсною. Основні вимоги: вказання в повному обсязі обов’язкових реквізитів, створення українською мовою, підпис.
Первинні документи ФОП (2 група, 3 група) можуть бути оформлені як у письмовому, так і в електронному форматі, що завіряються печаткою або е-підписом. За умови наявності всіх даних і пунктів первинні документи можуть складатися за власними шаблонами, що відрізняються від типового оформлення.
Вимоги до зберігання первинних документів для ФОП у сфері ІТ
Враховуючи специфіку виду діяльності та особливості розрахунків, фахівці у сфері ІТ можуть вибрати спрощену систему оподаткування 2 або 3 групи. В разі вибору 2 групи спеціаліст може співпрацювати лише з тими ФОП, юридичними особами, що перебувають на єдиному податку. В той же час, ФОП 3 группа IT дозволяє надавати послуги різним партнерам, незалежно від вибраної ними системи оподаткування (зокрема іноземним, які часто оформлені як юрособи), тому є більш вдалим вибором.
Під час ведення діяльності ФОП первинні документи для підтвердження отриманого доходу можуть мати різну форму, що залежить від форми оплати. В разі проведення безготівкових розрахунків кошти надходять на рахунок ФОП і первинним документом є виписка установи, в якій він відкритий. Якщо дохід отримано в готівці, то ФОП 2 і 3 групи повинні мати копію фіскального чеку РРО, збережену в контрольній стрічці. Проте в ІТ-сфері розрахунки здебільшого здійснюються безготівковим способом, тому для спеціалістів галузі актуальний перший варіант.
Для підтвердження джерела отримання доходу ФОП повинен мати:
- Виписки банку за звітний період, що відображають трансакції з поточного рахунку ФОП (Наказ ДПС України від 05.07.12 № 583 “Про затвердження Узагальнюючої податкової консультації щодо використання банківських виписок як первинних документів”).
- Інвойси (рахунки-фактури), за якими було проведено розрахунки з ФОП за виконану роботу (в разі ведення зовнішньоекономічної діяльності, згідно з вимогами Закону України “Про зовнішньоекономічну діяльність”.
Крім того, з метою якісної фіксації договірних умов та контролю за їх дотриманням додатково ФОП для IT може формувати такі первинні документи, як договір із замовником (компанією, фізичною особою), акт виконаних робіт за певний період тощо. Проте для державних органів України вони не є обов’язковими.
Для чого потрібно зберігати первинні документи
Зберігати первинні документи ФОП (3 група, 2 група) повинен для можливості надання їх за вимогою відповідним органам. Так, банк має право вимагати у вибірковому порядку від підприємця підтверджуючі документи для проведених фінансових операцій (особливо якщо кошти були зараховані у валюті), сума яких не перевищує 400 тисяч гривень. Якщо перевищує – документи попросять надати обов’язково (згідно із вимогами Постанови НБУ №60 від 23.03.2022 “Про особливості виконання окремих вимог законодавства у сфері фінансового моніторингу, валютного нагляду, нагляду у сфері реалізації спеціальних економічних та інших обмежувальних заходів (санкцій) протягом дії воєнного стану”).
Зазвичай для підтвердження достатньо інвойсу, проте в разі проведення операції у валюті задля перевірки легальності походження коштів можуть вимагати договір із компанією-замовником. Варто зазначити, що підпису другої сторони в інвойсі може і не бути – достатньо внесення всіх даних і підпису ФОП. Тому варто створювати інвойси на кожну транзакцію.
Податкова служба вимагає надання первинної документації під час проведення перевірок, які ініціюються за наявності певних підстав. В разі сумлінної сплати податків і правильного ведення звітності первинні документи ФОП (2 група, 3 група) не перевіряються, проте їх зберігання протягом встановленого терміну є обов’язковим.
Як довго потрібно зберігати документацію, відповідальність за порушення
Згідно із п. 44.3 ст. 44 ПКУ та Законом України від 20 березня 2023 року № 2970-IX “Про внесення змін до Податкового кодексу України та інших законодавчих актів України щодо імплементації міжнародного стандарту автоматичного обміну інформацією про фінансові рахунки” термін зберігання первинних документів ФОП становить 3 роки.
Але варто пам’ятати про такі особливості:
- Строк зберігання будь-яких документів, які пов’язані з розрахунком податків, сплатою внесків, зборів та ін., починається з першого дня подання звітності, для формування якої вони використовувались (або передбаченого законодавством граничного строку в разі її неподання).
- Термін зберігання бухгалтерської документації, що стосується перевірок податковою, ревізій держфінконтролю чи судового оскарження рішень складає мінімальні 3 роки, а також залежить від особливостей розгляду справи.
- Документи та відомості, що підпадають під дію вимог статей 39, 39-К Податкового Кодексу, зберігають мінімум 7 років.
Документи за звітні періоди, за які перевірки вже проводитися не можуть, після закінчення мінімального строку зберігання знищуються. Винятком є ті, що можуть бути використані в процесі відшкодування матеріальної шкоди, яка була заподіяна внаслідок збройної агресії рф.
Незберігання первинних документів є порушенням вимог чинного законодавства та може стати підставою для накладення штрафу. Штраф за відсутність первинних документів ФОП (2 група, 3 група) становить 1020 гривень (п. 121.1 Податкового Кодексу України). За вчинення тих самих дій повторно протягом одного року з моменту першого порушення стягується штраф у подвійному розмірі. Спеціальні правила застосовуються для підприємців, що вели діяльність на тимчасово окупованих рф територіях або в зонах активних бойових дій.
