Як збирати рекомендації з минулих місць роботи кандидата

Збір інформації з минулих місць роботи кандидата може допомогти рекрутеру перевірити професійний досвід, відповідність посаді та потенційні ризики найму. Однак такий процес передбачає дотримання чітких правил.

Для HR-спеціаліста ФОП і ТОВ важливо не перетворювати перевірку рекомендацій на несанкціонований збір персональних даних. Кандидат має розуміти, навіщо роботодавець звертається до колишніх роботодавців, які відомості перевіряються та кому вони можуть бути доступні.

Закон вимагає, зокрема, щоб обробка персональних даних мала визначену законну мету, а їх склад був відповідним і ненадмірним щодо цієї мети.

Про збір рекомендацій з минулого місця роботи кандидата

Рекомендації з минулого місця роботи можуть дати рекрутеру багато корисної інформації про кандидата. Особливо коли йдеться про керівні посади, матеріально відповідальних працівників або спеціалістів, від яких безпосередньо залежить результат роботи команди.

Але є важливий нюанс: рекомендація – це не просто телефонний дзвінок колишньому керівнику з питанням «Ну, що можете сказати про цього працівника?».

Неправильно побудована перевірка може дати суб’єктивну або викривлену інформацію, зіпсувати відносини з кандидатом і навіть поставити під сумнів професійність самого рекрутера.

Тому важливо не тільки збирати рекомендації, а й розуміти, як правильно це робити: з ким контактувати, що запитувати, як оцінювати отримані відповіді та фіксувати результати перевірки.

Навіщо рекрутеру потрібні рекомендації

Резюме та співбесіда дозволяють отримати інформацію безпосередньо від кандидата. Але рекомендація допомагає подивитися на професійний досвід людини з іншого боку.

Наприклад, кандидат може розповісти про успішне управління командою з 15 людей. Колишній керівник при цьому може уточнити, наскільки самостійно кандидат приймав рішення, як працював у кризових ситуаціях і чи справді відповідав за всю команду.

Завдання рекомендації – не «знайти компромат», а перевірити окремі факти та краще зрозуміти професійний досвід людини.

Коли такі дані є особливо важливими

Особливо корисними рекомендації можуть бути, коли потрібно:

підтвердити посаду та період роботи;
уточнити функціонал кандидата;
перевірити рівень відповідальності;
зрозуміти стиль роботи;
дізнатися про взаємодію з керівником і командою;
уточнити причину завершення співпраці;
перевірити окремі професійні досягнення;
оцінити, наскільки кандидат відповідає вимогам конкретної вакансії.

При цьому рекомендація не повинна бути єдиною підставою для прийняття рішення щодо кандидата.

Коли можна телефонувати колишньому роботодавцю

Найважливіше правило – не робити перевірку «за спиною» кандидата. Якщо людина ще працює в компанії, де вона не повідомляла про пошук нової роботи, дзвінок її нинішньому керівнику може створити для неї реальні проблеми.

Тому перед отриманням рекомендації варто погодити з кандидатом:

Чи готовий він надати контакти для отримання рекомендацій.
З ким саме може контактувати рекрутер.
З якого місця роботи можна отримати рекомендацію.
На якому етапі процесу це буде зроблено.

Кандидат може не хотіти, щоб рекрутер зв’язувався з конкретним роботодавцем. І це не обов’язково означає, що він щось приховує.

Наприклад, людина ще працює в компанії та не повідомляла керівництву про пошук роботи. Або має досвід конфліктного завершення співпраці, через який не очікує об’єктивної рекомендації.

Завдання рекрутера – не тиснути на кандидата, а зрозуміти причину небажання надавати контакти минулих роботодавців та за можливості запропонувати альтернативу.

Кого краще просити про рекомендацію

Найчастіше рекрутер звертається до безпосереднього керівника кандидата. Але іноді більш інформативною може бути рекомендація від іншої людини, яка безпосередньо працювала з кандидатом.

Це може бути, наприклад:

керівник підрозділу;
безпосередній керівник;
керівник проєкту;
HR або HRBP, якщо він добре знає ситуацію;
бізнес-партнер або колега, з яким кандидат тісно співпрацював.

Важливий нюанс

Тут важливо не просто отримати будь-який контакт, а зрозуміти, чи може ця людина професійно оцінити досвід кандидата. Якщо ми перевіряємо керівника відділу продажів, рекомендація від колеги з іншого департаменту може дати цікаву інформацію про комунікацію, але навряд чи дозволить повноцінно оцінити його управлінські результати.

Які питання ставити колишньому керівнику

Перші хвилини розмови варто побудувати максимально прозоро. Рекрутер має представитися, назвати компанію, коротко пояснити, з якого приводу звертається, та уточнити, чи зручно співрозмовнику зараз говорити.

Наприклад: «Добрий день! Мене звати …, я рекрутер компанії … Ми розглядаємо … на посаду … і кандидат вказав вас як людину, з якою ми можемо обговорити його професійний досвід. Чи зручно вам зараз буде приділити декілька хвилин короткій розмові?». Такий початок допомагає уникнути ситуації, коли колишній керівник не розуміє мети дзвінка, і відразу задає професійний та коректний тон спілкуванню.

Питання під час спілкування краще формулювати конкретно.

Замість «Яким працівником був кандидат?» краще запитати «Які основні функції виконував кандидат у вашій компанії?»
Замість «Чи були з ним проблеми?» краще «Чи виникали ситуації, які потребували додаткового контролю або втручання керівника?»
Замість «Ви б взяли його назад?» можна запитати «За яких умов ви були б готові знову працювати з цим спеціалістом?»

Такий формат допомагає отримати більше конкретики і зменшує ризик того, що вся рекомендація зведеться до особистого ставлення керівника.

Приклади базового набору запитань

Щоб отримати змістовну рекомендацію, варто зосередитися на професійних компетенціях кандидата, його результатах роботи, рівні самостійності та взаємодії з командою. Запитання мають стосуватися конкретних робочих ситуацій і фактів, а не особистих оцінок чи припущень.

Для рекрутера це можливість краще оцінити відповідність кандидата майбутнім обов’язкам і знизити ризик помилки під час найму. Водночас важливо дотримуватися конфіденційності, не запитувати зайвих персональних відомостей і не сприймати одну рекомендацію як єдину підставу для ухвалення рішення.

Про роботу

Коли і на якій посаді працював кандидат?
Якими були його основні обов’язки?
За що він відповідав особисто?
З ким взаємодіяв у роботі?

Про результати

Які результати роботи кандидата ви можете відзначити?
Чи були конкретні проєкти або завдання, де він показав сильний результат?
Наскільки самостійно він працював?

Про взаємодію

Як кандидат взаємодіяв із командою?
Як реагував на критику або складні ситуації?
Як комунікував із керівництвом?

Про зони розвитку

Що кандидату варто було покращити?
Який формат управління був для нього найбільш ефективним?
У яких ситуаціях йому була потрібна додаткова підтримка?

Про завершення співпраці

Чому завершилася співпраця?
Хто був ініціатором завершення?
Чи були пов’язані з цим якісь професійні обставини, які варто врахувати?

Негативна рекомендація – це ще не доказ проблеми

Одна з найбільших помилок під час перевірки – сприймати будь-яку негативну інформацію як об’єктивний факт.

Наприклад, колишній керівник може сказати: «Я б не рекомендував його». Але для рекрутера цього недостатньо. Потрібно зрозуміти, чому саме керівник так вважає. Якщо людина запізнювалася, не виконувала KPI, конфліктувала з командою – це можна уточнити конкретними питаннями.

Інша ситуація – коли керівник говорить: «Він просто не наш формат людини». Це вже значно більш суб’єктивна оцінка. Для однієї компанії певний стиль комунікації може бути проблемою, а для іншої – нормальним форматом взаємодії.

Як аналізувати негативні рекомендації

Тому рекрутеру важливо розділяти:

Факт: кандидат не виконав погоджений KPI.
Інтерпретацію: кандидат недостатньо мотивований.
Особисту думку: «Я б з ним більше не працював».

Це три різні типи інформації, які не варто змішувати.

Як перевірити негативну інформацію

Якщо під час розмови виникли сумніви, не потрібно одразу робити висновок щодо кандидата. Спочатку варто поставити уточнювальні питання. Наприклад:

«Можете навести конкретний приклад?»
«Як часто виникала така ситуація?»
«Як ви намагалися її вирішити?»
«Це було пов’язано з професійними результатами чи більше зі стилем комунікації?»
«Чи змінилася ситуація з часом?»

Так рекрутер переходить від загальної оцінки до конкретних фактів.

Що робити, якщо рекомендації суперечать словам кандидата

Такі ситуації трапляються. Наприклад, кандидат говорить, що самостійно керував проєктом, а колишній керівник описує його як учасника команди без управлінської відповідальності.

Це не означає автоматично, що хтось бреше. Можливо, сторони по-різному розуміють поняття «керував проєктом». Кандидат координував команду, але не мав формальних управлінських повноважень.

Тому спочатку варто уточнити розбіжність.

У кандидата можна запитати: «Під час перевірки ми отримали дещо інше розуміння вашої ролі в цьому проєкті. Розкажіть, будь ласка, детальніше, за що саме ви відповідали». Такий підхід значно коректніший, ніж одразу звинувачувати кандидата у неправдивій інформації.

Як фіксувати рекомендації в CRM

Після розмови важливо не залишати результати «в голові» рекрутера.

У CRM варто фіксувати:

дату контакту;
хто надавав рекомендацію;
посаду цієї людини;
період і формат взаємодії з кандидатом;
підтверджені факти;
сильні сторони кандидата;
зони розвитку;
потенційні ризики;
конкретні приклади, якщо вони були озвучені;
додаткові питання, які потрібно перевірити.

Важливо записувати фактичний зміст розмови, а не власний емоційний висновок.

Наприклад:

Емоційний висновок рекрутера	Фактичний зміст роботи
«Колишній керівник вважає кандидата проблемним»	«Керівник зазначив, що протягом останніх трьох місяців роботи кандидат двічі не виконав погоджений KPI. На уточнення навів конкретні приклади».
«Кандидат не вміє працювати в команді»	«Колишній керівник зазначив, що під час двох спільних проєктів кандидат несвоєчасно передавав колегам необхідні дані, через що зміщувалися строки виконання завдань».
«Кандидат безініціативний»	«За словами керівника, кандидат виконував поставлені завдання за визначеними інструкціями, але самостійно не пропонував способів оптимізації робочих процесів».
«Кандидат погано реагує на критику»	«Керівник повідомив, що після обговорення помилок у звіті кандидат двічі повторив аналогічну помилку, попри надані рекомендації щодо її виправлення».
«Кандидат ненадійний»	«Колишній керівник навів два випадки, коли кандидат попереджав про затримку виконання завдання вже після погодженого дедлайну, не повідомивши про ризик заздалегідь».

Записи з другої колонки таблиці дозволяють іншому фахівцю зрозуміти ситуацію без додаткової інтерпретації.

Навіть конкретні факти варто фіксувати з посиланням на джерело інформації, а за можливості – з зазначенням контексту та пояснення кандидата. Це допомагає уникнути упереджених висновків і приймати рішення про найм на підставі перевіреної інформації.

Чого не варто робити під час збору рекомендацій

Є кілька типових помилок, які можуть знизити якість всієї перевірки.

Не варто контактувати з роботодавцем без погодження з кандидатом

Особливо за умови, що кандидат ще працює в компанії.

Не варто ставити навідні питання

Наприклад: «У нього ж були проблеми з дисципліною, правда?». Так рекрутер фактично підказує співрозмовнику бажану відповідь.

Не варто будувати висновок на одному коментарі

Одна негативна фраза не завжди характеризує професійний досвід людини.

Не варто передавати кандидату дослівно всі особисті оцінки колишнього керівника

Рекрутер має працювати з релевантною професійною інформацією, а не переносити в процес найму чужий особистий конфлікт.

Не варто приховувати суперечності

Якщо є невідповідність, її краще перевірити додатково, ніж просто проігнорувати.

Чекліст рекрутера перед збором рекомендації

Перед дзвінком варто перевірити:

☐ кандидат знає про перевірку;

☐ погоджено, з ким можна контактувати;

☐ зрозуміло, що саме потрібно перевірити;

☐ підготовлений перелік конкретних запитань;

☐ запитання не містять навідних формулювань;

☐ зрозуміло, які факти потрібно зафіксувати;

☐ є спосіб уточнити суперечливу інформацію;

☐ результати будуть внесені в CRM відразу після розмови.

Як збирати рекомендації з минулих місць роботи ефективно та без порушень етики, аби не втратити довіру кандидата