Апостилювання виписки з ЄДР: що це, для чого потрібно та як зробити

Під час перебування за кордоном у підприємців часто виникає необхідність легалізувати документи, видані в Україні, на території тієї держави, де вони знаходяться. Особливо актуальним стало це питання протягом останніх кількох років.

Адже з моменту повномасштабного вторгнення рф на територію нашої держави чимало українців покинули Україну через безпекові ризики та з інших причин. В пошуках тимчасового прихистку українці масово переїжджали до Польщі, Чехії, Німеччини та інших країн. І питання легалізації документів в іноземних державах постає практично перед кожним з таких вимушених мігрантів.

Що таке апостиль та для чого потрібен штамп

Апостилювання – це спрощена форма міжнародного засвідчення документів, яка діє між країнами-учасницями Гаазької конвенції 1961 року. Апостилем називається спеціальний штамп, який ставиться на документ та підтверджує справжність підпису, печатки, повноважень посадової особи, яка видала документ.

Україна до умов конвенції доєдналась в 2003 році і тепер її громадяни також можуть використовувати спрощений спосіб посвідчення різних документів для надання їх в інших країнах. В цій статті ми розкажемо про апостиль та процедуру апостилювання виписки з ЄДР – документу, який підтверджує дійсність реєстрації ФОП чи ТОВ.

Після проставлення апостиля документ визнаватиметься дійсним у багатьох країнах світу (наразі до Гаазької конвенції доєдналося вже більше 120 країн, серед яких держави ЄС, США, Канада та ін.) без додаткових процедур. Це швидкий і офіційний спосіб легалізації, що дозволяє використовувати документи за кордоном без зайвих бюрократичних бар’єрів.

Зразок апостиля, який ставиться на документи

На які документи можна проставити апостиль

Відповідно до норм чинного українського законодавства, засвідчити апостилем можна:

1. Документи, які були оформлені державними чи приватними нотаріусами.
2. Ті, що видало українське Міносвіти та науки, а також установи, які підпорядковуються МОН, ведуть діяльність в галузі, надають послуги в сфері освіти.
3. Документи, які були видані МВС України та відповідними сервісними службами, територіальними органами тощо.
4. Видані ДПС та місцевими податковими органами документи.
5. Різні офіційні свідоцтва, що були зроблені на документах, підписаних приватними особами (свідоцтво про здійснення реєстрації факту або документа, який існував станом на певну дату), на офіційних, нотаріальних засвідченнях записів та ін.

Що таке виписка з ЄДР

Відповідно до п. 1 ч. 1 ст. 1 ЗУ «Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців та громадських формувань», випискою з ЄДР (Єдиний державний реєстр юридичних осіб, фізичних осіб підприємців та громадських формувань) називається документ, що виданий в паперовому чи електронному форматі та містить відомості про юрособу чи її підрозділ, ФОП або громадське формування.

Виписка з ЄДР є підтвердженням проведення реєстраційних дій, формується за результатами їх проведення відповідно до норм чинного українського законодавства. В ній же можуть міститися дані про взяття на облік суб’єкта господарювання в податкових та органах державної статистики, видані ліцензії, дозволи.

Якщо простими словами, то виписка з ЄДР – це офіційний документ, сформований на підставі даних Єдиного державного реєстру, який підтверджує факт реєстрації фізичної чи юридичної особи як суб’єкта підприємництва та містить актуальні відомості про її правовий статус, види діяльності, керівників, місцезнаходження та інші реєстраційні дані, що вважаються чинними на момент формування документа.

Коли підприємцю, що перебуває в іншій країні, може знадобитися виписка з ЄДР:

• Відкриття рахунку в закордонному банку.
• Укладання контрактів з іноземними партнерами.
• Реєстрація бізнесу чи філії за кордоном.
• Підтвердження статусу ФОП або власника ТОВ.
• Участь у міжнародних тендерах і проєктах.
• Подання документів до державних органів.
• Підтвердження даних підприємця для перевірок.

Апостилювання виписки з ЄДР

Отже, коли може знадобитися апостилювання виписки з ЄДР? Апостиль на виписку з ЄДР потрібен у будь-якій ситуації, коли іноземна установа, банк чи бізнес-партнер має переконатися в дійсності реєстраційних даних українського ФОП або ТОВ.

Такий документ часто вимагають під час відкриття рахунку за кордоном, укладання угод з міжнародними контрагентами чи участі у процедурах податкової перевірки для застосування угод про уникнення подвійного оподаткування.

Також апостилювання може знадобитися під час подання документів до державних органів інших країн, реєстрації компанії або представництва за межами України, в разі роботи з глобальними маркетплейсами та сервісами, що потребують офіційного підтвердження підприємницького статусу. Апостиль гарантує визнання української виписки з ЄДР у більшості юрисдикцій без додаткових формальностей.

Як проводиться процедура апостилювання виписки з ЄДР

1. Прийняття документів, на які треба проставити апостиль.
2. Формування, реєстрація заяви на проставлення штампа, подача документів на апостилювання – документи подаються особисто, через уповноважену особу. Під час подання зазначається країна призначення документа.
3. Розгляд поданих документів Міністерством юстиції України – уповноважений орган перевіряє підпис, печатку та повноваження особи, яка видала документ, а також відповідність документа встановленим вимогам.
4. Проставлення апостиля – на документ або на окремий аркуш наноситься спеціальний штамп, апостиль. Він містить дані про орган видачі, дату, номер і підтвердження справжності.
5. Отримання документа з апостилем – підприємець отримує готовий документ. Після цього виписку з ЄДР можна використовувати на території іноземної держави без додаткової легалізації.

Особливості апостилювання документів

Апостиль проставляється за умови звернення заявника в відповідний територіальний відділ органу, до компетенції якого відноситься видання документів певного типу. Для легалізації виписки з ЄДР шляхом апостилювання треба звертатися за заявою в територіальний орган Мін’юсту України.

За надання послуги апостилювання стягується адміністративний збір в сумі 610 грн., коли замовляється проставлення апостилю на виписку з ЄДР про ФОП і 1060 грн., якщо мова йде про юридичну особу. Це розміри зборів на 2025 рік.

Ви можете пройти процедуру апостилювання самостійно, але значно простіше й надійніше доручити проходження процедури юристу. Особливо це зручно, коли ви перебуваєте за кордоном і не маєте можливості особисто подати чи отримати документи. 

Фахівець повністю супроводжує процес, оформлює виписку, подає її на апостиль та надсилає готовий документ вам за межі України. Це позбавляє зайвих клопотів і знижує ризики відмови через технічні неточності чи невідповідність вимогам.

Допомога фахівців БІП в проставленні апостилю

Звернення до спеціалістів гарантує дотримання процедур, правил Гаазької конвенції та українського законодавства. Наші фахівці мають чималий досвід і всі необхідні знання для швидкого та правильного оформлення документів.

В результаті ви в мінімально можливі терміни (відповідно до законодавства України) отримуєте належним чином засвідчену виписку з ЄДР, яку можна безперешкодно використовувати в іноземних установах, банках чи державних органах.

Чим можуть допомогти наші спеціалісти:

• Формування виписки з ЄДР у потрібному форматі.
• Підготовка повного пакета документів для подачі.
• Подання виписки на апостиль від вашого імені.
• Контроль статусу та строків виконання процедури.
• Усунення можливих помилок і запобігання відмовам.
• Отримання апостильованого документа та пересилання за кордон.

Звертайтесь за номером телефону, який бачите на сайті, чи залишайте свої дані в вікні зворотного зв’язку.

Популярні запитання про апостилювання виписки з ЄДР

Розглянемо типові запитання про апостилювання та виписку з ЄДР, які найчастіше нам задають клієнти.

Що таке апостиль?

Апостиль – це спеціальний штамп, який ставлять на документах, виданих державними органами, для підтвердження їх дійсності під час пред’явлення в країнах, які доєднались до Гаазької конвенції 1961 року. В разі проставлення апостилю додаткової легалізації документів не треба – видане в Україні свідоцтво про шлюб, наприклад, буде без проблем прийняте державним органом Польщі чи Німеччини, США.

Для чого потрібен апостиль на виписці з ЄДР?

Апостилювання на документах ставиться для їх легалізації – щоб іноземні установи могли офіційно визнати український документ без додаткових процедур (звернення в консульство та ін.). Апостиль виписки з ЄДР може знадобитися для пред’явлення підприємцем в іноземних установах – для відкриття рахунку в банку, підтвердження статусу підприємця в державних органах тощо.

Хто ставить апостиль на виписку з ЄДР?

Компетентним органом є Міністерство юстиції України.

Чи потрібен переклад після апостилювання?

Так, якщо цього вимагає іноземна установа або країна призначення.

Скільки діє апостильована виписка?

Термін дії не обмежений, але дані у виписці мають бути актуальними.

Чи можна апостилювати копію виписки?

Так, але копія повинна бути належним чином засвідчена.

Скільки часу займає апостилювання?

Залежить від завантаженості органу – зазвичай від 3 до 20 робочих днів.

Чи приймають апостиль виписки з ЄДР у всіх країнах?

Приймають у країнах, що є учасницями Гаазької конвенції. Наразі їх нараховується вже більше 120. Інші держави можуть вимагати консульську легалізацію.