Первинний документ – це офіційне підтвердження господарської операції ФОП або ТОВ, на підставі якого ведеться бухгалтерський облік, формуються витрати, доходи та податкова звітність. Саме такі документи фіксують факт надання послуг, продажу товарів, виконання робіт чи здійснення оплати та мають містити обов’язкові реквізити, передбачені законодавством.
Первинні документи є основою для ведення бухгалтерського обліку ФОП. І мають відповідати низці вимог. Тому в цій статті ми розглянемо детально:
- Первинний документ – що це таке і коли має формуватися ФОП?
- Які обов’язкові реквізити мають бути в первинному документі?
- Які є формати створення «первинки» (паперовий, електронний) і в чому різниця?
- Які переваги створення первинних документів в електронному форматі?
- Які документи мають формувати ФОП на єдиному податку, загальній системі?
Також розкажемо про найбільш розповсюджені помилки, які роблять ФОП в первинних документах, та дамо поради для їх уникнення. А в кінці ви знайдете короткі відповіді на популярні запитання, які ми часто отримуємо від підприємців під час надання юридичних, бухгалтерських консультацій.
Що таке первинний документ
Для правильного ведення бухгалтерського обліку та підтвердження доходів, витрат чи виконаних робіт ФОП і ТОВ повинні оформлювати первинні документи щодо кожної господарської операції. Саме на їх підставі формуються дані обліку, складається податкова звітність та підтверджується реальність діяльності під час податкових перевірок або спорів з контрагентами.
Первинний документ – це паперовий або електронний документ, який фіксує факт здійснення господарської операції та містить усі обов’язкові реквізити, встановлені законодавством. До таких документів можуть належати акти виконаних робіт, рахунки, накладні, товарно-транспортні накладні, чеки, інвойси та інші документи, що підтверджують продаж товарів, надання послуг, отримання оплати чи понесення витрат.
Основні види первинних документів
Основними первинними документами у ФОП, ТОВ є:
- Накладні: видаткові накладні – коли здійснюєте продаж товарів; прихідні накладні – коли купуєте товар; товаро-транспортні накладні (ТТН) – коли купуєте або продаєте товар і доставку здійснюєте транспортом (у ТТН є затверджена форма).
- Акти – наданих послуг чи виконаних робіт, приймання-передачі тощо.
- Внутрішні документи – сюди можна віднести бухгалтерську довідку, шляхові листи та ін.
- Рахунок – може вважатись первинним документом, якщо містить всі обов’язкові реквізити та підтверджує оплату і здійснення господарської операції.
- Інвойс – цей документ використовуємо, коли отримуємо валютні надходження, має бути двомовний.
- Розрахункові документи – фіскальний чек, платіжна інструкція, квитанція та ін.
Для чого потрібні первинні документи ФОП
Первинні документи потрібні ФОП не лише для ведення обліку, а й для підтвердження законності підприємницької діяльності перед податковими органами, банками та контрагентами. Вони допомагають довести факт отримання доходу, понесення витрат, передачі товару або надання послуг у випадку перевірки чи виникнення спірних ситуацій.
Крім цього, належно оформлені первинні документи знижують ризик податкових донарахувань та штрафів, адже саме вони підтверджують реальність господарських операцій. Для ФОП на загальній системі оподаткування такі документи також є підставою для врахування витрат, які впливають на розмір оподатковуваного доходу.
Окреме значення первинні документи мають в роботі з юридичними особами та під час безготівкових розрахунків, оскільки більшість компаній співпрацюють лише за умови належного документального оформлення операцій.
Вимоги до складання первинних документів
Правила складання первинних документів регулюються:
- Законом України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 р. № 996-XIV.
- Положенням про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку від 24.05.1995 року № 88, затвердженим наказом Мінфіну України.
Обов’язковими реквізитами в первинному документі є: назва документа, дата складання, назви підприємств (покупця/продавця), зміст і обсяг господарської операції, одиниця виміру, ПІБ відповідальних осіб за здійснення господарської операції, посада, особистий підпис або КЕП, якщо є, то і печатка підприємства.
В первинному документі додатково можуть зазначати й інші реквізити (наприклад, місце складання, адреса доставки товару, номер документа та ін.)
Електронні первинні документи: особливості використання
Електронні первинні документи мають таку ж юридичну силу, як і паперові, за умови наявності всіх обов’язкових реквізитів та підписання кваліфікованим електронним підписом (КЕП). Такий формат дозволяє ФОП і ТОВ обмінюватися документами дистанційно, пришвидшувати погодження операцій та спрощувати ведення обліку.
Переваги електронного документообігу
- Швидкий обмін документами без особистих зустрічей.
- Зручне зберігання без паперових архівів.
- Швидкий пошук потрібних документів.
- Менший ризик втрати або пошкодження файлів.
- Автоматизація створення та підписання документів.
- Економія витрат на друк і доставку.
- Доступ до документів з будь-якого місця.
- Захист документів за допомогою КЕП та шифрування.
Основна умова застосування та визнання електронних первинних документів – підписання їх кваліфікованим електронним підписом (КЕП).
Законодавство, що регулює електронний документообіг
- ЗУ «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні», про який ми писали вище.
- ЗУ «Про електронні документи та електронний документообіг» – власне регулює електронний документообіг.
- ЗУ «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги» – регулює використання КЕП.
- Податковий кодекс України – визначає право платників подавати звітність в електронному варіанті та вести первинну документацію.
- Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Мінфіну № 88. На нього ми теж вище давали посилання.
- Порядок обміну електронними документами з контролюючими органами, затверджений Мінфіном.
Особливості застосування КЕП для підписання
Кваліфікований електронний підпис (КЕП) використовується для підтвердження авторства та цілісності електронного первинного документа. Документ, підписаний КЕП, визнається юридично значимим та може використовуватись під час податкової звітності, перевірок і взаємодії з контрагентами нарівні з паперовими документами.
Як правильно накладати КЕП
Досить часто ми отримуємо від клієнтів питання щодо часу накладення КЕП. Наприклад, чи буде порушенням, якщо накласти КЕП на накладну сьогодні, а накладна за минулі періоди.
Відповідь: згідно законодавства, дата документа може відрізнятись від дати накладання КЕП в «усі сторони». Допускається і КЕП накладений раніше, ніж вказана дата на документі, і навпаки.
Факт здійснення господарської операції визначає дата на документі. А щоб не було проблем з визнанням електронних документів податківцями, рекомендуємо підписувати документи до того, як звітність буде подана в ДПС.
Підпис є обов’язковим реквізитом на первинному документі. І в разі його відсутності ФОП не зможе витрату чи дохід віднести собі в облік. Всі витрати та доходи відображають в період здійснення операції. Тому для вирішення даної ситуації можна сформувати внутрішній акт (належно оформивши) для відображення операції в фактичному періоді здійснення господарської операції.
Первинні документи в бухобліку ФОП на єдиному податку
ФОП платники єдиного податку зобов’язані вести книгу обліку доходів і мати первинні документи, які підтверджують їх дохід. В цьому випадку первинним документом вважаються: інвойс, акт виконаних послуг/робіт, накладна.
Документи, які підтверджують витрати (наприклад, ви купили поличку для зберігання товарів, які продаєте), ФОП не зобов’язані зберігати. Але податківці при перевірці можуть вимагати первинні документи, наприклад, накладні на товар, що закуповувався з подальшим перепродажем.
ФОП-«спрощенці» зобов’язані фіксувати тільки доходи – і ті, хто платить податок з доходу (3 група), і платники фіксованих сум податків (1-2 група, для підтвердження, що не виходять за межі річного ліміту).
Штрафи за відсутність первинних документів
Штрафна санкція за відсутність первинного документу в разі запиту податковою становить 1020 грн. Ті самі дії, вчинені платником податків, до якого протягом року було застосовано штраф за таке саме порушення, – призведуть до накладення штрафу в розмірі 2040 грн.
Більш детально про терміни зберігання, штрафні санкції можна ознайомитись з роз’ясненням податківців за посиланням.
Хто може запросити у ФОПа «первинку»
Найчастіше первинні документи можуть вимагати банки (фінансовий моніторинг), податкова в ході перевірки, державна аудиторська служба, бюро економічної безпеки та інші. Мінімальний термін зберігання первинних документів становить 1095 днів для ФОП, для деяких операцій довше. А з запровадженням карантинних обмежень та воєнним станом терміни ще збільшились.
Виключення для ФОП-«спрощенців»
ФОП на єдиному податку 1-3 груп мають вести облік тільки доходів – і, відповідно, формувати та зберігати первинні документи для підтвердження доходів. Але є певні виключення.
ФОП, які в своєму асортименті мають складні побутові товари (і мають вести товарний облік), повинні зберігати і документи, які підтверджують витрати. Штрафна санкція при відсутності «первинки» в цьому випадку буде складати 100% від суми реалізованого кожного товару, на який немає документу.
З порядком ведення обліку товарних запасів для фізичних осіб підприємців, у тому числі платників єдиного податку, можна ознайомитись в Порядку № 496, затвердженому наказом Мінфіну. Хочемо зазначити, що цей порядок і далі лишається чинним. Обов’язок з ведення обліку товарів не скасовано.
«Первинка» в бухгалтерії ФОП на загальній системі
ФОП на загальній системі оподаткування зобов’язані вести книгу обліку доходів і витрат (затвердженої форми) і мати первинні документи, які підтверджують, відповідно, і доходи, і витрати.
Якщо витрати підприємця не мають документального підтвердження, а він їх включив в витрати при розрахунку чистого прибутку, в разі податкової перевірки ці витрати знімуть і донарахують суми податків та штрафні санкції.
З переліком обов’язкових реквізитів в первинних документах для ФОП-«загальників» можна ознайомитись в роз’ясненні податківців.
Типові помилки ФОП під час оформлення первинних документів
Помилка ФОП | Як уникнути |
Відсутня дата складання документа | Перевіряти наявність дати перед підписанням |
Немає підпису відповідальної сторони | Підписувати документ відразу після оформлення |
Використання документів без обов’язкових реквізитів | Використовувати перевірені шаблони документів |
Нечіткий опис послуги або товару | Детально описувати зміст господарської операції |
Помилки у реквізитах ФОП або контрагента | Звіряти ІПН, назву та банківські реквізити |
Відсутність підтвердження виконання робіт, надання послуг чи постачання товарів | Оформлювати акти або накладні |
Зберігання документів лише у месенджерах | Створювати окремий архів документів |
Використання скан-копій без КЕП | Підписувати електронні документи КЕП |
Редагування документа після підписання | Вносити зміни через новий документ |
Відсутність документів на походження товару | Зберігати накладні від постачальників |
Оформлення документів «заднім числом» | Створювати «первинку» в день операції |
Невідповідність сум у документах та оплаті | Звіряти документи з банківськими виписками |
Відсутність одиниці виміру товару чи послуги | Вказувати кількість або обсяг послуг |
Різні назви послуг в документах | Використовувати однакові формулювання |
Незбереження електронних документів | Регулярно створювати резервні копії |
Для роз’яснення питань стосовно правильного складання первинних документів, уникнення штрафних санкцій, блокування рахунків звертайтесь до бухгалтерів БІП. Ми допоможемо правильно сформувати документи ти навести лад у бухгалтерії.
Популярні запитання про первинні документи у ФОП
А нижче розглянемо декілька розповсюджених запитань, які часто отримуємо від ФОПів під час консультацій.
Чи обов’язково ФОП мати первинні документи?
Так, первинні документи підтверджують факт здійснення господарських операцій та є основою для ведення обліку і податкової звітності. Їх відсутність може стати причиною штрафів або податкових спорів.
Які документи вважаються первинними для ФОП?
До первинних документів належать акти виконаних робіт (наданих послуг), накладні, рахунки, інвойси, чеки, товарно-транспортні накладні та інші документи, що підтверджують продаж товарів чи надання послуг.
Чи можна вести первинні документи лише в електронному вигляді?
Так, законодавство дозволяє використовувати електронні документи, якщо вони містять всі обов’язкові реквізити та підписані КЕП. Такі документи мають повну юридичну силу.
Скільки часу ФОП повинен зберігати первинні документи?
Первинні документи необхідно зберігати не менше строків, встановлених податковим законодавством. Наразі це щонайменше 3 роки після подання звітності, але через введення мораторіїв на час ковідного локдауну, воєнного стану строки подовжились і варто зберігати документи довше 3 років.
Чи потрібен акт виконаних робіт для ФОП?
Акт бажано оформлювати у випадках надання послуг або виконання робіт, особливо при співпраці з юридичними особами. Він підтверджує факт виконання зобов’язань між сторонами.
Що буде, якщо в первинному документі є помилки?
Помилки в реквізитах, сумах або описі операції можуть викликати питання під час податкової перевірки. В деяких випадках це може призвести до невизнання господарської операції або донарахування податків.
Чи можна виправляти помилки у первинних документах?
Так, помилки можна виправляти, але спосіб залежить від формату документа та характеру помилки. Для електронних документів зазвичай створюють новий документ або додаткову угоду з повторним підписанням КЕП.
Чи має ФОП зберігати первинні документи під час воєнного стану?
Так, обов’язок щодо зберігання первинних документів залишається чинним навіть під час воєнного стану. За можливості варто дублювати документи в електронному архіві або хмарному сховищі.
Чи можуть банківські виписки замінити первинні документи?
Ні, банківська виписка лише підтверджує факт оплати, але не описує зміст господарської операції. Для повного підтвердження діяльності необхідні акти, накладні, рахунки або інші первинні документи.
